文件管理制度
一、目的
為規範公司文件的歸檔、變更、借閱等系列工作，加強文件資料的有序管理，保證文件資料的完整、杜絕資料流失，理順工作程式、明確工作職責，特制定本制度。
二、文件資料範圍：
凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
三、管理機構及職責
1.公司行政部-檔案室管理員負責公司所有文件資料的統一收集管理，各中心指定資料管理員負責本中心的文件資料管理及歸檔移交工作；
2.檔案室管理員要嚴格執行公司文件管理規定，做好文件保管及使用工作，充分發揮文件資料的作用；
3.檔案室管理員有責任對各中心/部門文件管理員進行指導和監督，要求每半年度進行一次定期文件的歸檔移交工作；
四、文件的收集與歸檔：
1.凡屬歸檔範圍的檔案資料，均須移交由公司集中統一管理；
2.歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留不能歸檔的，可移交影印件歸檔；
3.經營管理類：（一級檔案）如公司級紅標頭檔案、任命檔案、專向合同檔案，（二級檔案）如各中心級發布的檔案，均須移交文件室歸檔；
4.圖紙相關檔案：如工藝圖、安裝圖等（含設計院提供的圖紙）均由技術中心指定資料管理員定期向行政部檔案室移交歸檔；加工圖紙在使用完畢後由工藝部指定資料管理員移交至檔案室歸檔；竣工圖及其他竣工資料、驗收資料等由工程管理中心指定資料管理員，負責整理資料並向行政部檔案室辦理移交歸檔；
關於技術方面的電子文件資料，須與紙質文件保持一致，且一併存入檔案室歸檔；
技術交流方面的外出學習、參觀、考察和參加各種會議人員，收集、獲得屬於歸檔範圍的檔案資料，要及時向檔案室歸檔；
5.專案報批手續等資料由專案辦指定人員負責資料移交至檔案室歸檔；
6.屬於人事方面的資料、僱傭關係合同，如勞動合同、勞務協議、實習協議、保密協議、競業限制協議等，由人力資源部存檔；
7.業務活動中涉及金融財稅方面的資料，如銷售合同、採購合同、工程施工合同、特許經營權、合作合同、及公司對外簽訂的經濟合同等，交財務部歸檔；
8.公司業務活動中收到的檔案、函件等，承辦後均要及時移交檔案室歸檔；以公司名義發出的檔案、函件等要留底稿及正文備查；
9.在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交至檔案室歸檔；部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的文件資料由各中心部門自行保管；
10. 辦理文件移交時須填寫《檔案移交記錄表》並留底；移交文件的部門須更改文件內容時，須填寫《檔案變更單》方可更改，如有需要銷毀的資料，需填寫《檔案銷毀申請單》，檔案室留底。
五、文件保管制度
1.各中心部門須指定資料管理人員，負責資料的保管與整理，且須每半年與檔案室進行一次文件的移交歸檔工作；
2.移交檔案室的資料要進行登記、編制歸檔目錄；
3. 所有存入檔案室的文件資料，均須建立電子台賬以備查閱；
4.檔案室管理員要根據需要科學的、分類編制目錄，完善檢索工具，保管有條理，存放主次分明；所有存入檔案室的文件資料，均須建立電子台賬，以便於文件的查詢與借閱；
5.根據有關規定及公司實際情況，確定文件的儲存期限，定期對文件資料進行整理和剔除；
6.經確定需銷毀的文件，根據各中心部門提請的《檔案銷毀申請單》由文件管理員編制文件銷毀清單，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀；銷毀的文件清單由檔案室管理員永久儲存；
7. 檔案室管理員須做好文件流失的防護工作。
六、文件借閱制度
1.文件資料屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳；外單位人員未經公司領導批准不得借閱；
2.借閱文件資料時須填寫《文件借出／（延期借出）申請單》經本部門負責人及檔案室行政部負責人批准，檔案室管理員須憑藉此申請單給予借閱文件資料，並做好借閱登記。
3.申請借閱文件資料的人員必須妥善保管好資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證文件資料完整無損，否則，追究借閱當事人的責任。
4. 如申請借出的文件資料逾期未歸還的，檔案室向該申請借出文件人發出《文件催還通知單》，申請借出文件人見到催還通知後，限期歸還或申請延期借出。
5.借出文件材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
6.重要文件、機密文件不得借閱，必須借閱的要經分管副總批准，必須外借的，由總裁審批。
七、附件：相關表單
表一《移交檔案記錄表表五《檔案和記錄移交單》
表二《檔案變更單錶六《文件借出申請單》
表三《檔案銷毀申請單表七《文件催還通知單》
表四《檔案和記錄借閱登記表》
表一移交檔案記錄表
編號：表二檔案變更單
編號：表三檔案銷毀/廢止申請單
編號：表四檔案和記錄借閱登記表
編號：表五檔案和記錄移交單
編號：表六文件借出申請單
申請單位及部門年月日
經辦人簽字
文件借出申請單
申請單位及部門年月日
經辦人簽字
表七文件催還通知單
文件借用單位及部門年月日
文件催還通知單
文件借用單位及部門年月日
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