版次：1
******房地產開發****
檔案管理制度
第一章總則
第一條目的：為了加強公司檔案管理，維護檔案的完整性、統一性和安全性，有效地為公司的決策、發展及各項工作的需要提供資訊，特制定本制度。
第二章公司檔案、材料歸檔管理
版次：1
******房地產開發****
檔案管理制度
第一章總則
第一條目的：為了加強公司檔案管理，維護檔案的完整性、統一性和安全性，有效地為公司的決策、發展及各項工作的需要提供資訊，特制定本制度。
第二章公司檔案、材料歸檔管理
第二條公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有儲存價值的檔案材料均列入歸檔範圍。
1、綜合類：主要包括**企業、行政管理部門在工作中形成的檔案材料。
2、房產檔案：主要包括涉及公司產權產籍的房屋的圖紙、合同、證件等檔案材料。
3、工程檔案：主要包括公司的每一專案工程開發建設及後期物業管理中形成的圖紙、函件、聯絡單、招（投）標檔案、合同等檔案材料。
4、經營檔案：主要包括物資採購、房屋銷售及其他經濟活動中形成的檔案材料。
5、財務檔案和人事檔案由財務部和人力資源部單獨歸檔。
6、歸檔的檔案材料包括紙質、照（膠）片、錄影（錄音）帶等各種載體形式。
第三條檔案材料的歸檔要求：
1、公司各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
2、歸檔檔案材料必須齊全、完整、準確。
3、歸檔檔案材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
4、歸檔檔案材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內檔案材料的有機聯絡。
5、歸檔的檔案材料主要包括紙質、光碟、磁帶、**及底片、膠片、實物等各種載體形式。
6、歸檔的檔案材料必須為正本，本公司編制的檔案應附發文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會簽表及會簽過程當中產生的修改版。
7、歸檔的具有永久、長期儲存價值的電子檔案應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
8、非紙質檔案材料應與其文字說明一併歸檔。
9、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
10、為便於保管和利用，歸檔的檔案材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫檔案材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用原子筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及複寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、影象、字跡清晰。
第四條歸檔時間
1、公司綜合部和財務部按年度歸檔，應在次年四月底前歸檔。
2、工程部應專案竣工完成後乙個月內將所有相關圖紙、與相關業務單位的往來信函和部門周會議記錄歸檔，合同應在簽訂完成三日內歸檔，涉及招（投）標程式的，招（投）標檔案應與合同一起歸檔。
3、銷售部客戶資料及銷售合同等檔案材料應在當期交房工作完成後乙個月內歸檔。
4、物資採購應在採購**合同訂立後3天內歸檔。
第五條凡由公司與其他單位協作、合資完成的專案，公司必須儲存一整套檔案。
第六條送交材料的部門，要填寫《移交檔案材料登記表》一式兩份，接交雙方簽字，履行交接手續。任何部門與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
第七條歸檔檔案留存
1、因涉及合同履行，經辦部門自留合同影印件乙份，合同履行過程中涉及的其他部門由經辦部門各送合同影印件乙份；
2、與**企業、業務單位之間的函件、聯絡單等由經辦部門視情況自留影印件。
第七條檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期
1、永久：凡是反映公司主要職能活動基本歷史面貌、對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。保管期限為50年以上。
2、長期：凡是反映公司的一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16至50年。
3、短期：凡是在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管。
第八條檔案管理
1、檔案室應制訂科學合理的檔案分類方案，對檔案進行分類、編號、排架；
