接待前來投訴的客人無疑是對密鑰匙的管理人員及員工的一種挑戰，要做到既使客人滿意而歸，自己有不至於太過緊張吃力，就必須掌握處理客人投訴的一些程式，方法及藝術。
1、做好心理準備
為了正確，輕鬆地將客人的投訴處理完畢，首先，應在心理上做準備，要確立「客人總是對的，顧客是上帝」的信念。一般客人總是在萬不得已的情況下才來投訴的，所以要做到站在客人的立場，換乙個角度去想如果你是客人，在浴場遇到了他目前這個問題，你會有什麼樣的感覺？而且在服務行業都遵循乙個原則：
即使是客人有錯，也要當他是對的。不要發生對抗，和客人爭個高低，那樣只能是於事無補，破壞雙方的和諧關係。其次，負責對投訴進行處理的員工應了解投訴客人的三種心態：
發洩，要求補償及希望得到尊重。員工應根據具體情況來進行判斷，客人究竟是屬於哪宗型別，是出於何種目的來投訴的，然後再區別對待。如果客人的目的在於發洩或是求得尊重。
就要耐著性子聽，給客人發洩的機會，不與其爭辯，並盡可能地安慰客人，平息其心中的怒氣：有些客人則是為了求得補償，雖然他可能一再強調「並非是錢的問題」，對於這類客人，如沒有這樣的授權，就要請示上級老出面接待，處理。
2、認真聽取客人的敘述
客人在敘述的時候，應集中注意力傾聽，並適時地提出問題，這樣可以很短的時間內弄清事情的經過，提高辦事效率，節省時間。
（1）要讓客人把話說完，不能胡說插話，隨便打聽客人的辯述。
（2）對客人講話時要注意語調，語氣，音量的大小。
（3）表情要認真嚴肅，不呢感隨便發笑，讓客人誤以為是對其遭遇幸災樂禍。
3、記錄要點
要在客人敘述的過程中將有關要點和客人投訴的內容，客人姓名，房號等認真記錄下來，以作為下一步解決問題的資料和原始依據。同時，這樣做也是向客人表示了自己代表浴場所採取的鄭重態度，是把客人的喜怒哀樂放在重要位置，以顧客的利益為重點，另外，客人為了配合辦事員的記錄，語速會不自覺的有所減慢，這樣，無形之中就起了乙個緩衝的作用。
4、對客人表示同情和理解。
在客人敘述的過程中，要設身處地為客人著想，只能先以朋友身份的立場對客人的遭遇表示同情。在沒有把事情的來龍去脈完全弄清以前，是不能為了止住客人的怒氣，暫時平息事端而隨便承擔責任的。因為這不僅牽涉到浴場的聲譽和利益，同時也關係到事情的是非曲直。
5、把準備採取是措施告訴客人，徵求客人意見。
根據所發生事情的性質，迅速確定乙個解決的辦法，並向客人提出解決的辦法。徵詢客人的意見，盡可能了解賓客心理活動。以便所採取的措施能達到兩全。
既不讓企業造成不應該的損失，又能讓賓客得到滿意，對賓客提出的意見在許可權範圍內不能解決的就線賓客說明，並請示上級領導處理。
6、據實說明解決問題所需花費的時間。
具體負責的員工應對解決問題的難易程度做恰如其分的估計，確定所需要的時間，最好能定乙個較為具體的時間，然後將確定的時間明確告訴客人。
7、除了極個別人以外，客人投訴最終都為了解決問題。因此，對於客人的投訴應立即著手處理。必要時則請相關人員進行協助。
8、對處理結果給予關注
接待投訴客人員工，往往並不能直接去解決問題：但應對處理結果進行跟蹤，給予關注，確定客人的問題是否最終得到了解決。
9、問客人對於投訴處理結果的意見。
客人投訴的問題解決之後，應該與其進行聯絡。這種同步的服務與關心會讓人感覺到浴場是十分關心的。對其投訴的問題是十分重視的。
從而對浴場留下良好的印象。另外，應對客人再次表示歉意，對其問題反映浴場的舉動表示感謝。
第二節客人投訴的心理分析
1、生理需要：基本生理需要要既，衣，食，住，行在酒店裡客人的要求可口的食物，裝置齊全和清潔的客人舒適的環境。
2、安全需求：在酒店客人需要嚴密的安全和保密措施不會受到財物損失，保證人身安全不受到威脅。
3、群體需求：客人需要得到服務人員禮貌接待有受歡迎的感受，就如同家人的關心和朋友和藹的幫助一樣。
4、自尊需求：人需要得到別人的尊重意志，而在酒店裡服務尊稱：「先生，小姐」或關心的詢問客人吃和住的情況令客人覺得受到尊重。
處理投訴的重要性
1.能夠有效處理客人投訴對酒店和部門均有好處。
2.使處理投訴者增強自信心。
3.提高對工作的滿足感。
4.維持客人對酒店的良好印象使客人再次光臨。
5.保持酒店良好聲譽。
識別對客人的投訴：通過對客人的觀察
1、怒行於色的客人特徵：而且表情嚴肅表現出憤怒甚至敵視態度語調破切，強調聲調大做命令，不要求站立姿勢或坐立挺直。
2、將憤怒隱藏的客人：不停作小動作，如手不耐煩敲打，漲紅臉，皺眉甚至咬牙切齒聲調不高，但短促說話譏諷粗俗。
處理客人投訴的十個步驟
1、聆聽。
2、保持冷靜：盡可能將投訴者帶離，避免影響其它客人，避免做出敵意或防預性反映，保持冷靜不要與客人爭吵記住客人永遠是客人。
3、表示諒解：盡量表示了解客人感受表示對客人諒解如「我知道您的感受我以前也遇到過：注意不要講這是酒店的錯，只需要您理解客人呢的問題和投訴。
4、意識到客人的自尊心，盡力維持和增強客人自尊心如「我很抱歉您遇到這樣的麻煩。」這樣可表明你對客人關注，經常提及客人的名字不要嘗試淡化客人投訴的嚴重性，對於客人是嚴重的問題否則它也不會線你您反映。
5、讓客人意識到你對問題重視將注意力注意在問題上，而不是告知是上一班的錯或某部門的錯都於是無補，無論什麼情況下都不能侮辱客人，應對事不對人。
6、做記錄將時間要點記錄在案如，其它人參與解決此問題將會節約時間同時安服客人激動的情緒，更重要的是將客人所說的記錄下來是取得客人信任的途徑，這個步驟有助於解決問題使整個局面受到控制。
7、告訴客人解決辦法，告知客人你能做到的如，可能提供多種選擇，對於你做不到的事就不要做任何承諾，更不要做出超越自己權利範圍的事。
8、定出行動時間，告訴客人何時解決問題而自己必須十分明確不要低估了問題所需時間。
9、監督行動的發展當客人對解決辦法做出選擇後，就開始行動並保證真個行動順利進行如，遇到任何未能遇知的延誤應盡快通知客人。
10、跟催客人和行動的結果即使投訴已由其它人解決也應聯絡客人了解問題的解決是否令客人滿意。寫出報告將整個事件經過採取行動和事件結果寫出。
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