國昌天宇集團****
第一章總則
1.1 為加強公司辦公自動化系統（以下簡稱oa系統）管理，保證其高效、安全執行，充分發揮oa系統的作用，特制定本辦法。
1.2 oa系統內容包括協同辦公、公文管理、電子郵件、文件管理、知識管理、個人設定、綜合辦公、常用工具等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、資訊共享和交流，規範管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。
1.3 本辦法適用於集團及所屬各分公司。
第二章組織管理與職責
2.1 集團科技資訊部負責oa辦公系統的管理、規劃、實施、培訓和檢查工作;其主要職責:
（一）辦理系統使用單位的註冊、名稱變更、撤銷、許可權設定等相關手續的審核工作；
（二）按照相關的具體工作流程和制度在系統中進行搭建、測試；
（三）負責oa系統公文種類流程的修改及修訂工作；
（四）徵詢各使用單位的意見和建議，協調解決各使用單位在使用過程中出現的新情況、新問題；
（五）培訓各使用單位系統管理人員和使用人員；
(六)負責全公司管理辦公自動化系統資源（軟、硬體）的配置、公升級；
(七)負責oa系統的安全技術防範，定期就公司所有計算機裝置及執行系統進行嚴格檢查；
（八）負責辦公終端安全策略管理系統的安裝；
（九）負責oa系統的資料備份，並對系統運**況進行監控，保證系統安全穩定執行；
（十）做好其他相關工作。
2.2 各使用單位必須明確一名領導分管oa系統工作，同時確定一名分級系統管理人員負責日常管理。各分級系統管理人員的職責是：
（一）負責本單位辦公自動化的日常管理；
（二）指導和監督該系統在本單位的執行；
（三）負責與科技資訊部的銜接工作。
2.3 集團各部門及所屬各分子公司使用者是oa系統的終端使用者，各使用單位應結合本單位實際情況，制定相應管理辦法，並指定本部門資訊員，負責本部門的辦公資訊的收發、處理、存檔，以及本部門oa辦公系統終端的日常維護、人員培訓等技術支援工作。
第三章基礎管理
3.1 為使公文流轉真正地落到實處，並能提高員工對「企業資訊化「的認識，oa審批人必須隨時隨地、及時地開啟oa系統，處理當天的檔案，如遇出差、事假須通過移動oa功能完成審批事項。
3.2 協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項後，應在1個小時內處理審批事項。凡因非客觀因素不能及時審批的，應不超過1個工作日；若遇緊急業務，流程發起人可通過簡訊或**告知審批人員。
3.3 為保證各類電子檔案的及時收發，公司領導、部門經理、主管原則上應該全天**，其他人員至少每天登陸四次oa系統（8:00、11:
30、13:30、17:00），接收各類檔案，處理待辦事項。
3.4 各部門領導及員工在處理檔案填寫意見時必須將意見寫清楚，交給誰辦理，如何辦理，此檔案是如何落實的，將落實意見一併寫上進行歸檔。
3.5 員工身份認證。系統通過使用者名稱和密碼進行身份管理和認證。
使用者名稱是每個員工的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。使用者應自己定期更換密碼，不得洩露給他人，防止他人非法使用。由於密碼洩漏造成的損失由本人負責。
每位oa系統使用人都要熟練掌握oa系統的使用方法，使用oa 系統進行單位內部的各項日常辦公。
3.6 oa系統使用人員的賬號密碼（口令）必須設6位以上字元（含字母、數字、符號等），並需經常修改，不得與其他使用人員（賬號）相同。使用人員取得初始密碼後應在oa系統的個人設定裡面，須立即對自己的登陸密碼進行修改，避免他人使用。
3.7 每位oa使用者要保證通過oa系統發布、流轉的資訊和檔案的內容完整、準確、規範，並對所發布的內容和審批的內容負責。在oa系統中的意見和審批與原書名簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。
3.8 有重要檔案需要領導審批，如果單位領導有事沒有使用oa系統，資訊員可通過即時通發訊息或者傳送手機簡訊提醒。
3.9 因個人原因未登陸和使用oa系統，不能及時處理相關工作，造成的責任由自己負責。
3.10 oa系統中的各分類公告及新聞均由有許可權人員予以發布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業機密；人事公告或日常行政公告等由綜合行政部負責統一發布和管理。
3.11 oa系統使用人員應自覺遵守系統執行的規章制度，按照工作許可權，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。
