怎樣做好會議記錄工作
會議記錄是辦公室工作的乙個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載,它客觀地反映了會議的內容和程序,是形成會議紀要、演示文稿的重要素材和檢查會議決定事項執**況的依據,具有重要的儲存、利用價值,是重要的文書檔案材料。
一、會前記錄準備
(一)要明確會議的主題及議程,並仔細閱讀會議資料;
(二)要了解參會人員和請假人,避免記錄發言時張冠李戴;
(三)要在開會前提前到達會場,並找準位置。盡可能靠近主持人、發言人或擴音裝置,便於準確清晰地記錄講話內容;
(四)要準備好記錄本、筆、錄音筆、電池和草稿紙等。
二、會間記錄服務
(一)會議記錄的格式:
1、會議標題。嚴格按照會標寫,並寫入目錄,便於查閱;
2、開會時間。寫明具體的年、月、日、時;
3、會議地點。寫明開會具體位址;
4、會議主持人。一般直書姓名,必要時可寫明職務;
5、參會人員。出席會議的全部成員或單位,按順序分類列出;
6、請假人。要寫明缺席人員的姓名和原因;
7、記錄人。便於以後對會議記錄內容負責;
8、會議議程。提前了解會議議程,便於做好會議記錄;
9、會議內容。會議內容是會議記錄的重點;
10、會議結束。
(二)會議記錄的要求
1、會議記錄要準確、真實、清楚、完整。
準確,即要寫明發言人的姓名及發言的內容;
真實,即要盡量記錄原話,不得任意取捨增刪;
清楚,即記錄字型力求清晰易認,不要過於潦草;
完整,即要記下會議的所有動態。包括發言中的插話、領導的點評、臨時中斷休會等等。
2、記錄人員不能輕易離席,以免中斷記錄內容。
3、記錄人員的手機要設在靜音振動狀態,以免**鈴響時打斷會議記錄。
(三)會議記錄的技巧
1、書寫要快。在快的基礎上爭取字跡工整。
2、學會省略。使用簡稱、簡化詞語和統稱;省略較長的成語、俗語,句子的後半部分;省略引文,記下起止句或起止詞即可。
3、使用替代。可用姓代替全名;可用一些數字和符號代替文字;可用漢語拼音代替生詞難字。
4、根據會議的性質和內容,交替使用詳細記錄和摘要記錄。
三、會後整理完善
(一)會議結束後要及時全面檢查整理記錄,結合會議錄音,對其中的錯、漏、別字或字跡不清,語意不完整等處,及時完善。記錄中省略的部分和用符號替代的部分要及時補全。
(二)會議記錄和錄音要由專人妥善保管,不得外傳或遺失。
(三)記錄人員要遵守保密紀律,不能隨意洩漏會議內容。
如何做好會議記錄
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一 記錄適用範圍 大型會議一般都有預先準備好的議程和文字材料,所以一般不做記錄,特殊情況下,可對會議期間一些重要的單項活動進行記錄。中小型會議上的即席發言 匯報情況和研究討論問題等,需要工作人員做文字記錄,以備查考。機關內部黨政領導人經常召開的例行工作會議 如黨委會議 黨組會議 機關領導人辦公會議 ...