院辦字[2004]10號
為了進一步規範教學檔案管理工作，充分發揮教學檔案在教學管理、教學改革與建設中的作用，為實現我校教學管理規範化，切實提高管理水平、教學質量和辦學效益，規範和完善學校的教**行管理工作，保障我校人才培養目標的實現，根據國家《檔案法》以及教育部《高等學校檔案管理工作規範》和《高等學校教學管理要點》的精神，以及《哈爾濱學院檔案管理規章制度》要求，結合我校教學工作實際，特制訂《哈爾濱學院教學檔案管理制度及工作規範》。
一、教學檔案管理制度
1.凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有儲存價值的檔案、圖表、聲像載體等材料，以及反映教**行、教學管理和教學建設的重要標誌性材料，均屬教學檔案。教務處和各科室要將教學檔案管理工作列入年度及日常工作計畫。
2.教學檔案管理工作是搞好教學的重要基礎建設之一。教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質量及文化科技水平的重要標誌之一，也是學校檔案管理的重點。
教學檔案的建檔質量是衡量高等院校教學管理水平和教育質量的重要標誌之一。
3.教學檔案實行集中統一管理，以確保完整、準確、系統和安全，便於開發利用。教學檔案管理實行教學單位集中統一管理為主的原則，由院(系)教學秘書負責管理本單位的教學檔案材料。
4.教學檔案管理工作是教學管理的重要組成部分，應實行教學工作與教學檔案建檔工作同步管理，做到布置、檢查、總結、評估教學工作的同時，也要做好教學檔案布置、檢查、總結、評估工作。下達教學任務與提出教學檔案材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與教學檔案材料形成積累情況同步；評審鑑定教學質量、教材、畢業**、教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上級評審材料、獎勵、教師考核晉公升與本校檔案室出具歸檔證明同步。
5.各教學管理和教學業務部門要建立嚴格的教學檔案管理制度，並須由專人負責教學檔案管理工作，統一管理本部門、本系統的教學檔案材料，並按期向學校檔案部門辦理移交。
6.各院（系）在教學過程中形成的，具有儲存價值的檔案材料(包括底稿)，都必須由檔案員收集齊全，分類積存，於翌年第一季度，整理立卷，凡屬永久性儲存的教學檔案一律移交校檔案部門儲存，不屬永久儲存的材料由院（系）檔案室儲存 (二級管理)。
7.逐步實現教學檔案從經驗管理向科學管理轉變，逐步實現資訊化管理。
二、教學檔案工作規範
（一）歸檔範圍的確定
教學檔案歸檔範圍的原則，應從實際需要出發，從學校和教育事業的延續、發展與提高出發，以國家的教育方針政策為指導，全面地分析教學檔案的現實作用和歷史作用及其利用的廣泛性、社會性，準確地確定教學檔案的儲存和保管期限，以保證教學檔案的完整、準確、系統。
1．凡在教學管理和德、智、體教學實踐各個環節活動過程中形成的，並有儲存價值的不同載體的檔案材料，都應整理、立卷、歸檔。
2．歸檔的主要內容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課程建設、畢業生工作、學位工作、教材等方面，具體範圍見附件。
（二）教學檔案的歸檔程式
1.形成與積累
①新學年開始後，由分管教學的校長向各院(系)、處布置形成積累教學檔案材料的任務，由學院領導落實到各院工作中。各院（系）的檔案員自覺地做好新一年形成積累教學檔案材料的工作，並定期進行整理。
教學部門向各院（系）發放各種統一的教學檔案材料**、學籍登記表 (卡)等。
院(處)檔案員按檔案材料歸檔分類表分別積累教學檔案材料，並定期整理。檔案部門、教務處督促、檢查、指導專 (兼)職檔案員做好檔案材料的積累工作。
歸檔的教學檔案材料必須字跡工整，格式統一，簽字手續完備。
2.整理組卷
堅持由教學檔案材料形成部門立卷歸檔制度。由各院（系）、各部門的檔案員負責將積累的教學檔案材料整理後向校檔案部門移交。
根據教學檔案材料的形成規律，保持其有機聯絡和便於利用查考的原則進行組卷。原則上相同內容的材料組成一捲，同一內容的材料數量多時可分別組成若干卷。也可以根據檔案材料的內在聯絡，對問題單一，檔案較少者按不同內容組成薄捲。
案卷內密不可分的檔案材料按正件在前、附件在後；印件在前、定稿在後；批覆在前、請示在後的要求排列。
案卷內材料一律拆除金屬物，右邊、下邊、整齊後分別用線繩裝訂，對破損的材料應進行修補。
