檔案、制度管理規定
1目的為了規範安全生產方面檔案的管理，確保公司各場所使用的檔案為有效版本，防止使用失效或作廢檔案。
2適用範圍
適用於公司有關的安全生產檔案的控制與管理。
3職責3.1總經理：批准公司各類檔案和管理制度、規定。
3.2辦公室、是檔案管理的主管部門，負責檔案的控制管理。
3.3職能部門：負責本部門與安全生產管理有關的檔案控制管理。
3.4基層單位：負責本單位與安全生產管理有關的作業檔案控制管理。
4程式4.1 安全生產檔案的控制範圍
公司建立和保持如下檔案、資料：
1）適用的法律、法規、規範、標準及其他方面的要求；
2）安全生產管理制度和管理規定；
3）重要安全生產管理活動的工作檔案；
4）各種安全生產專題會議紀要；
5）各種檢查監督活動形成的檢查報告、監測報告、整改通知等；
6）安全生產責任制；
7）風險評價報告、調查評估報告、調研立項報告；
8）應急預案和應急處理方案；
9）事故的調查處理報告；
10）各類作業許可證；
11）各類安全技術操作規程；
12）化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；
4.2檔案的分類
按照檔案的**，檔案分為內部制訂的檔案和外來檔案；按檔案的發布部門，我公司的檔案可分為公司和部門兩級檔案。無論內部制訂的檔案還是外來檔案，使用前均應對檔案的有效性和適用性進行評審，對檔案的發放實施控制，確保在用檔案的有效性。
4.3檔案的編寫、審核、批准、、保管
4.3.1安全生產管理檔案由安環部組織編寫，有關部門會簽，分管領導批准發布。
4.3．2各部門內部自己編制的各類安全生產管理檔案，要與公司安全生產管理檔案保持協調一致,並經有部門負責人批准執行。公司安全生產管理檔案已具體規定的內容，可直接採用或引用。
4.3.4檔案均應註明發布和實施日期。
4.4檔案的發放
4.4.1受控檔案由檔案編制部門統一編號後，發至各使用部門，再由使用部門發給使用人。
兩級發放均應填寫《檔案發放記錄》，內容包括：名稱、編號、領用人、發放日期、分發號等。網上公布的檔案，由發文單位儲存編、審、批手續及發放記錄，在公司區域網廠務公開欄中公布，並保持網上檔案的完整性和版本有效性，同時公布收文單位及其分發號；收文單位按要求列印相應份數，加蓋分發號，並在發放記錄上簽字。
4.4.2非受控檔案是為投標、顧客非現場使用及其他目的而發放的檔案，不作更改控制。只做登記。
4.4.3受控檔案不准隨意轉借和影印。如確需增加，由檔案原發放部門用原檔案影印，並按本程式4.4.1辦理手續。
4.4.4檔案因破損影響使用時，檔案持有人應到原發放部門辦理更換手續，由原發放部門按原分發號補發新檔案，收回破損檔案並予銷毀。
4.4.5若檔案丟失，檔案持有人要向本部門負責人做出說明，並向原發放部門提交作廢報告說明原因，經批准後檔案持有人按本程式4.4.1要求領用新檔案，原分發號作廢。
4.4.5新檔案發放時，檔案發放部門應明確被替代的作廢檔案，並從所有發放和使用場所及時撤出失效和作廢的檔案並做好記錄，防止誤用。
4.4.6具有明確時效性的檔案，如檢修計畫、月度計畫、內部審核計畫、通知等，超出時效期的自動作廢。
4.5檔案的評審
4.5.1評審是對現行檔案的充分性、適宜性、有效性進行評價。
4.5.2具有明顯有效期限的檔案（如年度作業計畫）不進行定期評審；無有效期限要求的檔案，根據其特點，由編制部門定期組織評審，每三年至少評審一次，各類作業規程，至少每三年評審一次，若作業條件發生重大變化，立即進行評審和修訂。
4.5 3評審的結論包括確認、更改、作廢三種，根據審批許可權由授權人審批後採取相應措施。
4.5.4評審情況填入《檔案評審記錄》，由編制部門保留。
4.5.5檔案實施過程中，編制部門和使用部門可隨時對檔案的充分性、適宜性、有效性進行評價，必要時按程式更改或作廢。
4.6檔案的更改
4.6.1受控檔案不允許亂塗、亂劃、隨意更改，應保持檔案的整潔和清晰。
4.6.2檔案更改須由更改建議部門填寫《檔案修改審批單》，報該檔案原審批部門審批。並說明更改的原因和內容，對重要的更改應出具充分的證據。
4.6.3檔案的更改審批，按程式由原審批部門審批，如變換審批部門，該部門應得到審批所需依據的有關背景資料，並取得審批權。
4.6.4檔案屬個別、少量內容更改，由檔案編制部門按原檔案發放範圍發出《檔案更改通知單》，由使用部門按通知單要求進行劃改。
4.6.5檔案更改內容較多時，可採用換頁的方式更改，檔案編制部門發放新印刷的版頁，由檔案持有人更換舊頁，舊頁由檔案編制部門收回集中銷毀。
4.6.6檔案的更改應注意相關檔案的同步更改。
4.6.7檔案持有人在更改檔案或換頁時，應在修改頁中註明修訂狀態。
4.7檔案的標識
有效檔案的標識內容主要包括編號、版本號、更改狀態、分發號、確認情況（經評審繼續有效時標識）等，根據需要對檔案進行標識。有明顯有效期限的檔案只標識編號和分發號。
4.8檔案的換版與作廢
4.8.1內部檔案經過多次更改或檔案需進行大幅度修改時應進行換版，檔案換版按原程式進行審批，原版次檔案作廢，換發新版本。
4.8.2作廢的檔案由發文部門按《檔案發放記錄》收回，並在《作廢檔案記錄》中註明。
4.8.2.1由於法律或積累資料等原因需保留的檔案，在《作廢檔案記錄》中註明分發號及存放地點。
4.8.2.2作廢檔案作銷毀時，由檔案的發文部門統一銷毀，並在《作廢檔案記錄》中註明。
4.9檔案的管理
4.9.1檔案管理和使用部門，均應確定專人負責檔案的管理，整理，歸檔，便於儲存和查閱。
4.9.2有公司歸檔要求的檔案（如手冊、程式檔案、標準、行政公文等）由資訊中心統一歸檔。
4.9.3檔案正本（包括檔案的審批手續）需進行登記，並妥善保管。
a 公司行政檔案由公司辦公室負責保管；
b 其他與安全生產管理體系有關的檔案由檔案的歸口管理部門負責保管；
4.9.4借閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》。借閱者應在規定日期歸還檔案，到期不還的由資料管理員收回。公司外部人員借閱需經歸口管理部門負責人批准。
4.9.5檔案使用場所及持有人應使用現行有效檔案。
4.9.6檔案持有人應妥善保管受控檔案，未經批准不得外借、影印，調離工作崗位時要交回發放部門。
4.10外來檔案的控制
4.10.1各專業職能部門負責所管轄的外來檔案的收集，評價其適用性，確認是否為有效版本，並控制其分發，定期更換過期檔案。
4.10.2外來行政公文須經分管公司領導批准後方可使用。
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一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
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