1 目的
為有效利用oa辦公系統，建立資訊化平台，規範資訊的使用和傳遞，促進業務流程與資訊流程的統一，提高經營管理的效率和效果，特制定本辦法。
2 範圍
本辦法適用於公司oa辦公系統（簡稱oa系統）的基本功能模組、報表系統和電子工作流程，其中，電子工作流程包括合同審批流程、公文審批流程、印章管理流程、檔案處理單流程、費用報銷流程等。根據公司發展需要，將對oa系統適用範圍進行適時調整。
3 職責
3.1 oa系統的戰略規劃、重要資訊系統政策等重大事項應當經由公司有權機構審批通過後，方可實施。oa系統使用部門應積極參與資訊系**略規劃、重要資訊系統政策等的制定工作。
3.2 公司行政部是oa系統的歸口管理部門，可由其根據實際情況委託專業服務機構從事oa系統的開發、執行與維護等工作。
3.3 行政部資訊管理員具體負責以下工作：
3.3.1 程式管理：負責保障並監控應用程式正常執行。
3.3.2 資料庫管理：對oa系統中的資料進行儲存、處理、管理，維護組織資料資源。
3.3.3 資料控制：確保原始資料經過正確授權，監控資訊系統工作流程，協調輸入和輸出。
3.3.4 終端操作：終端使用者負責記錄交易內容，授權處理資料，並利用系統輸出的結果。
3.4 行政部資訊管理員，負責oa系統電子檔案的存檔工作。
3.5 行政部資訊管理員定期核對oa系統上的人員名單。
3.6 行政部組織開展新員工培訓及oa系統培訓工作。
3.7 公司各部門、各分子公司，應配合開展oa系統電子工作流程的制定，積極參加培訓，掌握oa系統使用技巧，實現熟練運用oa系統的目的。
4 程式
4.1 oa系統的開發、變更、執行與維護控制
4.1.1 oa系統的開發控制
應當根據資訊系統建設整體規劃，提出資訊系統專案建設方案，經審批後實施。
系統開發過程中，應當明確提出開發需求和關鍵控制點，採取多種方式與開發單位進行充分溝通，為系統開發奠定良好基礎。行政部應當加強資訊系統開發全過程的跟蹤管理。
應當成立oa專案管理小組，負責資訊系統的開發，對專案整個過程實施監控。
4.1.2 oa系統的變更控制
公司應當制定詳細的資訊系統上線計畫。對涉及新舊系統切換的情形，oa系統使用者部門應當積極參與資料遷移過程，對資料遷移結果進行測試。
4.1.3 oa系統的執行與維護控制
「控制面板」，填寫「個人資訊」、「賬號與安全」欄目。
「公告通知」的資訊，經發文單位負責人審核、行政部經理審批後，方可進行資訊發布。
a.公司規章制度和工作流程發生變動。
b.國家法律法規變化。
c.其他情況。
4.2 資訊系統訪問安全
4.2.1 行政部資訊管理員應接受培訓，經考核合格後方能正式上崗。
資訊管理員應在許可權範圍內進行操作。更換資訊管理員或密碼洩露後，必須及時更改密碼。若資訊管理員離開工作現場，必須鎖定或退出已執行的程式，防止其他人員利用自身賬號操作。
4.2.2 行政部資訊管理員應定期檢測資訊系統運**況，及時進行計算機病毒的預防、檢查工作，禁止使用者安裝非法防病毒軟體和私自解除安裝公司要求安裝的防病毒軟體。
未經許可，不得在伺服器上安裝不相關的程式、軟體，避免由此帶來的安全漏洞。
4.2.3 行政部資訊管理員應當充分利用作業系統、資料庫、應用系統自身提供的安全效能，在系統中設定安全引數，以加強系統訪問安全。
禁止未經授權人員擅自調整、刪除或修改系統中設定的各項引數。涉及上網操作的，應當加強防火牆、路由器等網路安全方面的管理。
4.2.4 行政部資訊管理員不得擅自進行系統軟體的刪除、修改等操作。資訊管理員應嚴格規範賬號、密碼和使用許可權。
4.2.5 oa使用者應保管好自己的使用者密碼，不得將自己的帳號和密碼告訴他人，由他人登陸oa、處理電子工作流程。
4.2.6 oa系統使用者應及時查閱登陸日誌，若發現有非法登陸的情況，應及時向行政部資訊管理員報告，並及時更改密碼。
4.2.7 原則上，oa使用者禁止在公共場所使用公用電腦（如網咖、機場等場所的公用電腦），以防個人oa許可權被盜用、洩露公司資訊。
4.2.8 資訊管理員應定期對系統中的賬號進行清查，檢查操作日誌，避免有授權不當的賬號，及時清除非授權賬號。
4.3 oa硬體管理
4.3.1 行政部資訊管理員應當根據公司制度，對系統裝置的新增、報廢、流轉等情況建檔登記，統一管理。
4.3.2 行政部資訊管理員維護oa系統硬體所處環境，以及檢查更換系統硬體等。
維護oa系統所處環境包括機房的溫度、濕度、電壓，網路設施的保護措施等；檢查更換系統硬體，應當包括定期或不定期對系統硬體本身狀況進行檢查，及時發現、排除問題。
4.3.3 公司機房由行政部資訊管理員負責管理和檢查。
進出公司機房，需進行登記，嚴格管理。其他任何人員未經授權不得進入機房，不得接觸計算機資訊系統硬體裝置。對於主要系統伺服器應當配備不中斷電源供給裝置。
硬體裝置的更新、擴充、修復等工作應當由相關人員提出申請，報批後方可開展工作。資訊管理員應當嚴格遵守用電安全，不得在計算機專用線路上使用其他用電裝置。
4.3.4 公司機房一經發生異常狀況（如冒煙、打火、異常聲響等），應當立即通知行政部進行處理。
4.4 罰則
4.4.1 資訊管理員，由於未能及時備份上週資料，導致oa系統所有資料丟失，當月績效考核記0分。同時，公司將視情節嚴重性，予以處罰。
4.4.2 資訊管理員，由於操作不當，導致電子文件未能及時儲存、丟失電子檔案的，當月績效考核記10分。同時，公司將視情節嚴重性，予以處罰。
4.4.3 oa使用者在上班時間需保持**，如未按時登陸，當月績效扣罰5a分/次。
4.4.4 原則上，流程經辦人應在1個工作日內完成電子工作流程的批閱工作。超時一次，當月績效扣罰5a分。
4.4.5 oa使用者向他人洩露登入賬號和密碼口令，並由他人代為處理電子工作流程的，造成不良後果，公司將通報批評。
4.4.6 使用oa系統時，應注意資訊保密，如將oa系統上的重要資料向外洩露，公司將進行通報批評。情節嚴重者，公司將依法追究其法律責任。
4.4.7 盜用他人oa系統賬號、密碼者，一經發現，公司將通報批評。情節嚴重者，公司將依法追究其法律責任。
5、記錄
5.1 工作流程資訊調查表
5.2 oa系統電子工作流程意見填寫單
6、附則
6.1 本制度由行政部編制並解釋。
6.2 本管理制度自下發之日起開始執行。
工作流程資訊調查表
分管領導簽字部門負責人簽字填寫人簽字
OA系統管理辦法
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OA系統管理辦法 修訂2
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OA辦公系統管理七要素
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