2、檔案室應對全年檔案的收進和移出、案卷數量、檔案的利用等情況進行統計；
3、檔案室對保管期限己滿的檔案，應造冊報總經理室批准後，予以銷毀。未經批准，不得銷毀任何檔案。
4、檔案室對己破損和字跡褪色的檔案，應及時修復和複製。
5、檔案室對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，遇有特殊情況，應立即向董事會及總經理室報告，及時處理。
第九條檔案的利用與開放
1、公司檔案室所儲存的檔案主要供公司內部利用，公司工作人員借出、查閱、影印業務範圍內的檔案室資料，需經本部門負責人簽字批准。借出、查閱、影印非業務範圍內的檔案資料，需經總經理簽字批准。
2、其他單位或個人需查閱檔案時，應持介紹信，並報請總經理批准，方可接洽。
3、借出、查閱、影印只限於批准範圍內的檔案材料，不得隨意擴大查、借閱和影印範圍，對重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件，如特殊需要，須經總經理批准。
第十條檔案室檔案管理員崗位職責
1、根據部門領導的安排，積極主動地開展工作，努力完成好各項工作任務和崗位職責。
2、負責收集、整理、分類、鑑定、保管、統計全公司各類檔案資料。
3、對接收入庫的各類檔案進行分類、整理，編制檢索工具，為公司的各項工作提供優質服務。
4、貫徹執行國家關於保守機密的規定，維護涉密檔案的安全，維護公司機密，不得利用職權擅自擴大檔案室利用範圍，非經批准，不得擅自借、閱和銷毀檔案材料。
5、做好「八防」工作，嚴格遵守檔案的保管、保護制度，確保各類檔案材料的完整、安全，努力提高檔案的使用壽命。
6、努力鑽研各類檔案的業務知識和業務技能，熟悉庫藏，了解庫藏，每年度對各類檔案數量以及變動情況作出精確的統計，積極參加檔案局舉辦的學習、培訓。
7、檔案管理員在工作變動時，應嚴格履行檔案移交手續。
第十一條對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，由公司對直接責任人員給予處理。
第十二條檔案室查、借閱制度
1、凡本公司各部門因工作需要，可以查借閱有關檔案。
2、查借閱檔案者一律履行查借閱手續，並限於所申請查借閱的範圍，完畢後，應立即歸還並當面點清登出。
3、查借一般檔案由本部門負責人批准，查閱非本業務範圍的檔案或重要機密檔案，需經總經理批准後方可查借閱。
4、機密檔案不辦理外借手續，不得複製，不得隨意抄錄，如有特殊需要限抄有關部分，但用完須按有關保密制度和規定處理。
5、對重要的、珍貴的檔案室和資料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，須經總經理批准，並辦理登記手續，限期歸還，借出時間最長不超過乙個月。
6、查借閱檔案時，必須愛護檔案資料，不得私自在檔案上作任何標記或塗改，不得損毀和抽走案卷的張頁，不得擅自轉借他人。
7、對非機密檔案，外單位或個人因工作需要複製時，應持介紹信，註明閱檔內容、範圍、用途，並報請總經理批准後方可複製。
第十三條保密制度
1、不該說的機密，絕對不說。
2、不該知道的機密，絕對不記。
3、不該看的機密，絕對不看。
4、不得向無關人員透露檔案室陳設和保密情況。
5、不得在公共場所、家庭及子女親友面前談**司機密。
6、不得在私人通訊中涉及公司機密事項。
7、不得隨身攜帶機密檔案。
8、不得私自處理無儲存價值的檔案材料。
9、檔案室接收檔案應及時入庫裝櫃，不得隨意堆放他處。
10、銷毀檔案材料時，必須造具清報領導批准，銷毀時應由董事會或總經理室委派兩名以上工作人員監毀，並在清冊上簽名。
11、一年內結合節、假日進行幾次保密檢查，發現問題及時解決，對保密有功者給予表揚或獎勵，對違反保密規定者，應根據國家保密法令，視情節輕重，給予批評或處分。
第十四條保管制度
1、公司除財務檔案和人事檔案外的所有檔案由檔案室統一保管，任何部門或個人不得占為己有。
2、非檔案室工作人員，未經允許，不得隨意進入檔案室。
3、每年定期接受各部門、各專案工程應歸檔的檔案。
4、工作人員要加強責任心，對檔案的收集、借出、利用、銷毀情況及時進行登記，調閱後的檔案當即檢查，歸還原位。
5、檔案室的全部檔案，按分類大綱整理排列、編目、上架。
6、保證檔案的絕對安全，注意維護檔案室內的清潔衛生，禁止吸菸，嚴禁易燃、易爆物品及其他雜物，做好防火、防盜、防蟲、防有害氣體、防光、防高溫、防潮、防霉等工作，門窗箱櫃的鑰匙要妥善保管，隨時注意關閉上鎖。
第三章附則
第十五條綜合管理部為檔案室的管理部門。
第十六條本制度由公司綜合管理部負責解釋。
第十七條本制度自發布之日起實施。
附表一各類檔案儲存期限一覽表
附表二移交檔案材料登記表附表一
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