第一節科技檔案
一、科技檔案的定義
《科學技術檔案案卷構成的一般要求》規定：科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有儲存價值的應當歸檔儲存的科技檔案材料。
二、科技檔案的特點
1、專業性
2、多樣性
3、成套性
三、科技檔案與科技資料的區別
1、反映物件不同
（1）科技檔案：本單位科技活動的直接記錄
（2）科技資料：外單位科技活動的記錄
2、**不同
（1）科技檔案：是由本單位的技術部門形成的原始記錄
（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的
3、作用不同
（1）科技檔案：依據與憑證作用
（2）科技資料：參考與借鑑作用
第二節科技檔案的收集歸檔
一、收集方法
一列入、一同步、一參加、一把關
1、一列入：明確基建、裝置、科研等業務管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責範圍，並責任到人。
2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產、科研、裝置管理活動同步進行。
（1）事前介入。在與有關單位簽訂協議合同時（如勘察、設計、施工、監理等單位），應對科技檔案的套數、費用、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據。
（2）事中監督。本單位要負責組織、監督和檢查有關單位（如勘察、設計、施工、監理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。
3、一參加：檔案人員參加基建專案竣工驗收會和裝置開箱，覆行簽字手續，並對現場形成的檔案材料和裝置開箱後的隨機材料進行現場收集。
4、一把關：把好外出人員帶回材料的收集關
圍繞基建專案、裝置選購等活動外出開會、學習培訓帶回的各種檔案要及時向本單位檔案室移交。並由檔案部門簽字後，才能報銷差旅等有關費用（此項規定可納入本單位的規章制度，以把好檔案材料的收集關）。
二、歸檔範圍
三、歸檔要求
1、歸檔的檔案材料應為原件。
2、歸檔的檔案材料內容必須齊全、完整、準確、系統。
3、檔案材料應採用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須影印。
4、檔案材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
5、圖紙應摺疊或a4（297×210mm）幅面，所有竣工圖均應在圖示欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖示欄露在外面，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。
6、組卷所用的各種目錄、**、封面（底）、捲盒一律採用檔案行政部門監製的產品。
四、歸檔時間
（一）基建檔案
1、工程前期檔案（依據性、基礎性檔案）：工作完成後，一次性歸檔。
2、施工、監理、竣工檔案：
（1）規模小：竣工驗收後三個月內一次性立即歸檔。
（2）規模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收後歸檔。
（二）裝置、儀器：大型裝置應在裝置、儀器安裝、除錯成功，交付使用時歸檔，小型裝置儀器開箱驗收時即可歸檔。
（三）科研課題
1、一般情況下：在研究結束並完成成果鑑定後歸檔。
2、研究周期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。
（四）產品、工藝：應在產品定型驗收、正式投產時歸檔，也可視週期長短分階段歸檔。
五、歸檔份數
1、基建檔案一般不少於2套，一套（原件）由建設單位保管，一套（原件）移交當地城建檔案館。
2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的檔案材料可根據實際情況增加歸檔份數。
六、歸檔手續
檔案交接時，應編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章後方可交接。
第三節科技檔案的整理
整理程式
1、分類→2、組卷→3、卷內檔案排列→4、擬寫案卷標題→5、複查定卷→6、編頁號→7、填寫卷內檔案目錄→8、填寫卷內備考表→9、填寫案卷封面→10、案卷裝訂→11、案卷排列與核號編制→12、填寫捲盒、裝盒排架→13、編制檢索工具
一、科技檔案的分類
（一）基建檔案分類
1、「使用性質——單項工程」分類法（見例1）
2、「專業——使用性質——單項工程」分類法（見例2）
3、「使用性質」分類法（見例3、例4、例5）
4、不分類直接組卷（見例6）
例1（1）：
使用性質————單項工程分類法
例1（2）：
「使用性質——單項工程」分類法
例2：專業——使用性質——單項工程分類
例3例4
例5例6：
5、綜合類的設定
（二）裝置檔案分類
1、「使用性質——型號」分類法（見例1）
2、「工序——型號」分類法（見例2）
3、「車間——使用性質」分類法（見例3）
4、「使用性質」分類法（見例4）
5、不分類直接組卷（見例5）
例1：（採礦企業）
「專業——使用性質——型號」分類法
例2：（毛紡企業）
「工序——型號」分類法
例3：（酒精廠）
「車間——使用性質」分類法
例4：（醫院、學校）
「使用性質」分類法
例5：不分類直接組卷
（三）科研檔案分類法
1、「性質——課題」分類法（見例1）
2、「專業——課題」分類法（見例2）
例1：例2：
（四）產品檔案分類法
1、「系列——型號」分類法（例1）
2、「品種——問題」分類法（例2）
例1：例1：
二、組卷
