1 什麼是職務說明書
2 職務說明書的組成
3 職務說明書的內容
4 職務說明書的作用
5 職務說明書的寫作
什麼是職務說明書
職務說明書是工作分析人員根據某項職務工作的物質和環境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果，是經職務分析形成的書面檔案。
職務說明書的組成
職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成。
1、職務描述
職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面檔案。
2、職務規範
職務規範是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。
編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面檔案。職務規範集中於對任職人員的分析，職務描述側重於反映工作定向分析的結果，職務描述可用於設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計畫提供依據。
職務說明書的內容
職務說明書不存在標準格式，所以每個組織的職務說明和內容都不相同，但是作為一般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作。
多數職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容：
1、職務的識別部分
這部分位於職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。
職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出乙個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為「清潔工程師」能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高階工程師的頭銜可說明職務的不同等級。
2、功能部分
功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是製造產品或提供服務的行為。
責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。
此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、裝置和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的，如在室內外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病及焦慮完成工作。
它是提供員工的工作環境方面的資訊。
3、職務說明部分
這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。
表1 招聘助理的職務說明書
職務頭銜：招聘助理
部門：人力資源管理部
分析時間：
職務陳述：在員工招聘、選拔、測量、定向、轉移、員工人力資源檔案的儲存領域，完成專業的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執行創造性的和獨立判斷。
基本職責：
1、制訂招聘計畫，交主管人員審核
2、準備招聘檔案和招聘廣告
3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人
4、準備與安排面試
5、對申請人進行背景調查等甄別工作
6、在招聘方面與地區經理日常工作關係
7、評估招聘活動
8、執行由人力資源經理安排的有關責任
職務說明
1、大專或本科，人力資源管理，企業行政或工業心理學；或在經驗、教育、和訓練方面與此相同。
2、具備選拔和人事安排的知識
3、書面和口頭的表達能力
4、獨立計畫和組織自己活動的能力
5、人力資源計算機應用的知識
職務說明書的作用
1、便於招聘和選擇員工,提供人力資源規劃、識別內部勞動力、提供公平就業機會和真實工作概覽。
2、便於發展和評價員工,明確工作培訓和技能發展，新進員工角色定位，職業生涯規劃甚至業績考核。
3、明確薪酬政策,崗位工資標準，公平報酬。
4、在工作和組織設計方面,明確了權責和工作關係以及工作流程。
職務說明書的寫作
職務說明書的寫作應該使用簡結的、直接的方法語言和結構，充分反映出職務的特徵。
在職務分析寫作過程中、應注意工人做什麼、如何做和為什麼要做三個方面的問題。工人做什麼，是以職務上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的；如何執行勞動活動指的是執行職務任務所採取的方法或程式，有體力活動和腦力活動兩種不同的程式；在考慮到職務的如何時，分析員應涉及下列問題：
1、完成這項職務的所有任務，使用了什麼、工具材料和裝置？
2、是否還有其他沒有觀察到的工具、裝置、材料？如有，他們如何工作？
3、完成這項職務的所有任務，採用了什麼方法或過程？
4、有沒有其他的方法或過程能完成的工作？具體在職務分析寫作中應考慮材料的組織，句子內容和結構以及語言的選擇。
職務說明材料的組織，依賴於採用的職務分析方法和職務性質。在多數職務說明材料的場合裡，資訊可按有關的主要職務部分來組織，或按職務活動的進行順序來組織。在沒有其它任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗於各種活動上的時間多少來排列敘述性資訊。
在某些構成的職務分析程式中，如包括一系列任務的任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項「責任」組織。
用於職務說明中的句子的內容，隨著所用方法的改變有著很大的不同。編寫職務的敘述材料時，分析員應該小心地選擇語言，選定的詞應當要達到簡潔的同時，儘量減少用詞含糊。有關單詞使用的確一般原則如下：
1、寧用簡單的而不用牽強的單詞，限制使用不精確的的單詞。
2、寧用具體的而不用抽象的單詞。
3、寧用單純的而不用迂迴的單詞。
4、寧用短的而不用長的單詞。
5、有限制地使用形容詞。
6、只有讀者能了解時才使用有特別重要的技術術語，否則應避免或給以說明。
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