行政前台的工作職責

行政前台工作職責及工作流程

一、日常接待

1．對來訪人員，要用禮貌用語說：「您好，請有有什麼事情嗎」？了解基本情況後，請來訪者到接待室稍坐，及時幫助其聯絡要找的人。

2．負責公司**總機的接線工作。拿起**要說：「喂，您好，康辰公司」對來往**聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語；對未能聯絡上的記錄在案並及時轉告；對緊急**設法接通，未通者速報領導處理；具有良好的溝通能力、協調能力，及較強的保密意識。

3．接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作。

4. 面試人員：請面試人員出示應聘簡歷，並帶領其前往會議室等待，通知程助或相關部門領導進行面試。

5. 接待頻繁往來的相關人員：

a) 快遞，公司內部不論發件或者寄件，均在前台進行領取或寄發，每乙份發件或寄件均要做好登記工作。對於發件，在信件到達公司後要做好筆記登記，登記內容包括：快遞公司姓名，郵件編號，寄件位址，寄件人姓名，收件人姓名。

在公司同事來領取快件時要在登記薄的最後一項即領取人簽字處確認簽字，以避免快件丟失！對於寄件，在接到快件時要將相關內容分類登記到電腦中，內容包括：日期，快快件編號，寄件人姓名，發往地，收件人姓名，聯絡**，郵編等。

此**作為月末對賬的憑證。

b) 送水公司，關注公司各處飲水機水量情況，及時聯絡送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水「xx」桶，拿走空桶「xx」個即可。每月月底結賬，填寫日常費用報銷單提交程助，向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

二、日常事務

1. 保證行政電子裝置的正常使用，包括：傳真機、影印機等，若機器出現故障，及時聯絡**商解決問題；

2. 名片的申請與製作：當公司部門有印製名片需求時，需要其填寫「名片申請單」，，並提供名片相關資訊，確認有人事領導，部門負責人以及程助簽字確認。

資訊統一確認後，將資訊傳送給**商，通知其排版印刷，電子版確認無誤後印刷，後交於名片申請人，並由領取人簽字確認；

3. 每天定時檢視公司信箱，將信件發放至員工手中；

4. 公司備用門卡的管理，前台應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；

5. 收發公司傳真、影印、熟習前台**公司各分機號碼。

6. 每天下午1點半開始統計前一天的考勤情況，根據考勤明細及相關單據認真核對考勤，確保準確無誤。日考勤統計結束後列印兩份，請製表人及人事部確認簽字後各留乙份儲存。

每月初一至三號統計月考勤，做到準確無誤。並交予人事部。

7. 協助程助組織協調公司內部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯絡、通知、協調事宜。

三、接待工作

1. 接待前準備工作

a) 來客人數確認：會議前向相關負責人確認來客人數，為布置會議室及訂餐做準備；

b) 會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；

c) 茶水及點心：會議前準備好茶、熱水及杯子，等來客就位後逐個送茶；接待貴客時，應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用；

d) 訂餐：向會議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數後，**聯絡餐廳預訂包房；

e) 預訂酒店：如需為來客預訂酒店，確認主客姓名後，**聯絡酒店預訂房間，預訂成功後向程助匯報確認。

2. 會議中服務工作

a) 為開會人員新增茶水；

b) 按照領導要求提供會議支援；

a) 未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用；

四、日常費用報銷

1. 快遞費用統計：月初由快遞公司傳送賬單至前台郵箱，收到賬單後與每日登記的明細相對應計算出費用金額，確認無誤後與快遞公司溝通讓其開具發票。

與此同時把每日登記明細按各部門分類，對於部門間金額差異較大的，要求此部門寫書面說明。確認無誤後交予行政助理審核確認後再交予程助審批。

2. 桌花費用統計：桌花分為80公分，1公尺，1.

2公尺，1.5公尺四種，桌花費用一般是三次一結算，根據桌花訂製人登記的**與其金額相對應，確認無誤後交予行政助理審核確認後再交予程助審批。

3. 飲用水費用登記：飲用水費用是兩個月結清一次，對照前台用水登記表及送水公司的登記卡片，雙方確認無誤後讓其開具發片，交予行政助理審核確認後再交予程助審批。

4. 名片製作費用統計：名片費用為兩個月一結清，每盒名片印刷完成後，領用人都會做領取登記，根據領取登記表與其印刷公司的賬單相互對應，確認無誤後填寫日常費用報銷單，交予行政助理審核確認後再交予程助審批。

5. 票款費用統計：前台負責查詢訂購飛機票、火車票，及時結清四位總裁專戶（董事長、劉總、強總、程助）票款，其他員工自行結算費用。

行政前台工作流程

1. 行政前台的工作時間分為：早班8:30分—晚17:10分，午休時間為11:30分—12:30分。

晚班9：30分—晚18:10分，午休時間為12:30分—13:30分。

2．早班到崗後開啟將兩個顯示屏開啟，無特殊情況下一般都放映（使命精神），如遇特殊情況必須有程助的批示方可放映。之後放歌曲，一天放映歌曲的時間段為早上8:30分—8:

55分，中午12:30分—13:25分，下午17:

40分—18:00分。歌曲的選擇一般為輕快一些的，不能放映搖滾類歌曲。

早晨的8:30—9:00需要站立服務，每位員工在進入公司時前台人員要主動打招問好：

「早上好！」.

3.一般情況下在9：00—10：

00間快遞會比較多，簽發事宜請參照日常接待當中的第5點。由於前台工作比較繁瑣，很多突發事件需要隨機應變。這就要求行政前台要頭腦清楚，反應敏捷，對於突發事件要有準確的判斷及處理能力。

4. 每天接聽的**分為內線**與外線**，對於內線**的使用用語為「您好，前台！」對於外線**的接聽及禮貌用語請參照日常用語中的第2條。

5. 前台工作一般比較繁瑣，除工作職責外都是一些突發事件的處理，要求行政前台頭腦清楚，反應敏捷。

6. 晚班下班前要關好兩個顯示屏，電腦及辦公區域的所有窗戶。並察看加班人數，按其人數多少擺放零食。

離開公司前切斷前台區域所有電源，並關好公司大門。在擺放零食及檢查窗戶時要將辦公大門關好。

行政前台的工作職責

行政前台的工作職責

行政前台的工作職責

行政前台的工作職責

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