如何做好會議記錄

2022-11-08 06:12:03 字數 1381 閱讀 5814

如何做好會議記錄會議記錄是一種實用文體,是由負責記錄的人員對會議進**況及會上發言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。會議記錄是會議的重要組成部分,如果沒有會議記錄的會議,在會後很多議題和措施很難得到實際和有效的貫徹執行,如果沒有會議記錄,很可能在會後問題的處理和解決過程中存在推諉的現象。

下面就談談怎樣才能做好會議記錄。一.會議記錄的要求。會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。

記錄人員應當有高度的責任心以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意,重要的意思應記原話,不得任意取捨增刪。會議的主要情況,發言的主要內容和意見,必須記錄完整,不要遺漏。記錄字型力求清晰易認,不要過於潦草,不要使用自造的簡稱或文字二.會議記錄的方法。

1、記錄會議的組織情況,應寫明:a.會議的名稱;b.開會的時會的地點;d.出缺席和列席人員;e.主持人的姓名;f.記錄人的姓名g.備註;有些會議還要寫清楚會議的起止時間。2、記錄會議的內容,這是會議記錄的重要組成部分。

a.要寫明發言人的姓名,發言的內容,包括討論的內容,提出的建議,通過的決議等。必要時,還要記下表決情況(如全體通過或多少人同意,多少人異議,多少人棄權)b.

記錄還要記下會議的有關動態。如發言中的插話、笑聲、掌聲,臨時中斷以及會場重要情況等等。c.

會議結束,記錄完了,就要另起一行寫「會議結束」。重要的會議記錄,要有主持人和記錄人在正文結尾右下方簽字。d.

會議的記錄在方法上有詳細記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄,採用哪一種,要根據會議的性質和內容來定。3、如果人員參與多、發言多、議題多,最主要的就是採用速記。

把每一位發言的人所講的中心意思概括出來,不一定要一字一句的寫出來。重點放在所討論的問題上,把問題的核心點出來。如:

會議待解決的問題,提出的觀點,問題各個小點解決的方案,問題討論到最後的結果。4、採用錄音方式然後再整理會議記錄。用***錄音,或者是錄音筆等其他錄音器材錄音,此種方式採用在重要會議才使用,如重要客戶會議,商業談判等。

不過此種記錄方式如果客人或對方知道的話,可能會對會議產生一些負面影響,如有的人不願意發言或怕說錯話等,當然在客戶事先申明不能錄音的前提下,這種方式就不可以採用。另外事後整理錄音記錄也需要大量的時間,因為需要重新聽和提煉會議內容,建議此種方式不要經常採用。(注意:

在同國外客人開會的時候,如果你要錄音,最好徵得其同意後才能進行,千萬不要隨意放個錄音機在會議場所,因為在國外客人看來,不是他認為不方便,而是在他們的文化背景下,錄音含有「人權」的基本概念,不過有的客人事先會主動申明不能錄音,也許他們認為牽涉到商業秘密等。如果要照相也必須事先徵得客人的同意後才能進行,否則訂單泡湯或談判無果的可能性非常大,因為客人認為可能涉及到其「隱私」問題等內容。)5、要對會議各項責任人和會後實施的有效性進行跟蹤和評估。

會議上的議題需要在會議記錄中詳細而嚴明的提出,最好作為標題,要表明責任人實施時間,完成時間和評估人等後續跟進工作,讓會議的有效性得到實施,並用會議記錄加以確認和證實。

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