各種材料大小均為a4紙(學籍冊為8開)，文中密不可分的插圖、**應貼入文字材料內。
按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有文字，均應一面編寫乙個頁號，頁號位置在非裝訂線一側的下角。不裝訂的以件為單位，並在右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的印章，按順序填上件號。
填寫案卷內目錄及備考表。
填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、準確。
歸檔的教學材料必須字跡工整 (嚴禁原子筆、複寫字跡)，格式統一， 簽字蓋章手續完備。
3.歸檔驗收
由歸檔人員填寫歸檔說明書。
移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查檔案材料是否完整齊全， 排列、書寫是否符合要求、標題是否確切；凡不符合要求者，接受人應拒絕接收，並限期改正補交。
移交時雙方填寫移交目錄，下面註明檢查人、移交人、接收人姓名及年、月，雙方各執乙份。
教學綜合管理檔案材料於次年第一季度歸檔。其他各類檔案材料均在當年寒假前一次性歸檔。有其它問題的可適當延緩歸檔。
（三）教學檔案的管理
1.學校檔案部門負責教學檔案的接收、分類、整理、登記和提供利用。
2.保管期限和保密期限已滿的教學檔案經鑑定小組鑑定，做出處理決定。
3.教學檔案保管期限分為永久、長期和短期。
4.教學檔案的補充和修改。
各學校和教學管理部門隨時將補充收集到的教學檔案材料整理後，向校檔案部門補充歸檔。
凡已歸檔的檔案材料需要修改時，必須經所在單位主管領導批准，未經批准，不得修改任何檔案材料。
（四）教學檔案工作崗位責任
1.主管教學工作校領導的職責
組織學習貫徹 《檔案法》及有關方針、政策、法規，把教學檔案工作列入學校工作計畫，在經費、用房、裝置、人員配備及檔案管理人員的各項待遇方面提供條件。
定期檢查和研究解決教學檔案工作中存在的實際問題。
2.教學管理部門的職責
制訂和健全有關管理制度，切實做到把教學檔案管理全面納入教學管理之中，並監督各部門執行。
加強與學校檔案部門聯絡，共同做好有關基層單位教學檔案歸檔的業務指導、監督和檢查工作，保證教學檔案質量。
3.各部門分管領導及檔案工作人員職責
做好本單位教學檔案材料的形成積累工作。
將收集、積累的檔案材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚 ,標題準確，裝訂整齊，並及時將永久和長期儲存的教學檔案向學校檔案部門移交。
做好暫時存放在本單位的教學檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
4.教研室的職責
負責收集教研室的典型教案、試題、試卷、重要備課記錄等教學檔案，向所在部門檔案員移交。
督促教師向本部門歸檔移交各種教學業務檔案。
5.校級檔案部門的職責
負責全校檔案人員的培訓與指導工作。
負責全校教學檔案的接收、管理工作。
負責館藏教學檔案的借閱、利用工作。
（五）本細則自頒布之日起實施。
（六）本細則解釋權在教務處。
二00四年六月十七日
大學檔案管理制度
第一章總則 第一條檔案的意義 學生會檔案是學生會的組織幹部管理 教育 活動等工作開展所積累的文字及實物資料，為以後的工作提供必要的參考資料，是學生會至關重要的公共財產。第二條檔案的管理 一 檔案管理工作統一由學生會秘書處主管，秘書長集中負責，對各種資訊資料進行分類 整理 歸檔，及時進行總結，並做好保...
實驗小學檔案管理制度
實驗小學檔案資料管理制度 檔案資料管理是學校常規管理的乙個重要組成部分。它既是學校管理和教育 教學 財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下 1 成立檔案資料工作領導小組。校長辦公室主任具體負責，德育處 教導處 總務處 教研組 年級組有關...
上光小學檔案管理制度
檔案資料管理是學校常規管理的乙個重要組成部分。它既是學校管理和教育 教學 財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下 1 成立檔案資料工作領導小組。由副校長分管，教導處 教研組 年級組有關人員協助工作。2 健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登...