專案管理中的專案組織結構

2022-05-09 15:31:43 字數 3796 閱讀 1207

一、專案組織基本理論

專案組織是保證工程專案正常實施的組織保證體系,就專案這種一次性任務而言,專案組織建設包括從組織設計、組織執行、組織更新到組織終結這樣乙個生命週期。專案管理要在有限的時間、空間和預算範圍內將大量物資、裝置和人力組織在一起,按計畫實施專案目標,必須建立合理的專案組織。

1、 專案組織特徵

(1) 組織目標單一,工作內容龐雜

(2) 專案組織是乙個臨時性機構

(3) 專案組織應精幹高效

(4) 專案經理是專案組織的關鍵

2、 專案組織設定原則

(1) 有效幅度管理原則

(2) 權責對等原則

(3) 才職相稱原則

(4) 命令統一原則

(5) 效果與效率原則

(6) 適時重組原則

3、 專案組織機構的型別

(1) 工程指揮部型:從2023年以來,我國大型工程專案主要採取這種形式,目前仍然被廣泛採用。優點是對專案實施過程中所出現的相互間協作配合問題的解決具有決策快、效率高的特點;缺點是該形式是行政管理的方式,許多方面不能符合市場經濟的規律。

現代專案管理中所採用的工程指揮部型專案組織,無論是形式上還是內容上都比早期的工程指揮部型有了很大的改進。

(2) 職能組織型:該結構呈金字塔形,高層管理者位於金字塔的頂部,中層和底層管理者則沿著塔身向下分布。公司的經營活動按照設計、生產、營銷和財務等職能劃分成部門;乙個專案可以作為公司中某個職能部門的一部分,這個部門應該是對專案的實施最有幫助或最有可能使專案成功的部門,例如開發乙個新產品專案可以被安排在技術部門的下面,直接由技術部門經理負責。

(3) 專案組織型:在這種組織形式中,每個專案就如同乙個微型公司那樣運作,專案組的成員來自不同的部門,完成每個專案所需的資源完全分配給這個專案,專門為該專案服務。

(4) 矩陣組織型:現代大型專案中應用最廣泛的新型組織形式,它是職能組織型和專案組織型的結合,將職能組織型的縱向優勢和專案組織型的橫向優勢有效結合起來。乙個矩陣組織型由垂直的職能部門和水平的不同專案組結合而成乙個矩陣,把集權和分權結合起來,從而加強了各職能部門同各專案之間的協作關係。

4、 專案組織結構的變化系列

(1) 專案組織結構的變化系列

職能組織型、專案組織型和矩陣組織型可以表示為乙個變化系列,基於工作人員在自己部門的工作時間和在專案組中的工作時間之比,列出上圖所示組織結構變化系列圖。

(2) 常用專案組織特點

5、 影響專案組織選型的因素

6、 專案組的組建

(1) 專案組的組成成員

1) 專案經理:包括業主專案經理、設計單位專案經理和實施單位專案經理。

2) 專案工程師:主管產品的設計開發,負責產品的功能分析、規格說明、圖紙、費用估算、質量、工程變更及技術文件。

3) 製造工程師:為專案工程師的設計成果組織有效的生產過程,包括設計和安裝相應的生產裝置、安排生產進度以及其他的生產活動。

4) 現場經理:負責在產品交付使用者使用時的現場支援、包括安裝除錯等。

5) 合同管理員:負責專案的所有正式書面檔案,對使用者變更、提問、投訴、法律方面、成本及其他授權給專案的關於合同方面的事務保持跟蹤。

6) 專案管理員;負責記錄專案的日常收支情況,包括成本變化、勞務費用、日常用品及裝置狀況等;還要定期做一些報表,並與專案經理和公司領導保持密切聯絡。

7) 支援服務經理:負責產品的服務支援,與分包商的聯絡、資訊處理等。

下圖是通常使用中的乙個典型組織結構圖:

