1.目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2.範圍
本制度適用浙江依目了然服飾****。
3.相關職責
3.1人事行政部
3.1.1 負責建立、健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改。
3.1.2 負責公司檔案的下發及管理。
3.1.3 負責本制度的宣導與實施。
3.2 其它各部門
3.2.1負責制訂與本部門工作職責相關的檔案制度及流程
3.2.2負責按本制度規定執行
4.定義
公司檔案是指：在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關工作活動的重要依據或工具。
5．參考資料
無6．程式
6.1公司檔案的種類及範圍
6.1.1公司的檔案種類主要有：公告、通知、通報、制度。
6.2.1各類公司檔案使用範圍：
6.2.1.1 公告：主要運用於公司的各類人事變動，如：任命、崗位變動等。
6.2.1.2通知：適用於發布臨時事件和措施；傳達公司高層有關指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項等，例如：放假通知等。
6.2.1.
3通報：適用於公司採取重大或強制性措施、或人事嘉獎與懲罰，例如：部門內部不適當的決定或規定；對做出突出貢獻優秀員工的獎勵或對於嚴重違反公司規章制度員工的處罰等。
6.2.1.4制度：主要運用於公司各項政策的實施細則及各項工作流程的解釋、補充和完善。
6.2公司檔案的處理
6.2.1公司檔案處理的管理口徑
公司檔案管理歸口於人事行政部，人事行政部負責所有公司檔案的下發管理，負責建立健全公司檔案管理制度，加強公司檔案的統一協調與管理，按期進行匯**計，保證公司檔案處理工作高效運轉。公司人事行政部指定專人負責公司檔案管理工作。公司檔案管理人員應忠於職守、廉潔正派、保密觀念強。
6.2.2公司檔案處理的定義及原則
6.2.2.1公司檔案處理指公司檔案的編號、下發、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
6.2.2.2公司檔案處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規範。公司檔案由人事行政部統一收發、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。
6.2.2.
3公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控檔案就是指有效檔案。有效檔案是指正在執行的指導和安排公司工作的檔案。
明確檔案的有效性並通過受控的方式管理公司檔案，是防止各部門出現執行無效檔案的主要措施。
6.2.2.4對於公司以文字列印的形式下發的檔案，只有蓋有受控章的檔案在受控範圍內，簽收人不得影印，如因影印導致的執行非受控有效檔案，造成的問題由執行人負責。
6.2.3公司公文的分類及操作
6.2.3.1公司檔案按機密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；
6.2.3.2公司檔案按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；
6.2.3.3公司檔案按發文部門，可分為：公司檔案、各部門檔案。
6.2.3.4公司檔案按內容分類，可分為：公告、通知、通報、制度。
6.2.4公司檔案的機密等級劃分的規定與操作
6.2.4.1根據檔案涉及的業務秘密程度劃分為「絕密」、「秘密」及「一般」。即使是「一般」檔案因為也同時是業務檔案、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。
6.2.4.2公司使用檔案的機密等級的具體劃分：
a) 公司使用檔案中，大部分屬於「秘密」及「一般」。
b) 對於公司絕密及秘密檔案，還應當標明份數序號。
c) 公司檔案是否設定為絕秘或秘密檔案由擬稿部門和總經理根據檔案內容共同確認。
d) 檔案的秘密等級不是按所示的檔案種類進行劃分的，而按其內容來判斷。下述為一般分類規則：
e) 公司經營計畫、發展規劃、研發專案資料等屬於「絕密」檔案。
f) 技術檔案、質量檔案、商務檔案、專案清單、業績考核標準、佣金計算標準、產品**、公司經營管理政策以及相應的培訓課件等屬於「秘密」。
g) 管理制度、業務通知、臨時銷售政策、工作標準、培訓關於工作流程方面的資料等通常屬於「一般」檔案。但其內容若與公司的經營管理有聯絡、含有特殊技術資訊及管理思想等時，屬於「秘密」。
6.2.4.1對檔案的處理許可權的規定：
a) 對於被列為公司「絕密」類檔案，下發對向為總監級以上人員，及相關關鍵責任工作人員。其它需了解相關內容方能開展工作的人員，需在總監的主導下對於工作相關內容予以學習了解。
