作者：劉迎春
**：《沿海企業與科技》2023年第07期
[摘要]高校財務檔案資訊化是社會檔案資訊化的組成部分,適應了資訊時代和社會發展的趨勢。加快高校財務檔案資訊化建設步伐,利用檔案資源,將對高校的教育、科研、財務、行政管理等很有現實作用。文章以廣西工學院為例,在闡述高校財務檔案資訊化建設的基礎上,指出高校財務檔案資訊化建設落後於社會檔案資訊化程序及其存在的一些問題,**如何加快高校財務檔案資訊化步伐的對策。
[關鍵詞]高校;財務檔案;資訊化
[**專案]廣西教育廳科研專案「新形勢下高校財務檔案規範化管理研究」
[作者簡介]劉迎春,廣西工學院財務處,廣西柳州,545006
[中圖分類號] g627.5 [文獻標識碼] a [文章編號] 1007-7723(2010)07-0162-0002
《全國檔案事業發展「十一五」規劃》已確定將檔案資訊化建設作為一項戰略性任務。推進高校財務檔案資訊化建設是資訊時代檔案事業發展的要求,也是建設和完善高校財務檔案資訊化及其管理的機遇。
一、高校財務檔案資訊化的內涵
高校財務檔案資訊化,是指運用現代資訊科技對高校財務檔案資訊資源進行科學收集、整理、開發、利用、保管,使之成為科技含量大、保管方便、查閱迅速的無紙質的、完全電腦化(電子化)的檔案。財務檔案資訊化建設將是由乙個模擬(紙質實物)轉變為資訊數位化的過程。它是傳統的財務紙質檔案的革命。
財務檔案資訊化建設是乙個系統和複雜的過程,以一高校而言,要統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的一系列操作過程,都必須加強收錄、歸檔、儲存資料庫規範化管理,並形成「三化」,即檔案資訊的數位化,檔案資訊接收、傳遞、儲存和提供利用一體化,檔案資訊的網路化。財務檔案資訊化完全可提供給公眾(起碼在校園內)在資訊網上查詢檔案服務(該保密的除外),達到提公升高校財務檔案管理和服務水平要求。
二、高校財務檔案資訊化建設的必要性
1.高校財務檔案資訊化是時代發展的要求。高校財務檔案是國家檔案系統中的乙個「要素」,是社會資訊系統中的乙個「細胞」。
根據《全國檔案事業發展「十一五」規劃》,明確要求高校檔案部門積極做好檔案工作資訊化的建設。高校近些年發展速度快、規模大,形成的檔案案卷數量相應增多,檔案利用也明顯增多,財務檔案位列其首。
2.高校財務檔案資訊化建設可以提高檔案資訊資源開發利用能力。檔案是一種過去資訊資料的儲存,能為高校建設、教育、科研服務。
財務檔案資訊化,是應用計算機進行檔案編目、檢索、借閱管理,不僅速度快、準確性高,而且能夠提供多種檢索途徑在網上查閱需要的檔案資料(應保密的除外)。
3.高校財務檔案資訊化有利於儲存檔案資訊資源。檔案資訊化包括電子檔案檔案化和傳統檔案電子化兩部分內容。
傳統檔案即為紙質檔案,高校檔案館在儲存財務紙質檔案時花費了人力、物力,有的還不一定保管得好。再說紙質檔案占用空間大。而解決這一問題的最好辦法是將紙質檔案轉為電子檔案,將檔案資訊資源按專題建成資料庫。
4.減少勞動強度,簡化閱檔途徑,提高利用效率。眾所周知,傳統的紙質檔案從建檔、保管到閱檔的過程不但複雜、要求高,且勞動強度也高,查閱利用困難。
建設財務檔案資訊化,可以有效解決上述存在的不足。因此,高校財務檔案資訊化建設應走在前,為查賬、編預算、找歷史經費資料提供方便。
三、高校財務檔案資訊化建設存在的問題
高校財務檔案資訊化建設,說來容易,但在實際建設過程中遇到諸多困難和問題。
1.財務人員隊伍整體素質不高。以廣西工學院財務部門來說,在現有的財務人員中,真正懂得財務檔案的蒐集整理的人員很少,懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。
這方面的人才缺少並非整個財務部門人員少,而是對財務檔案的鑽研和熟悉的人員少。主要原因:一是部分人員固守傳統觀念,認為財務檔案管理工作是簡單的,只要管好不丟失就行。
二是不夠重視對財務檔案管理人才的培訓、培養,沒有前瞻意識,特別是沒有針對性地培養建設財務檔案資訊化方面的人才。三是目前高校財務部門雖設專職財務檔案管理工作人員,但是人員太少,尤其是懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。
高校檔案資訊化建設
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