股份公司科技檔案管理規定

3.2.1.3 基建檔案：每項基建工程驗收鑑定後，由工程部門負責，及時將圖紙，技術檔案(竣工圖)系統整理，裝訂成冊後，向檔案室移交歸檔。

3.2.1.

4 裝置儀器檔案：為方便提供利用，實行集中管理分級保管，設立裝置檔案分室。凡屬精、大、稀、引進裝置和貴重儀器儀表檔案應向檔案室移交，以後在使用、修理中形成的管理資料，每年末一次向檔案室歸檔。

其餘一般性的裝置、儀器檔案，由裝置部門保管，並報送檔案室乙份總台帳(每年核對一次)。

3.2.1.5 科技檔案：凡是科技課題結束(或告一段落)所形成的科技材料，必須按歸檔範圍系統整理成冊，並經專案或技術部門負責人簽字後向檔案室移交歸檔。

3.2.2 歸檔時必須按專案、專題，填寫移交情單(一式二份)。

檔案主要按清單逐一清點無誤，同時檢查圖紙幅面，質量符合標準和文字書寫規範工整，方可予以接收，並由交接雙方在移交清單上簽字，各執乙份備查。

3.2.3 每個新產品鑑定，每項重要的科研成果鑑定和基建工程驗收時，都應有檔案室人員參加，對應歸檔的圖紙、技術檔案進行檢查驗收，資料不完整的，不能算最後完成任務。

4.1 科技檔案歸檔應按照各專業特點和技術檔案材料的形成規律。進行編目、組卷、分類、編號、登帳及入庫保管。

4.2 科技檔案分類有產品類4、科研類5、基建類6、裝置類7，引進技術資料。

4.3 歸檔後的底圖應平面保管，幅面大的卷放。蘭圖檔案應裝訂成冊，依次排放、整齊劃一。

4.4 為提高檔案的紙質強度和質量，應對科技檔案進行必要的維護、加固和修復工作，包括托裱、貼補和去斑汙等。

4.5 檔案室底圖因久用破損不清或修改較多影響複製蘭圖質量的，由檔案室向技術部門提出複製底圖的清單，經批准後列入技術準備計畫，交原出圖部門重新複製，並對複製件的正確性負責。對使用較頻繁的底圖，檔案室應複製二底圖供曬圖用。

4.6 及時做好收進移出的記載和更改登記，並定期進行清點、檢查，做到帳、物相符，保證檔案的完整與安全。

5.1 底圖除更改、整圖、曬印或複製需要外，原則上不出借。公司員工若因特殊需要借用個別底圖，成借用部件及成套產品底圖，需經圖紙管理部門負責人批准。

底圖借出後若有修改，應將修改情況說明，並補出修改通知單。

5.2 凡公司員工因工作需要可借閱、利用與本專業有關的科技留檔(包括產品、科研、基建、裝置儀器、引進技術、標準化等檔案)，但只能在閱覽室進行，不予外借。若因特殊情況需借出案卷，必須經檔案部門負責人同意。

一般期限為一周，不得轉借或私自拿出公司，防止遺失。

5.3 凡外單位查閱科技留檔，需持單位介紹信，並註明查閱內容、利用目的，經檔案部門負責人批准。底圖對外—律不借。

5.4 借閱人員應切實負責所借圖紙和案卷的安全。不得損壞、塗改、圈劃圖紙資料和拆卸案卷。

5.5 借閱檔案和歸還時，必須嚴格履行登記手續，當面交點清楚，並在登記簿和借閱卡上簽收、登出。

5.6 員工因工作調離本公司時，必須將所借圖紙和技術檔案全部歸還，由檔案室鑑證後，人事部門方予辦理離廠手續。

5.7 科技檔案利用後，若取得明顯經濟效益時，利用人員應協助檔案室做好效益統計工作。