公文管理制度
編制：集團人事行政中心日期：___2023年月___
審核日期
批准日期
發布日期：2023年月日生效日期：2023年月日
1、廣東***投資集團****呈批件
2****呈批件
3、廣東***投資集團****擬稿發文審批表
4、廣東***投資集團****傳真件
5、廣東***投資集團****收文處理專用紙
6、廣東***投資集團****內部檔案傳閱單
7、廣東***投資集團****公文收件登記表
8、廣東***投資集團****會議紀要模板
9、廣東***投資集團****發文模板（內部行文）
10、廣東***投資集團****發文模板（對外行文）
公文管理制度
第一節總則
1、為使集團公司及各下屬子公司公文（以下簡稱「公文」）處理工作進一步規範化、制度化，提高公文質量和公文處理效率，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制定本制度。
2、適用範圍：本制度適用於集團公司及各下屬子公司、部門。
3、集團公司人事行政中心是公文處理工作的管理機構，主管並負責指導集團公司各部門及各下屬子公司的公文處理工作。
4、公文的定義：
（1）公文—指在集團公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規範體式，以紙質或電子方式為載體的文書。
（2）公文處理—指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
（3）外來公文—指**部門、行業協會等外企事業單位**）發給集團公司的公文。
（4）內部公文—指在集團公司內部使用的公文，包括集團下發的或下屬各子公司下發的規章制度、計畫總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規定等等。
（5）上行文—是指各下屬子公司向集團職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答覆詢問等所用的公文，文種有「請示、報告」。請示—是各下屬子公司向集團職能管理部門請示某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批准某事項時使用的請求性上行公文。報告—是各下屬子公司向集團職能管理部門匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。
（6）下行文—是集團或集團職能管理部門向各下屬子公司下發的檔案，文種有「通知、通報、決定、批覆」等。
（7）平行文—是指沒有行政隸屬關係或職能管理關係的各下屬子公司用於聯絡業務或往來活動的知照性檔案，文種有「函」。
5、公文管理是指集團及下屬子公司行政公文管理。具體包括：集團下發的公文；各下屬子公司上報或下發的公文；集團各部門上報或下發的公文；集團及各下屬子公司對外（包括**機關、其他事業單位）往來公文等。
6、公文處理工作須嚴格執行公司有關保密規定，確保公司機密安全。
7、公司各部門及各下屬子公司應當指派專人具體負責公文處理工作，公司領導、各部門負責人、各下屬子公司負責人應加強對本部門、本公司公文處理工作的領導和檢查。
第二節職責
1、集團人事行政中心為集團公司公文的歸口管理部門。
2、人事行政中心負責接收和處理外來檔案及各下屬子公司對集團領導的請示、報告，負責處理所有以集團名義上報、下發的公文檔案，並對集團各下屬子公司的公文處理工作負有檢查、指導和監督責任，對不按相關規定進行公文處理的子公司、部門及個人進行處罰。
3、各下屬子公司行政部負責本公司上報、下發檔案的歸口管理，負責接收、處理、宣貫和落實集團**的外來檔案及集團下發的規章制度、工作指令、通知、通報等檔案。
4、各下屬子公司根據業務需要，設定專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等資訊的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作；
5、發文資格：
集團所屬一級部門（各下屬子公司）、二級部門（各人事行政、審計、財務等職能部門）為具備發文資格的主體，其它部門或單位一律禁止發文。集團層面專案組及工程部經授權後，各專案組、工程部門具備發文資格。
6、發文效力：
公文對接收物件具備約束力，對非接收物件不具備效力，但非接收物件必須對該公文在接收物件的執行、落實時給予支援。
第三節公文種類
根據實際，公司日常使用公文種類有：
1、決議：適用於經董事會、總經理辦公會等重要會議討論通過的重要決策事項。
2、決定：適用於重要事項或重大行動的確定性安排。
3、通知：適用於發布規章；**上級單位、不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部；印發「規定」、「辦法」、「細則」等。
4、通報：適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
5、報告：適用於向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答覆上級單位詢問。
6、請示：適用於向上級單位請求指示、批准。
請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。
7、批覆：適用於答覆下級單位請示事項。
8、函：適用不相隸屬單位間相互商洽工作，詢問或答覆問題；向有關主管部門請求批准等。
