檔案管理辦法暫行

第一章總則

第一條為加強和規範公司檔案資料的管理，充分發揮檔案資料在公司各項業務開展中的作用，保守公司機密，防止公司檔案資料丟失，做到檔案管理清晰、各管理部門各負其責、責任到人，保證公司各項事務的順利進行，特修訂《檔案管理規定》，以下簡稱本規定。

第二章檔案資料歸檔範圍和分類

第二條公文類（行政部負責管理）

（一）國家有關政策法規、上級或有關主管部門、單位的來文；

（二）公司各項規章制度、各部門工作職責、崗位責任制；

（三）公司及各部門年終工作總結、年度工作計畫；

（四）公司內部的請示及批覆，其它檔案資料。

第三條財務類（計財部負責管理）

會計檔案，如月、年度計畫、統計資料、計畫報表、會計報表等。

第四條公司類（行政部、工程部負責管理）

（一）公司營業執照、**證、資質證書、稅務登記證和業務許可證等證件；公司章程、協議和申報成立公司等資料；驗資報告等、資信檔案；

（二）各類投資、合作、聯營、貸款、擔保專案的經濟合同或協議書以及合作方的資信材料。

第五條音像類（行政部負責管理）：涉及上述歸檔範圍的錄影、錄音和電腦軟體，公司重大活動的**等等。

第六條人事類（人事部負責管理）：員工人事檔案、社保資料等

第三章檔案編碼及管理要求

第七條檔案資料的歸檔規定

（一）保管部門按照檔案資料的成文時間或類別等性質分門別類，在遵循本規定及參照《文件歸檔範圍、移交時間、保管期限及密級一覽表》後，按照《歸檔案卷目錄》中編號收存；凡國家有關政策法規、上級來文及有關主管部門的批示等，存檔前先交有關負責人審閱、必要時呈公司領導閱示，方可歸檔；

（二）為避免存檔資料的遺漏和混亂，必須嚴格存檔的簽收和登記手續。檔案資料經辦人要為存檔資料設立登記本，列明存檔資料名稱、份數及必要說明，交檔時由保管部門在登記本上簽收。保管部門然後將資料目錄編入電腦作存檔登記。

（三）行政部作為歸檔部門，所有加蓋公司章的文件（包括合同）都必須在行政部存有正本，各部門在走完所有流程後將原件存到行政部。

第八條檔案資料查閱借用規定

（一）查閱借用任何檔案資料，必須辦理《檔案借閱審批單》手續；歸還時必須檢查無誤方可辦理登出手續；

（二）借閱非機密性檔案，須經部門負責人批准；凡公司重要和機密性資料，未經公司總經理批准，不得借出。

（三）外單位人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，並經公司領導批准，方可查閱。

（四）任何人查閱借用檔案原件，不准拆散案卷、摺頁、摘抄、複製；確因工作需要摘抄、複製，須經部門經理批准。不准在檔案、資料、圖紙上劃線、圈點、塗改或作記號，如需要修改圖紙必須按規定另行辦理手續。

（五）檔案資料發生損毀時，由於保管員疏忽造成的，首次警告；再次罰款50元；第三次罰款100元，並給予行政處分，情節嚴重交人事部處理；由於借閱者疏忽造成的，對借閱者進行同樣處罰。檔案資料遺失者，遺失一般資料罰款50元/次，遺失重要資料，追究當事人行政法律責任。

（六）查閱借用檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外洩。否則，按公司有關規定處罰。由於洩漏機密而給公司造成重大經濟損失者，將追究其法律責任。

第4章附則

第九條本制度自下發之日起執行，解釋權歸行政部。如果部門經理空缺，由代管領導擔當，其它變動將另行通知。

附件：1、文件歸檔範圍、移交時間、保管期限及密級一覽表

2、歸檔案卷目錄

3、檔案借閱審批單

4、閱檔催還單

5、檔案交接清單表

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