b) 對於被列為公司「秘密」類檔案，下發對向為部門經理級以上人員及部門檔案管理員，其它人員需在部門經理或培訓人員的主導下對於工作相關的內容予以學習了解。
6.2.5公司緊急檔案的規定與操作
6.2.6公司檔案的眉頭及編號規則
6.2.6.1為保證公司各級管理制度在制定、發布、實施和流通過程的有效性，統一
設定公司制度文件文號的眉頭和編號規則：
a)眉頭如下：
b）編號規則：
ymlr:公司範圍內檔案
gs：編制部門（相關代號見下表）
gm：檔案性質
001：檔案流水編號
c)相關編號標準如下：
d）版次規則：檔案第1次修訂發文基本定版為「a」依次類推第2次為「b」…
那麼依次順延，進行修訂、修改可用數字進行字尾。例如：a版某文
件修訂一次那麼該檔案版次為「a/1」，如果修訂、修改2次則為「a/2」以此
類推。e）頁碼規則：頁碼顯示格式為「1/x」前數字代表該頁在本檔案中的頁數，後
數字代表該檔案的總頁數，例如：某檔案一共5頁那麼該檔案的第1頁的頁
碼反應應該為「1/5」。
f）保密等級、緊急程度：根據檔案在公司的保密程度以及使用的緊急情況按
照前文規定標註於檔案頁面（加蓋相應墨章）。
6.2.6.2發文部門：按公司檔案分類標準編制，發文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂
「管理」；若營銷中心各部門擬訂「營銷」；若生產中心擬訂「生產」。
6.2.6.3內容分類：按照檔案內容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。
6.2.6.4檔案編號：按發文部門編號，即若管理總部第一次發文，即編號為「01」；若管理總部第二次發文「02」；若生產中心第一次發文即編號為「01」等。
6.2.6.5檔案年份及流水號：即按當年發文的第x次發文編號，不分發文部門，依次編號。
6.2.7聯合發文
6.2.7.
1聯合發文的定義是指：下發檔案涉及到兩個或兩個以上的部門，需跨部門聯合確定內容方可執行的檔案。如「技術部」發文，但檔案相關內容涉及到「計畫部」或其它部門的配合支援方能執行，視為聯合發文。
6.2.7.2需要聯合發文的部門，需由擬文部門確認檔案內容，交由擬聯合部門審核確認後，逐級審批到總經理後方可發文，否則不得發文。
6.2.8檔案下發
6.2.8.1公司所有檔案的下發，不分機密等級及緊急程度，均需填寫《發文申請審核表》附件一併逐級審批同意後，方可發文。
▲部門初審聯合部門審議（只針對需聯合下發的檔案）
★上級主管複審/決審 ●總經理決審
6.2.8.2公司規章制度等類檔案的下發，涉及到員工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《獎懲管理制度》、《員工手冊》等。需總經理批准同意後，方可成文下發。
6.2.8.3新檔案的下發如涉及到原有檔案的作廢，應在新檔案下發後立即廢止，且廢止的舊檔案須按廢止的相關程式予以保管或銷毀。
6.2.8.4涉及相關制度及政策的檔案，如需培訓，須在培訓課件製作完成並經過人事行政部培訓組審核通過後方可下發檔案。
6.2.8.5檔案編制具體流程參見《公司檔案編制流程》附件二。
a) 一般事務性檔案的編制，應事先向相關領導提出口頭申請。
b）公司對外檔案由人事行政部提向總經理出口頭申請。
c）保密檔案及絕密檔案由相關主導部門負責人向總經理提出書面申請。
6.2.8.6申請通過後由相關部門草擬初稿。
6.2.8.7初稿形成後由人事行政部進行初審。
6.2.8.8人事行政部審核完畢的草案根據檔案型別組織會審核准。
6.2.9檔案的下發及簽收
6.2.9.1檔案的下發流程參見《內部發文處理流程》附件三。
6.2.9.2行政文控文員對核准之定稿進行校對、（蓋章、裝訂）登記。
6.2.9.3行政文控文員根據發文部門提供的《受文部門清單》按部門份數影印檔案並做好相關記錄。
6.2.9.4文控文員將檔案發放至各受文部門並於《發文登記表》（附件四）做好記錄。
6.2.9.5部門檔案管理人員簽收並於《收文登記表》（附件五）做好記錄。
6.2.9.6受文部門對檔案內容進行貫宣或傳閱。
6.2.9.7受文部門對檔案進行歸檔並監督執行、落實情況。
6.2.10檔案的宣貫
6.2.10.1公司所有下發的規章制度、通知及公告等，如檔案的內容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼。
6.2.10.
2對於公司制度類檔案，涉及到與工作相關的流程操作與執行的，須由發文部門聯合人事行政部，在受文範圍內組織培訓，並針對特定人員予以考核。具體培訓方式以人事行政部要求為準。
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