檔案管理制度

5、歸檔時間：

5.1、對法律資料、音像資料、人力資源資料，投資銷售資料的歸檔採取「發生歸檔法」，即對工作中產生的符合歸檔範圍的資料及時歸檔。

5.2、對行政檔案、質量體系檔案、技術工藝檔案、公司管理性檔案採取「月末歸檔法」，即每個月末（25日—30日）集中將工作中產生的符合歸檔範圍的資料進行歸檔。

5.3、檔案的裝訂必須在次年2月28日前完成。

6、歸檔要求：

6.1、案卷標題要簡明、確切地反映出卷內檔案的內容；

6.2、卷內檔案排列要合理，準確填寫卷內目錄或材料內容登記表和卷內備考表；

6.3、案內檔案要去掉金屬物，用線繩裝訂，確保檔案無破損、裝訂線上無字；

6.4、用黑色簽字筆準確書寫案卷封面，字跡端正清楚，禁止用原子筆、鉛筆書寫；

6.5、各單位、部門和任何個人不得留存或私自銷毀應歸檔的檔案材料。

7、立卷：

7.1、立卷方法：按類別、時間（年度）等「特徵」組成案卷。

7.2、卷內檔案的排列和編號：排列次序有條理，檔案之間有聯絡。

7.3、案卷的排列與編號：按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。

7.4、編制案卷目錄：案卷經過排列後，應按保管期限的不同分別編制案卷目錄。

8、保管期限：檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。對公司有長遠利用價值的檔案列為永久性儲存；對公司在較長時間內有參考利用價值的檔案列為長期儲存，期限為10-50年；對公司在較短時期內有參考利用價值的檔案列為短期保管，期限為3-5年。

四、檔案的保密與借閱：

1、檔案管理人員、借閱人員要嚴格按照《公司保密管理規定》借閱檔案。

2、公司員工因工作需要可持由本部門主管批准的《重慶海通公司檔案查（借）閱申請表》到檔案歸口部門借閱無密級的檔案，借閱有密級的檔案須經過公司分管領導簽字批准；外單位借閱公司檔案必須持其單位介紹信經集團公司領導簽字後方可查閱。

3、借閱者必須確保檔案的安全、保密和完整；不得圈注、勾劃、塗改、汙損、摺疊、拆卷；不得翻閱、摘錄和查詢與允許查詢內容無關的材料；不准私自影印、轉借。

4、檔案一般不得帶離借閱室。如確需帶離，借出時間最長不得超過1周，且須在「申請表」中註明並報公司分管領導批准。

5、借閱者須及時歸還所借檔案，杜絕催還或無故逾期不還現象。

6、借閱者在閱覽檔案時不允許同時進行吸菸、喝水、吃食物等。

五、檔案的鑑定、銷毀與移交：

1、鑑定檔案必須堅持全面的、歷史的、發展的觀點，掌握標準，慎重進行。每次鑑定均需在備考表中註冊鑑定意見，由負責人簽字，並註明鑑定日期。

2、檔案鑑定後，對失去儲存價值的和保管期已滿的檔案要進行銷毀。銷毀前，必須由歸口部門編造檔案銷毀清單，報分管領導批准後方可進行。銷毀時，要有二人以上有關人員監銷，由監銷人在銷毀清單上註明銷毀日期，簽字（按手印）以示負責。

3、凡須移交的檔案檔案在移交時，雙方應在一式三份的移交清單上簽字，雙方簽字後各持乙份，公司相關檔案收入乙份。

六、檔案管理的獎懲辦法：

1、檔案管理人員、借閱人員應嚴格執行上述規定；由企業規章制度執行檢查小組進行不定期抽檢。

2、對在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人由集團公司給予適當表彰和獎勵。

3、對檔案管理者保管不善、手續不全、丟失檔案資料或檔案借閱者故意轉借、影印、塗改、撕毀、無故延期等不利於公司檔案的行為考核50—500元/次，並停止其檔案借閱權，情節嚴重並給公司帶來重大損失的由當事人承擔全部責任並移交司法機關處理。

七、附則：

1、本辦法由集團公司綜合部負責解釋。

八、附表：

1、重慶海通投資集團****檔案查（借）閱申請表

2、重慶海通投資集團****檔案查（借）閱登記表

3、卷內目錄

4、材料內容登記表

5、卷內備考表