客戶信用檔案是企業檔案整體的重要組成部分，是會計檔案、行政管理、企業經營管理等各類檔案管理的有益的補充和完善。
為了加強公司對客戶資訊的掌握，建立、健全客戶信用檔案的收集、保管和查閱制度，以維護公司自身的合法權益，特制訂以下客戶資訊管理辦法。
一、客戶信用管理檔案的種類：
1. 交易往來客戶的資料：詳細記入交易往來客戶的名稱、內容、信用，與本公司的關係等；
2. 交易往來客戶一覽表：客戶資訊的簡單列入。
二、客戶信用檔案的收集
1.公司的一線銷售人員應積極配合、協助信用管理部門人員收集客戶的基本資訊，包括：註冊名稱、辦公位址、企業類別或者企業性質、經營範圍、註冊資本、法人代表、董事長和總經理、經營期限和經營執照的有效期、發證機關、行業和生產管理認證等其它相關認證檔案。
2. 各項目的負責者、銷售人員對於擔當專案的狀況要經常注意，應盡可能的將日常業務交往活動了解到客戶的內部情況（例如：交易環節的習慣態度和做法，付款的一般做法，根據客戶的外在印象、產品情況、產品市場狀況、信用情況）形成相關的記錄，及時將獲取的資訊資料報送給公司信用管理部門，保持客戶資料表與交易往來客戶一覽表的正確性。
3.公司的銷售人員和信用管理部門工作人員應積極從蒐集客戶的各類公開和半公開的資訊資源，通過**管理部門、**獲得客戶的各類相關資訊，及時互動，形成準確、客觀的信用記錄。
4.無論哪種形式的業務交易，對於開始有業務往來的公司，各項目的負責者要各項客戶資訊進行記錄，及時交由信用管理部門。
信用管理部門工作人員在核實了資料資訊的真實性後，在信用管理部門將交易往來客戶資料表作成，並在交易往來客戶一覽表裡記入。
5.信用管理部門應依據專案合同持續時間的長短對交易往來客戶作定期的調查，如果有變化的時候，在交易往來客戶原始記錄及交易往來客戶一覽表裡記入、訂正。
6.信用管理部對於有關交易往來客戶的記入事項的變化，或有其他新的資訊資料時，應隨時記入之。
7.信用管理部門應及時將所發生的《收款異樣報告表》和《問題帳款報告書》記錄在案。
8.交易往來客戶如果解散或者是與本公司的交易關係解除的時候，信用管理部門應該及時將其從交易往來客戶原始記錄及交易往來客戶一覽表中除去，並將其交易往來客戶資料表另作保管。
三、客戶信用檔案原始資料的整理和使用
1.客戶信用檔案以客戶的單位分別建立，其中可以包括多個交易專案的情況記錄。
2.公司各部門人員因工作需要，可隨時向信用管理部門借閱交易往來客戶的資料，其他人員需要借閱時，需經過總經理的同意才可。
3.信用管理部門人員對於資料的保管應避免汙損、破損和遺失，確保安全與準確。
4.借閱者在查閱過程中不得隨意對資料進行塗改、圈劃、撕頁等。
5.任何人員不得私自將公司掌握的資訊資料進行複製、摘抄或轉借他人。
6.當客戶資料發生破壞、失竊等情況時，當事者要提交書面報告。
7.建立客戶信用資訊資料庫，將收集到的客戶資訊錄入，並由信用管理部門人員進行統一管理。
8. 交易解除後的客戶資料要以「交易中止」或者「交易過去」的資料裡分別放入並整理。完全不可能恢復交易來往的資料，取得總經理的同意後才可將其處理掉。
2023年6月24日
客戶信用管理制度
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客戶檔案管理制度
二 檔案的儲存 公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對資料進行備份，以防止資料丟失。三 客戶檔案的查閱 1 查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫 查閱檔案審批表 經本部門經理簽字，總經理批准後，檔案管理負責人才可以讓其查閱。2 未經審批私自檢視客戶檔案，每次處50元罰款...