9、會議紀要：適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
第四節公文格式
1、公文版頭：
現有公司公文版頭共二種：
（1）公司名稱（對外上行文或平行文使用）。例「廣東***投資集團****」。
（2）公司名稱+檔案（集團內下行文以及集團公司各部門使用）。例「廣東***投資集團****檔案」。
2、公文排版格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文時間、印章、附件、主題詞、抄送單位和印發份數等部分組成。
為保證公文的嚴肅性、完整性、正確性及有效性，為公文處理工作提供方便，對公文排版格式統一規範如下：
（1）眉首、版記
公文首頁紅色反線以上各要素統稱眉首（上行文和平行文、下行文的眉首具體要求見附件二《公文排版格式》），包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號。發文單位標識使用方正小標宋簡體字，用紅色標識，字型大小以醒目、美觀為宜，一般應小於22mm×15mm，聯合行文，主辦單位應當排列在前；發文字號居中。
置於主題詞以下的各要素統稱版記，應寫明主題詞、抄送單位及列印份數等事項，字型均為3號仿宋體，「主題詞」3字為3號黑體。
秘密公文應根據密級分別註明「絕密」、「機密」、「秘密」。緊急公文應註明「特急」、「加急」、「平急」。 秘密公文須在檔案右上角註明，字型為3號黑體。
（2）標題
標題注意醒目、美觀。
① 文章標題。乙個完整的標題應包括發文單位、事由、文種三要素。標題應準確、簡要地概括公文主要內容。
排法應視字數多少而定，可排單、雙行（原則上不超過3行），12字以內的標題一般居中排1行。注意每行不要兩頭頂格，長度最好不要超過正文的3/5。分行時不要把兩個字以上的詞分開，各行字數可相等或不等。
標題字間距視長短而定，字型用2號黑體。標題與紅色反線之間空2行，標題與主送機關之間隔開1行。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
② 段落標題。字型採用3號黑體，其字數較多時建議與下文空開一行。
③ 段落序號。應按照主次順序在行頭分別列為：一、（一）、1、（1）等。
3、發文字號
包括單位代字、年份、順序號。 公司公文發文字號：
（1）公司檔案（對外及對上行文）：***〔201×〕×號。如***〔2012〕1號
其中：「***」代表發文單位「廣東***投資集團****」，〔2012〕為年份，「１號」為檔案的順序號。
（2）公司內部檔案（對公司內部發文）：***×〔2012〕×號。例如***人〔2012〕1號，「***人」代表發文部門「廣東***投資集團****人事行政中心」。
聯合發文的，只註明主辦單位發文字號，不得有兩個發文字號。（公司及各下屬子公司簡稱和行政檔案發文代字、發文字號規定待定）
4、主送單位
主送單位指公文的主要受理單位，置於標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規範化簡稱、統稱，排列順序力求相對統—。向上請示、報告公文，一般只有乙個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。
如需同時送其他單位，可用抄送形式。
5、正文
正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起於主送機關名稱下一行，字型採用3號仿宋體。
字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為3厘公尺，下頁邊距為3.5厘公尺，左、右頁邊距各為2.
9厘公尺，每頁28行，每行22字。
6、附件
附件是正文的補充說明，或有關參考資料。在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋字型標識「附件」，附件如有序號使用阿拉伯數碼，名稱後不加標點符號。附件序號和名稱前後標識應一致，並和正文一起裝訂。
7、發文單位
標註在正文下面偏右。要寫全稱，並加蓋單位印章。
8、日期、印章
發文日期標註於發文單位下面。須用漢字寫明年、月、日。發文日期以領導簽發日期為準。
日期、印章二者不得放在與正文脫節的空白頁上，以保證公文的嚴肅性。排印或繕寫時，盡量不要使前頁正好寫在正文結束，即印章版面應有1行以上的正文；尤其是上行文不得再採取標識「此頁無正文」的解決方法。此時，落款應提至頁面中心線以上位置，避免中心空白太大。
印章上弦一般不得壓正文，下弦壓在日期適中位置。
9、主題詞
反映檔案主要內容的規範化名詞或名詞性片語。標註在發文日期和印發說明之間，並按照規定標引，最多不超過五個。
10、印發說明
公文的最後組成部分。包括印發範圍和公文印數。
11、頁首、頁尾
頁首、頁尾與邊界距各1.5厘公尺；總頁碼數及頁碼（居中），均採用5號宋體。
12、用紙及裝訂
按規定採用國際標準a4紙張（長297公釐，寬210公釐）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1cm和距上、下邊5cm的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。
（公文格式排版規定見附件二）
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