做好會議記錄的技巧和注意事項

會議記錄是會議內容和過程的真實憑證。乙份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今後回顧已討論過的事務查閱參考的憑證。記錄必須體現會議的實際程序、會議的主要情況、發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。

要清楚而簡潔地記載會議程序，不要與詳細報告或載錄混淆起來。記錄應做到條理清楚，內容表述要準確真實，不要含糊，更不能有任何內容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取捨增刪。

會議記錄一般使用統一標準的記錄本，應該記錄的內容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次；時間，會議起止的具體時間；會議地點；到會人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；記錄人；會議議題；討論經過；議決事項等。記錄一般採用筆錄方式，或用錄音等會後整理的方式。

從記錄的詳細程度來看，記錄可採用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細記錄，要求做到「有言必錄」，包括發言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。

日常會議通常採用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關的內容進行記錄。這種方法要捨棄一些內容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結合起來運用，即使摘錄，重要發言、議決事項也需要詳錄。

記錄人員的筆記要流暢，易於理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一「快」，書寫運筆要快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。

二「要」，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄乙個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，可以不記論證過程。

就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三「省」，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統稱，省略詞語和句中的附加成分。

四「代」，較為簡便的寫法代替複雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞彙等。

三、會後整理完善

會議紀要內容的**是會議記錄。因此，會後及時整理好會議記錄很重要。由於現場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現場記錄法，有些常用術語，當場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。

整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多餘的「這個」、「那個」等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規範化，當然不能變動原意。對於不清楚不明白空缺的內容，要及時請教發言人進行完善，或者對照錄音進行補充完整。

整理好的會議記錄，一般都應存檔。有些會議記錄對會後的工作至關重要，對於這類會議應該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯絡位址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀要和其它有關資料也應視情況一併存檔。將會議資料歸檔，不僅便於查詢，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。

四、傾聽的注意事項

傾聽是記錄人員從會議上吸收資訊的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務。當會議的忠實聽眾，應該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。

1．耳到心到。要做到「耳到」，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調整好自己的心態，全身心投入聆聽。傾聽應該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發言，領會講話內容，思考發言的內涵，要聽出弦外之音。

2．聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發言，是對發言者的尊重，也是會議的基本紀律。

會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。

3．苦練坐功。學會傾聽，要學會端坐，正所謂「坐有坐相」。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。

同時還要坐得住，不能輕易離席，進出會場，這樣會中斷記錄內容。不要抽菸，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。

4．排除干擾。記錄人員的手機一般不要關閉，可將通訊裝置設在靜音振動狀態，以備撥打接聽與會議有關**，無關**一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。