6西格瑪管理做為一種生產力提高的有效工具，正在被企業的管理者們系統的使用，以使企業在經營績效和成果方面變得卓有成效。
由於全球化競爭激烈，任何企業都面臨來自企業組織內、外的強大績效壓力，一套行之有效的管理工具是企業管理者的重要需求。目前已經有一系列的生產力提高的輔助工具，這些工具都非常有用，但是，管理者必須先了解工具的用途，才能有辦法利用它。
6西格瑪管理做為一種生產力提高的有效工具，正在被企業的管理者們系統的使用，以使企業在經營績效和成果方面變得卓有成效。
6西格瑪做為新的管理工具，它的名字一語道破這種管理方法是系統化的統計分析工具。事實上，我們不應該說這是新工具，因為6西格瑪的統計分析工具和中世紀高等數學家所用的工具沒有太大的差別，只是採用新的數學和邏輯技巧罷了。因此僅僅訓練員工懂得運用新工具來實現工作績效還不夠，工作績效終究要由員工的責任感來決定，而且，以責任感為績效和成果實現的基礎。
但是新工具對於經營績效和成果的某些階段，將帶來很大的幫助。
6西格瑪管理並不只在統計領域，它指的是管理的責任、卓越的見解、觀注顧客、流程的改進以及衡量的標準與衡量的方法，而不是一切憑感覺。6西格瑪管理原則是使企業在更好地滿足顧客、市場和技術不斷變化的需求，來全面提高企業的生產力。
6西格瑪管理包括了五個不同的階段：界定問題、分析問題、制定可行的改進方案、尋找最佳的解決方案、把方案轉化為有效的行動。每個階段又包括了好幾個步驟。
企業採用6西格瑪管理可能很浪費時間，但卻可能是管理者解決企業運營問題的最好工具。運用6西格瑪管理的企業管理者應該把時間花在界定問題、分析問題和制定可行的改進方案上，要有效實施6西格瑪改進方案，也要投入相當的時間。
第一階段界定問題：
現實生活中沒有任何問題呈現的面貌可以讓我們據此做出改進方案。許多問題乍看之下以為找到了關鍵因素，其實這些因素多半既不重要與不相干，充其量只是症狀而已。而且，最顯而易見的症狀往往透露不出任何重要的線索。
企業管理者看到的可能是成本過高的問題，於是大力削減成本，但問題實際可能是在工程設計或銷售規劃不佳；管理者看到的可能是組織問題，實際卻是缺乏明確的目標。
因此，6西格瑪管理的首要任務是：找出真正的問題是什麼，並且界定問題。首先，要明確界定問題，管理者必須先找到「關鍵因素」，也就是在進行任何改變或採取任何行動之前，必須先改變的要素。
有一家四星級的酒店，五年來一直把所有的精力都投放在服務水平的改善上，以實現入住率提高的目的。他們的服務水平確實有了大幅度的提高，但是入住率並沒有明顯的增加。採用6西格瑪關鍵因素分析，顯示真正的問題是在：
停車場太少和廣告力度不夠上。只有弄清楚問題，把問題界定在：停車場和廣告力度上，才有可能解決這個問題。
只有他們問「就目前情況而言，關鍵因素是什麼？」時才能找到真正的問題。
要通過分析界定關鍵因素，並非易事，通常必須採取三種輔助的做法。第一種方法是假定一切條件都不變，然後問：未來將發生什麼情況？
第二種方法是回顧過去，然後問：當初發生這個問題的時候，如果採取某項行動或不曾採取某項行動，將會影響到目前的狀況嗎？第三方法是將前兩種方法的過程繪製成精確的流程圖。
第二個步驟是6西格瑪改進方案需要什麼資源條件，並清楚界定改進方案的目標、衡量標準和衡量方法。
改進方案的目標要反應企業整體的目標。聚集在經營績效和成果上，在短期和長期的未來之間取得平衡，並且將企業經營的整體及需要的活動一起納入考慮。同時，必須深思熟慮改進方案的限制因素，制定改進方案時必須遵守哪些原則、政策和行為準則。
事實上這類規定代表了界定問題所依循的價值體系。
第二階段分析問題：
問題界定清楚之後，下乙個階段是分析問題：將問題分類，並尋找事實。如果沒有預先將問題分類，將嚴重危害最後的改進方案的品質。
因為問題分類後，可以說明如果要將改進方案有效的轉化為執行行動，應該由什麼人做，做什麼事情。
只有在問題已經界定清楚，完成分類後，才能開始對資料進行分析，尋找事實。在這之前沒有人知道什麼是事實，管理人員只是掌握了資料。在你掌握的資料沒有進行分析之前得出的結論，是乙個致命的錯誤。
因此管理人員在進行資料分析之後，可以剔除有趣但毫不相干的資料，知道哪些是有用的資訊，哪些是錯誤的資訊。分析資料需要熟練的6西格瑪管理工具使用技巧和豐富的想象力。
第三階段制定可行的改進方案：
制定6西格瑪改進方案有乙個不變的原則，就是針對每個問題，制定出各種改進方案，否則很容易陷入「兩者擇一」，非此即彼的陷阱中。
只有提出各種解決方案，才能把基本假設提公升到意識的層次，迫使自己檢視這些方案，測試其效能。事實上，找出各種改進方案，也是我們激發想像力、訓練想像力的不二法門，是「科學方法」的精髓所在。
第四階段尋找最佳的改進方案
只有到了這個階段，6西格瑪團隊才應該決定什麼是最佳的改進方案。如果我們的6西格瑪管理團隊之前做了充分的分析，那麼，現在我們手上就應該有好幾個足以解決問題的改進方案了，或者有好幾個不盡完美的改進了，每個方案各有缺點。
6西格瑪管理團隊成員可以根據四個標準在各種改進方案中，選擇出最佳的改進方案：
1、 團隊成員必須根據每個改進方案的預期收穫，來權衡各個改進方案的風險；
2、 哪些改進方案能以最小的投入獲得最大的成果，能夠在受到企業內部最小干預的情況下，推動變革；
3、 改進方案最好有巨集觀的願景、完整的規劃和遠大的目標；
4、 改進方案的執行人員是誰，是最需要納入考慮的資源限制條件。如果對現有人員的要求必須高於他們現有的能力，才能有效執行改進方案，那麼現有人員就必須學會做更多的事情，達到更高的要求，否則就必須找別人取而代之。
第五階段改進方案的有效執行
要把改進方案轉化為有效的執行行動，必須讓員工了解他們和同事在行為上應該有哪些改變，也必須讓他們了解新的做事方式對他們有什麼最低要求。
因此，6西格瑪改進方案會影響到其他人的工作，所以，方案應該幫助他們達到目標，展現更好的經營績效和成果，發揮更高的生產力，並且獲得更高的成就感。
企業在引進任何新的管理工具的時候，必須先弄清楚新的管理工具不能做哪些事情。6西格瑪管理包含的技術――數學分析、符號邏輯、統計資訊、博弈理論、統計概率等――都無法為企業經營績效設定目標，也不能建立規則。同樣，也無法獨立促使經營績效和成果目標的實現。
而這些都是企業組織經營績效和成果實現過程中的重要階段。
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