（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯絡的檔案，以捲、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達乙個相對獨立的概念，以便於保管、保密和利用。
（二）組卷的要求
1、一捲就是一組有密切聯絡的檔案，而不是雜亂無章地隨意堆積。
2、每一捲都表達乙個相對獨立的概念，不要乙個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內容都是全異的關係。
3、捲厚適度。一般不超過40mm。
4、案卷內不應有重份檔案。
5、價值（保管期限）大體相同。
（1）基建檔案：依據性檔案（前期立項及審批檔案）、基礎性檔案、土地證紅線圖、竣工材料及涉外檔案等作永久儲存外，其餘檔案可劃分為長期或短期，原則不短於建築物的使用壽命。參見p22頁。
（2）裝置檔案：一般為長期或定期。要根據裝置儀器的使用壽命來定。
（3）科研檔案：要視其重要程式和價值大小來定期限。
（4）產品檔案：一般定期，若反映出了該企業的發展史，則可永久存放。
（三）組卷方法
1、基建檔案：以單項工程即某一建築物為單位組卷
（1）大中型建設專案
a、文字**類：按問題（專業）組卷。如：立項審批、徵地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質檢、隱蔽工程記錄等。
b、竣工圖類：按專業組卷。即建築、結構、水、電、氣、暖等專業。
（2）小型建設專案
a、按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。
b、直接按單項工程組卷：即1個工程（建築物）1卷，文字材料在前，圖紙在後。
2、裝置檔案
（1）大型裝置按結構組卷：即按裝置的元件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。
（2）普通裝置儀器按單台組卷：即1臺1卷。
（3）小型裝置儀器可酌情合併組卷：即2—3台組1卷。
3、科研檔案
（1）科研成果檔案
a、大型：按課題的階段問題組卷：準備階段、研究實驗階段、總結鑑定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段。
b、小型：按單獨課題專案直接組卷。
（2）科研**：按年度或部門組卷，即1個年度的**組1卷或1年中1個部門的**組1卷。
4、產品檔案
（1）大型產品：按結構組卷，即元件、部件、零件或按立項、設計、試製、生產、銷售、創優等工作程式。
（2）小型產品：按系列或單個產品組卷，即1個系列產品或1個產品組1卷。
三、卷內檔案排列：
（一）概念：卷內檔案排列，就是按照檔案的形成規律和必然聯絡，系統的、有規則的進行排放，固定每份檔案在卷內的恰當位置。
（二）方法：
1、按階段排列——適合隻組1個卷的情況。
（1）基建檔案：按前期檔案、工程設計（初設、擴初設計、技設、施工圖設計）、工程施工、監理、竣工驗收的順序排列。（竣工圖按建築、結構、水、電、氣、暖專業順序以及竣工圖紙圖號排列）
（2）裝置檔案：按依據性檔案、開箱驗收、隨機檔案圖紙、安裝測試、執行維修的順序排列。
（3）科研檔案：按準備階段、研究實驗階段、總結鑑定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段順序排列。
（4）產品檔案：按立項、研究設計、試製、生產、銷售、創優等工作程式排列。
2、卷內即有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在後。
3、卷內純屬文字材料時，可參考文書檔案排列：
（1）整體上按時間（工作程式進度）。
（2）正文在前、底稿在後。
（3）正文在前、附件在後。
（4）批覆在前、請示在後。
（5）原件在前、影印件在後。
4、裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列。
四、擬寫案卷標題
（一）基建檔案標題擬寫方法：
1、文字材料類：前期檔案
「三段式」：責任者關於問題的名稱
例：鄭州市**關於市電業局110千伏碧沙變電站徵地的
責任者問題
批覆、會議紀要
名稱2、**、圖紙材料類：
（1）專案名稱+專業（子項或分部）+**、圖紙名稱
（2）專案名稱+**、圖紙名稱
例1：教學樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質量評定表
專案名稱子項分部**名稱
例2：教學樓 （電氣） 竣工圖
專案名稱專業圖紙名稱
例3：教學樓隱蔽工程記錄
專案名稱**名稱
（二）裝置檔案標題擬寫方法：
型號+裝置儀器名稱+檔名稱
例：xx型 b超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單
型號名稱檔名稱
（三）科研檔案標題擬寫方法（略）
（四）產品檔案標題擬寫方法（略）
五、複查定卷
複查定卷就是對所組成的案卷，進行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質量。複查內容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內檔案是否齊全完整（3）卷內檔案排列是否系統科學（4）案卷題名是否恰當。
六、編制卷內檔案頁號
1、編號範圍：
（1）除空白頁（卷內檔案目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。
（2）印刷成冊已有頁號的檔案自成一捲時也可不重新編號。
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