(1) 建立專案組溝通計畫:通常可以採用會議、書面情況報告、電子郵件或其聯合形式來加強專案組成員間的資訊溝通和相互交流。

(2) 專案啟動會議:目的是召集專案有關人員開會,介紹專案目標、實施策略及計畫安排,宣布有關專案管理中的有關規程;出席人員包括專案發起人、客戶代表、公司主觀領導、有關職能部門經理和全體專案組成員,該會議的結束標誌著專案正式啟動。

二、erp專案實施中的專案組織例項

在具體為某航空企業實施erp的過程中,設計方和實施方都由我們承擔,所以上述的設計、實施專案組可以融為乙個組,但承擔著兩個組的責任;本案例採用專案型組織結構。

1、設計方/實施方專案組主要成員及職能描述

(1)專案經理

n 與企業使用者討論並確定最終專案範圍和實施方法

n 負責制訂具體的專案計畫,包括培訓計畫

n 把握專案各方面的程序

n 指導業務流程重組和專案變更

n 檢查及調控專案實施範圍

n 向公司匯報專案狀況,提出建議及改進措施

n 負責專案階段質量

n 其它專案經理所應該負責的專案管理工作

(2)技術工程師

n 對專案實施按專案實施計畫提供技術支援

n 協助專案經理定義專案的範圍及目標

n 參與討論、制定專案計畫

n 按專案實施計畫提供系統技術培訓

n 制訂指導系統管理策略和方案

n 制訂資料管理策略和方案

n 進行客戶化開發的設計、開發和測試

n 負責系統安裝、提供裝置選型引數

n 對系統整體效能提出意見

n 根據以往的實施經驗提供設計及整合方面的建議

n 完成資料轉換和系統切換工作,保證系統啟動執行

n 負責單元、系統及整體性測試

n 負責彙編使用者手冊並對終端使用者進行培訓和指導

n 負責其它必要的技術工作

(3)實施工程師

n 對專案實施按專案實施計畫提供實施支援

n 協助專案經理定義專案的範圍及目標

n 參與討論、制定專案計畫

n 按專案實施計畫提供系統功能培訓

n 制訂指導系統詳細實施計畫和進度方案

n 制訂資料轉換格式和方案

n 進行系統的客戶化

n 協助技術人員進行系統安裝及技術維護

n 對系統整體效能提出意見

n 根據以往的實施經驗提供實施風險及防範方面的建議

n 完成系統階段實施目標,保證系統按期順利執行

n 協助技術人員進行單元、系統及整體效能測試

n 協助專案經理進行階段驗收和系統驗收

n 其它必要的實施工作

(4)客戶代表

n 負責與企業使用者方面的關係協調和溝通

n 負責資料收集和資訊傳遞

n 根據專案的需要,負責其它必要的專案工作

2、企業方的專案組主要成員及職能描述

(1)專案負責人

n 負責與設計方方面聯絡,保證專案按進度順利實施

n 參與專案計畫,輔助管理專案範圍,排程資源,監控進度

n 提供系統上線後的有關業務支援方法的培訓並負責未來的業務支援

n 其它專案負責人所應該負責的專案管理工作

(2)專案一般成員

n 進行業務流程及功能需求的整理和詳細設計

n 制訂必要的資料安全管理制度

n 制訂必要的系統內部實施管理制度

n 進行資料的收集、整理和準備,為設計方提供必要的資料轉換支援

n 參與專案詳細實施計畫、階段計畫、培訓計畫的制訂

n 負責最終操作使用者的培訓和使用指導

n 參與相關系統的單元及整合測試

n 接受諮詢顧問的知識轉移

n 為企業使用者提供實施後的技術及相關支援

n 提供安裝及維護所需的硬體和通訊網路

n 協助安裝及除錯設計方的軟體系統

n 提供系統的技術、執行環境以支援系統培訓、實施、維護等工作的正常執行

n 根據專案的需要,在專案負責人的統一調配下,進行其它必要的實施工作。

三、結論

專案的組織結構是實施專案管理的乙個基本手段,也是開展專案管理工作的基礎。針對具體的專案情況和實施要求選擇合適的組織結構至關重要,本文僅僅對此作了一些初步的**,隨著當前專案管理形式的發展,專案組織結構理論可能會更趨豐富,新的適合專案管理需求的結構形式必將出現,這也是大家的期待。

(劉易勇)

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