河池學院協同辦公系統（oa）管理辦法（試行）
第一章總則
第一條協同辦公系統是覆蓋學院各部門的綜合性資訊管理系統，是學院資訊化建設與管理工作的重要組成部分，是實現自動化辦公的基礎平台。對於提高全院工作效率和管理水平、建立節約型校園具有重要意義。
第二條為提高辦公效率，節約執行成本，規範辦公流程，提公升管理水平，規範協同辦公系統（以下簡稱「oa系統」）的使用，特制定本辦法。
第二章系統功能
第三條 oa系統主要功能有：
（一）公文管理：包括發文的擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發、制發，收文的登記、擬辦、批辦、批轉、承辦、催辦、反饋的全過程處理。對oa系統公文的文件按形成時間、原文標識等要素予以電子存檔，在分級授權下進行查閱。
（二）會議管理：包括會議議題申請、領導審批、會議安排、會議通知、會議查詢等的電子化管理。
（三）日常辦公：包括各種辦事通知、工作資訊的傳遞、全院各種規章制度的查詢等在內的電子化管理。
第三章組織機構與職責
第四條本系統執行由學院集中統一管理，黨辦、院辦為主管部門，日常工作由院辦負責，現代教育技術中心負責技術支援和系統維護，各部門、各單位負責本單位資訊資料收發、日常管理及檢查維護等工作。
第五條黨辦、院辦指定專人作為管理員，負責系統的日常管理與監督，指導各使用單位操作oa系統工作流程。並對oa系統中產生的電子公文及其它電子材料的歸檔工作進行指導和監督，並負責各類歸檔電子公文的安全管理、提供利用等工作。
第六條現代教育技術中心指定專人作為系統管理員，負責保障系統正常執行和技術支援與維護，定期備份資料。
第七條各部門、各單位分管領導要高度重視oa系統的使用和管理，行政負責人為系統管理第一責任人，並指定一名資訊管理員，負責本單位oa系統使用和相關事宜的協調處理，支援學院開展業務指導與管理等工作，負責查收本系統發布的各類檔案、資訊，並履行相關告知、檔案傳閱和歸檔等職責；負責本單位和人員資訊變更處理等。
第八條系統使用者統一進行實名制賬戶管理。各部門、各單位的教職員工（統稱使用者）均在系統中分配唯一實名制帳戶。上述人員調離工作崗位，應辦理銷戶或轉戶手續。
第四章資訊管理
第九條 oa系統所涉及的各種公文的處理按照學院黨、政公文處理辦法的有關規定辦理。
第十條資訊的發布
（一）oa系統發布資訊的範圍：1.學院黨委檔案；2.
學院行政檔案；3.各職能部門的檔案、會議通知、工作安排通知；4.學院工作資訊；5.
各部門上報的請示、報告、工作資訊；6.可以在oa系統上發布的其他資訊。在oa系統上發布的均為非涉密資訊。
（二）學院各部門只能以本部門的名義發布檔案和資訊，以「中共河池學院委員會」名義發布的檔案和資訊由黨委辦公室負責發布，以「河池學院」名義發布的檔案和資訊由院長辦公室負責發布。
（三）各部門在oa系統中所發布的資訊，應先交由本部門領導審核。各部門領導必須嚴格審核擬在oa系統中發布的資訊，對發布的資訊的政策性、可靠性和嚴肅性負責。
第十一條資訊的接收、處理
（一）各部門從oa系統上接收的電子公文，與紙質檔案具有同等效力，應按要求及時辦理。
（二）各部門資訊管理員必須每天上班後及時登入系統，辦理相關業務，直到下班後方可退出系統，以免影響和耽誤工作。
（三）各使用者在工作日時間內，必須保證每天上午、下午至少各登入系統兩次，及時簽收資訊，以保證辦公資訊的正常流轉。
（四）對收到的資訊，各部門資訊管理員要及時告知本部門領導上網批閱處理。
第五章人員管理
第十二條各單位從事oa系統執行、維護和管理工作的人員，必須政治可靠、責任心強，具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，熟悉oa系統的操作及相關管理規定，了解國家有關法律、法規和規章，盡職工作，確保工作質量。
第十三條 oa系統中的所有使用人員要自覺遵守系統執行中相關的規章制度，按照自己的許可權，認真完成本人在系統中所承擔的工作；必須對檔案資料的保密性、正確性、完整性、發布範圍負責，不得將涉密資訊、帶毒文件錄入該系統。
第十四條按規定應使用本系統的人員，如因出差、請假等特殊原因離開而無法及時登入oa系統處理檔案時，須事先通過工作授權功能委託相關人員代為辦理，**人應履行委託人的一切義務。
第十五條不得在本系統上發布與工作無關的公告，一切言論應遵守國家相關法律法規，同時尊重他人權益及隱私。
第六章應急處理
第十六條當oa系統出現故障，應及時通知現代教育技術中心，查明原因，排除故障。
第十七條當oa系統出現故障無法及時排除時，各使用單位可暫時按照原方式（有紙化辦公）進行操作，保障正常辦公。待恢復正常後，需在系統中補發該檔案。
第七章考核與獎懲
第十八條為了保障oa系統的硬體、軟體和資訊的安全，保證系統的正常執行，全體使用者應遵守本管理辦法，違反者要承擔相應責任並接受處罰。
第十九條不執行本規定，影響資訊的正常傳送、接收、處理、存檔等，導致系統不能正常運轉的單位和個人，學院將根據情節給予通報批評和責任追究。
第二十條違反本辦法規定，給國家、集體或他人權益造成損失者，應當依法承擔民事責任。
第二十一條 oa系統的使用操作能力作為辦公人員的基本素質要求納入能力考核範圍。
第二十二條落實oa系統推廣應用考評獎懲制度，將其建設、使用和管理等情況由學院納入年終總結考核之中，學院將定期或不定期進行檢查、情況通報和表彰。
第八章附則
第二十二條本暫行辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。
第二十三條本暫行辦法自發布之日起施行。
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