3.12 個人資訊的完善。在oa系統的個人設定裡面，必須對自己的個人資訊進行新增，如****等，以便同事之間聯絡時查詢方便。
3.13 oa系統流程模板涵蓋範圍內的辦公流程，涉及的相關單位（部門）應按照系統模板使用說明實行網上辦公，流程定製發起的單位（部門）應督促系統模板的使用。
第四章工作程式
4.1 科技資訊部應建立oa辦公系統使用者台賬，詳實記錄使用者所屬資訊，包括賬號資訊、許可權資訊等。
4.2 oa賬號的申請。申請人填寫《oa辦公系統維護申請單》（見附件1），經部門負責人和主管領導審批後，送科技資訊部；科技資訊部審核通過後，由oa系統管理員進行操作調整，並填寫《oa系統操作日誌》進行登記。
4.3 oa流程管理。公司各部門需在oa系統中進行電子流程審批，由各申請部門填寫《流程需求文件》，經相關領導簽批後，報送科技資訊部，並提供已簽發的制度、表單及流程圖。
由科技資訊部根據《流程需求文件》在系統中進行搭建、測試。需求部門的試用通過後，科技資訊部負責發布流程，並在oa門戶中發布啟用公告。
4.4 oa賬號資訊變更。因公司人事調動，賬號的資訊發生變化時，由人力資源部填寫《oa賬號變更單》，經部門負責人審核後，提報科技資訊部。
科技資訊部收到單據後，由oa系統管理員進行相應的調整。
4.5 oa組織管理。因公司組織架構調整，造成oa使用者相關資訊傳送變化的，由人力資源部填寫《系統調整單》，經部門負責人審核後，上報公司總經理審批，審批後的調整單提報科技資訊部。
科技資訊部收到調整單後，由oa系統管理員進行調整。
第五章 oa系統公升級管理
5.1 科技資訊部接到oa廠商公升級通知後，首先了解新版本效能，並且向主管領導匯報，得到主管領導同意後，結合oa廠商對系統版本進行公升級。
5.2 oa系統管理員應該在熟悉公升級文件，在測試伺服器上構建與當前oa服務一樣的軟體環境，根據公升級文件進行公升級。
5.3 在測試伺服器測試一周，oa系統管理員監控流程流轉歸檔情況，在保證所有模組都正常工作的情況下，備份當前oa伺服器，發布系統公升級公告，在oa正式伺服器進行公升級。
5.4 oa系統管理員應對系統使用期間的問題及時進行跟蹤處理，並在《oa系統問題台賬》中進行登記。
第六章資訊保安保障
6.1 各單位使用人員對各自的登入密碼、印章密碼嚴格保管。必須在第一次登入系統後立即修改個人密碼，不得再使用初始密碼，離開辦公室時應退出辦公系統，防止他人進行非法操作，密碼洩漏所造成的損失自負。
6.2 網路管理員應定期檢查、維護計算機網路，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與相關技術人員聯絡，確保系統正常執行；不得亂設、私設系統的使用人員。
6.3 知識文件管理員應對檔案資料的保密性、正確性、完整性、發布範圍負責，不得將涉密資訊、帶病毒文件錄入系統。
6.4 使用系統時，所有涉密資訊不得利用電子郵箱**至無關人員，公文流轉嚴格按範圍進行流轉，嚴禁擴大範圍，也不得儲存在與該系統相連的介質內。
6.5 嚴禁公司員工利用任何手段偵測、盜用他人oa賬號和密碼，刺探網路配置、伺服器配置和資料庫資訊。
6.6 每台辦公電腦必須繫結安全策略管理系統，使用人不得隨意刪除或更改。
6.7 禁止在本機電腦安裝遊戲、與工作無關的網路軟體。
6.8 嚴禁外來公司人員未經允許連線我公司辦公網路系統，若有違反而導致病毒向公司內部傳播或公司商業秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據公司規定給予相關責任人進行處理。
6.9 在起草各類檔案時嚴格按照企業商業秘密目錄執行。
第七章罰則
7.1 oa辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的3次以內每次考核責任人50元，三次以上的每次考核100元（延誤是指以系統的記錄時間計超過公文處理時限仍未處理待辦事宜）。
7.2 對長期不使用oa系統、不按統一要求提供共享資料；網上辦公資料不準確，隨意刪除安全策略系統，對工作造成不良影響的，視狀況處以50---500元罰款。
7.3 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網路配置、伺服器配置和資料庫資訊，造成公司保密檔案洩密的對責任人處以行政處罰並處罰款500—1000元，損失重大的開除公司。
7.4 遺失或洩漏賬號、密碼等安全認證資訊，造成公司損失的，對責任人處以嚴重警告以上行政處罰並處罰款500-1000元，損失重大的開除公司。
第八章附則
8.1 本辦法由科技資訊部負責解釋。
8.2 本辦法自發布之日起實施並生效。
科技資訊部
2014.10.5
OA系統管理辦法
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