檔案編號： yf/rn-fn-05
編制： 財務部
審核： 謝永明
批准： 李競成
發布日期： 二○一二年四月二十八日
第一章總則
第一條為加強公司**鏈業務單據收集，規範**鏈業務單據的收集、整理、歸檔等，特制定**鏈業務單據收集管理辦法。
第二條本辦法適用於公司**鏈業務單據的收集管理。
第三條**鏈業務單據包括存貨入庫、領用、出庫、調撥等各類單據，既包括k3定製單據，也包括各類原始單據。
第四條**鏈業務單據收集目標：
1.保證所有的k3系統業務單據都有原始單據支援，並可複核驗證。
2.保證成本核算有關財務會計憑證都有原始單據支援，滿足財務審計、稅務檢查需要。
3.通過檢查原始單據，達到梳理業務流程，堵塞管理漏洞，加強內部控制，提高存貨管理水平和成本核算的真實性、準確性。
第二章收集方案
第五條各類業務單據的收集按以下要求執行：
（一）外購入庫單。外購入庫是物料進入公司的第一環節，應嚴格清點、檢驗。將目前k3的採購檢驗申請單由二聯（錄單員、檢驗員）增至三聯，增加一聯財務聯，由錄單員將財務聯附於外購入庫單後上交。
免檢物料的外購入庫單應附送貨單。
手工錄入的外購入庫單（一般為**商直發客戶）應列印一式三聯，由採購員簽字，並附送貨單傳真件，製造部、採購部、財務部各存一聯。
（二）領料單。由生產計畫系統安排的投料，應由倉庫管理員和機加/裝配當班班長簽字。其他領料應由領料部門經理和製造部經理共同簽字。
（三）低值易耗品領料單。由領用人及其部門經理在列印的k3領料單上簽字，或者將領用人及其部門領導手寫的領料單附於列印的k3領料單後。
（四）委外加工出庫單。因目前公司委外加工出庫一般根據實際情況隨車安排，未採用生產計畫管理，委外加工出庫單應由倉庫管理員和採購員共同簽字負責。
（五）委外加工入庫單。應附採購檢驗申請單。
（六）產品入庫單。應附（半）成品檢驗合格證。
（七）報廢通知單。將報廢通知單由目前的三聯（檢驗員一聯、錄單員一聯、統計員一聯）增至四聯，其中一聯隨k3廢品處理單據交財務部。錄單員負責將報廢通知單所製k3單據編號填寫在報廢通知單空白處，以方便審核。
（八）調撥單。調撥單應由倉庫管理員簽字，其中調撥至客戶倉的調撥單還應附發貨通知單。
（九）其他出入庫單據。
1.批次轉換。由錄單員自行簽字。
2.庫存調整。由倉庫管理員簽字。
3.贈品入庫。由倉庫管理員簽字，並附檢驗合格證。
4.售後服務。應附服務件申領單。
5.研發領料。由製造部經理和領料部門經理共同簽字。
6.元豐工廢。應附報廢通知單。
7.外協工廢。應附報廢通知單。
第三章整理歸檔
第六條單據的收集整理。製造部錄單員負責單據的收集整理，分門別類按照單號由小到大順序編排。對應附原始單據的k3列印單據，應使用膠水將兩張單據左上角粘在一起。
單據上交時間為當月13日、23日和次月3日，遇節假日順延。
第七條單據的審核、裝訂、歸檔。財務部成本會計負責**鏈業務單據的審核、裝訂、歸檔。審核、裝訂、歸檔按照以下原則執行：
（一）審核。裝訂前首先進行單據審核，確保各類單據無遺漏、各項簽字手續完備、k3系統錄入單據與原始單據資料一致、廢品處理業務清晰無誤等。
（二）裝訂。單據的歸類裝訂應以會計憑證附件的形式進行，保證由單據到憑證邏輯清晰，憑證對單據有控制力，單據和憑證組合成完整的會計檔案。
（三）歸檔。如無特殊事項，財務部於每月25日前，將上月單據裝訂歸檔。歸檔及儲存標準按會計檔案管理規定執行。
第四章業務保障
第八條各部門職責。涉及部門應按本方案規定及時上交各類原始單據和履行簽字手續，對不按規定上交原始單據或者不按規定辦理簽字手續的，製造部錄單員有權拒絕辦理相應業務。
第五章附則
第九條本規定自發布之日起實施，財務部具有最終解釋權。
第十條財務部應根據實際情況，持續優化並調整本規定。
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