制度名稱執行日期
一、目的
合同管理規定
2023年11月5日
審批人編制人周濤
制度編號行政部-2017-第1頁共4頁
為進一步加強內部管理、提高工作效率，促進公司對外經濟活動的開展，規範合作和對外的經濟行為，防止不必要的經濟損失，根據公司管理要求，特制定本管理辦法：二、適用範圍
本規定適用於承包合同、加盟合同、房屋租賃合同。三、工作職責
1、行政部負責公司合同管理，負責制定、修訂公司合同管理制度；負責組織實施合同的管理監督職責；負責合同格式規範，內容的審理工作；做好合同的歸檔和保管工作，協助處理合同糾紛處理工作等。
2、財務部負責合同經濟專案的審查、核實工作；加強與營運部門和相關業務部門聯絡，及時通報合同履行中的應收應付情況；做好與合同有關的應收應付統計、分析工作，提出處理意見；妥善保管應收、應付憑證；配合做好合同管理工作，協助處理合同糾紛工作。
3、營銷策劃部負責合同的簽定、履行、變更、解除合同；負責審查簽訂合同當事人的主體資格、資信能力、履約能力；負責擬定合同實質性條款的文字，對合同實質性條款中的內定合法性、真實性、準確性負責，防止合同不完善或不合法的合同出現，確保合同規範和正確；負責和督促合同簽定、合同交接管理；協助處理合同糾紛等。
4、總經辦負責合同的審核、簽字、用印等工作。四、合同管理原則
1、合同管理必須遵守依法辦事，預防為主，各級審核，跟蹤監督及時調處，維護合同主體的合法權益的原則。
2、簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律法規。
3、管理、參與合同工作的一切有關人員，應當保守商業秘密。
制度名稱執行日期
五、合同運作程式
1、首簽合同
合同管理規定
2023年11月5日
審批人編制人周濤
制度編號行政部-2017-第2頁共4頁
(1)起草自專案確定之日起，行政部根據經營方式及經營專案在五個工作日內完成主體合同擬定。同時將擬定好的合同交營銷策劃部補充、審查。
(2)補充、審查營銷策劃部對擬定的合同的實質性條款內容進行修訂、增加、完善，營銷策劃部須在兩個工作日內完成合同的修訂、審查並交財務部。
(3)審核撰寫好的合同，必須及時送財務部審核，由財務部對送審的合同文體及相關資料進行審核。對於符合預審專案和內容的合同給予辦理審批手續；對於不符合預審專案和內容的合同提出書面審核意見。合同審核須在兩個工作日內完成。
(4)簽定經審核後的合同，由行政部進行文字列印裝訂並交營銷策劃部，營銷策劃部自收到合同之日起1周以內完成合同簽定。
(5)合同交接簽定好的合同需要在三個工作日內通過電子郵件、釘釘軟體或其他網路工具進行合同電子檔傳送至行政部、財務部。文字檔案須在30天內傳送至行政部，行政部對完成簽定的合同送總經辦進行簽章、存檔及返回工作，同時需要在收到之日起兩個工作日內完成合同整理並交財務部，行政部留存影印件乙份存檔。
(6)履行由相關營運部負責承擔合同的履行。合同的履行應當是在書面合同簽定之後方可履行，不得先履行或履行完畢後再簽定書面合同。
(7)監督由財務部、營銷策劃部、商品部、行政部和其他職能部門根據公司管理規定監督合同的履**況。2、續簽合同
(1)續簽合同預審行政部根據公司對應專案檢查合同到期時間，對臨期三個月的合同進行提報。形成臨期合同續簽報表（到期前90天完成）。
(2)業績資料分析財務部根據行政部提報的續簽合同店鋪，提供相應資料報括店鋪業績經營情況、年度盈利情況、門店收款情況以及門店資產折舊情況等供職能部門參考決策（五個工作日內完成資料提報）。
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合同管理規定
2023年11月5日
審批人編制人周濤
制度編號行政部-2017-第3頁共4頁
(3)預審資料營銷策劃部（市場科）根據門店經營情況、盈利能力、店鋪提公升空間以及店鋪位置對於公司品牌的作用等綜合因素給出店鋪續簽意見；同時對續簽合同方進行溝通，確定續簽合同意向。（三個工作日內完成預審）。
(4)預審審批行政部對業績資料和預審資料進行整理，將通過預審的續簽報表交總經辦審批。
(5)合同資料準備行政部根據預審後的店鋪準備續簽的合同、資料等，並對合同進行裝訂，交營銷策劃部。（預審後三個工作日內完成合同）
(6)合同續簽營銷策劃部將合同發往門店，門店將簽定根據專案進行合同簽定，或由督導將合同帶至門店，與當事人進行合同簽定。合同續簽須在上乙份合同到期前45天前完成簽定工作。
(6)合同交接合同簽定完成後，合同以發往門店的方式簽定的由當事方直接發電子檔到行政部，並將文字合同檔案發往公司；合同以督導前往門店當面簽定的，由督導將電子檔發行政部，並將文字合同檔案帶回公司。六、合同審簽管理
1、公司對外簽訂合同，應由經營者或經營者授權的**人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽定合同。
