如何保證流程諮詢專案的順利實施

2022-12-05 20:03:01 字數 1806 閱讀 1317

筆者剛剛結束了乙個地產公司(簡稱為x公司,下同)的專案,歷時7個月,合同一主要是流程再造。經過專案團隊的共同努力,得到了客戶的高度認可,合同一結束後客戶又接連續了兩個合同,主要涉及制度體系建設等內容。由於有了合同二的流程輔導實施,我們也有機會檢驗一下自己的流程再造成果在企業實際運用中會出現哪些問題,這是一般專案所沒有的。

通過一些標桿企業的流程管理專案以及後續的持續優化工作,我們認為要取得流程管理的成功需要關注四個方面:-推、拉、引、跟。這次流程再造過程中,我們也特別關注了這些方面。

1、高層的重視和推動—「推」。

流程再造的專案是關注操作層面的工作,也是一項組織變革,貫穿於每個專案過程及幾乎所有的部門,同樣涉及到相關部門的相互配合以及權責的再分配,因此在此過程中必然會遇到一些阻力,因此高層的重視就變得非常重要。高層要確保員工思想和意識上的統一,這樣才能保證變革的成功,高層要參與關鍵流程的決策,決定流程的關鍵權責體系,並且自身按照流程的要求執行。萬科的流程管理專案在各分公司是由總經理辦公室組織進行,從而保證了一定的權威性和內部的更好配合和協調,對流程專案的順利開展也起到了促進作用。

***x公司的董事長、常務副總等高層從一開始就非常重視流程再造專案,給予了很大的支援,從高層到每乙個部門,都設定了專人與北大縱橫專案組對接。

2、重視培訓,形成按照流程執行的習慣—「拉」。

從專案開始到專案開展過程中都持續地進行培訓,培訓包括兩類,一類是流程管理技能方面的培訓(如流程識別描述/流程設計和優化/流程審核和監控),一類是流程設計完成後流程檔案的培訓。前者是保證流程設計的有效性,後者是保證設計的流程能夠得到有效執行。

在流程再造後,x公司高層提出了全員都是審核員的要求。讓更多的員工參與到流程審核中,一方面讓他們熟悉跨部門的流程運作過程,另一方面也更深度地了解流程檔案的要求。x公司所有的員工都經歷了幾輪流程審核員的培訓,包括常務副總、財務副總、工程副總等管理高層。

3、管理中層及關鍵崗位員工的參與—「引」。

要讓員工接受首先需要引導員工積極參與,由於中層管理者在流程管理中承擔了很多跨部門流程的相互協調和決策的作用,了解流程運作的問題特別是流程介面上的問題,因此他們的參與將直接決定了流程未來的優化和改進的有效性。在x公司進行的流程再造專案從流程檔案的編寫、流程檔案的討論和優化等工作都由部門負責人親自完成,讓一些關鍵崗位的員工的參與(特別是設計、工程以及成本專業工程師)對流程的優化效果也將起到了積極的作用。

與以往流程再造不同的是,應x公司董事長的要求,特別增加了流程模擬演練的考試:北大縱橫專案組從130多個流程中挑選出了跨部門較多、相對重要的10個流程,由相關部門的領導和骨幹員工模擬真實環境進行演練,北大縱橫專案組和x公司幾位高層參與打分。流程模擬演練的效果出乎專案組的意料:

各個部門精心準備、積極參與,10個流程就像10個精彩的「小品」,下面的「觀眾」也入了迷。通過這樣的活動,全體員工都參與到流程再造專案中來,對其中的每個環節都非常熟悉,那麼後期的推動實施也就有了保障。

4、流程執行的審核和跟蹤—「跟」。

流程要得到持續執行和改進,流程審核是最有效的手段。2023年1月x公司正式實施新的流程,為此專門成立了流程實施檢查小組,由常務副總任組長,每週五召開流程實施巡檢會,檢查小組匯報發現的問題,各部門負責人匯報實施中的問題,集中解決落實。並且,檢查結果與各部門的績效考核掛鉤,直接影響季度獎金發放額度。

通過諸如此類的跟蹤措施,保證流程的執行和落地。

說實話,在以往的流程管理專案中,專案團隊往往擔心自己的諮詢成果成為一紙空文:等專案組一走,那些流程檔案被束之高閣。在這次專案中,我們通過以上措施,切實保障了流程的落地實施,取得了很好的效果。

通過這次流程輔導實施,我們不斷總結、不斷提高,其實這個過程是和客戶一起提高的。在專案中始終保持與客戶的經常溝通,及時了解他們的需求,及時幫助他們解決諮詢方案中的實際問題,最終會得到客戶的高度認同。

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