2、需要授權**人訂立合同的，應當依規定進行委託，並對委託**人的授權事項進行審核備案，經領導審批後加蓋印章授權。
3、合同及有關書面材料應當語言規範，條款完整，內容具體，用語標準、無歧義。4、訂立合同必須完備合同條款。一般包括：
當事人的名稱、住所、身份證位址，履行合同的期限、地點、方式等內容，以及合同違約責任及解決方法等。
5、訂立合同時，可以設定擔保或者對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。
6、合同附件資料。訂立合同時需提供的相關材料需一併歸檔管理，包括但不限於當事人身份證影印件、擔包資料、房產證、抵押資料、保證、擔保材料等。
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合同管理規定
2023年11月5日
審批人編制人周濤
制度編號行政部-2017-01第4頁共4頁
七、合同的履行、變更和解除。
1、合同履約管理。
(1)法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦的部門、人員具體負責其訂立合同的履行。
(2)在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履約能力進行跟蹤調查，如發現問題應及時匯報公司負責人，並進行實地調查其履約能力，根據實際情況進行處理。
(3)合同的結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定期限內進行結算。對未經授權或超許可權簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。
(4)凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、**記錄都應作為履約證據留存。對當事人的履約情況，除妥善儲存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。公司收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一併收存。
通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用**信函，並儲存郵局收據、回執備案。
2、合同變更或解除。
(1)對方合同當事人作為款(物)接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。
(2)公司遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，並立即以書面形式通知對方，同時積極採取補救措施，減少損失。
(3)發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同負責部門、人員應當催促對方採取有效補救措施，收集、儲存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向公司報告。
(4)公司因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答覆的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。
八、附則
1、本制度的解釋、修改、廢止權歸行政部。
2、本制度自2023年11月5日起生效，與之相牴觸的規章制度同時廢止。
制度格式管理制度
1.0目的 適用於xx物業所有制度的編寫工作。2.0適用範圍 南京xx物業管理服務 的所有管理制度檔案。3.0職責 3.1品質督導部負責制度格式標準的擬定和檢查。3.2總經理負責制度格式的審核。4.0制度要點 4.1擬定制度標題 4.1.1字型為三號加粗黑體，對齊方式為居中 段前0行，段後0.5行 ...
合同管理制度
第一章總則 第一條為加強合同的管理，規範和約束公司的經營行為，維護公司的合法權益，杜絕風險存在，根據 合同法 及有關法律法規，結合公司的實際情況，特制定本制度。第二條公司對外發生以下業務，均須以書面形式簽訂合同。1 對外投資 接受投資 2 借入 借出 款項 不含公司內借款 3 分兩次以上收 付 款的...
合同管理制度
第一章總則 為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據 中華人民共和國合同法 及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。1 公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。2 本規定提出了合同管理的操作流程和管理要求，旨在確保合同的起草 簽訂 履行及終止能規範有序地進行，防範與控制合同風險，有效...