出貨流程是erp系統中相對來說，比較簡單的乙個流程。但是，說其簡單，其實，也不是很簡單，其裡面還是有很多細節的東西要注意。不然的話，還是會在陰溝裡翻船的。
下面，我結合乙個客戶的出貨流程，來談談在erp系統中，出貨流程中經常會出現的問題及常見的錯誤。
出貨流程是erp系統中相對來說，比較簡單的乙個流程。但是，說其簡單，其實，也不是很簡單，其裡面還是有很多細節的東西要注意。不然的話，還是會在陰溝裡翻船的。
下面，我結合乙個客戶的出貨流程，來談談在erp系統中，出貨流程中經常會出現的問題及常見的錯誤。
下圖，是該客戶的出貨流程圖。我將結合這張流程圖來講解出貨流程。我這個客戶，有專門的物流部門追蹤出貨的事情，可能跟有些企業的出貨流程稍微有點區別，但是，基本上是換湯不換藥。
一、 物流部門追蹤出貨需求。
在這家客戶，物流部門的主要作用就是跟蹤定單的生產進度及商品檢驗。在erp系統中，有些報表，可以幫助物流使用者來追蹤定單的進度。如系統提供了定單預計出貨表，這份定單就提供了系統中所有未出貨的定單明細(包括只出了一部分貨的銷售定單)。
使用者還可以根據預計的出貨日期，來生成具體的報表。
物料部門根據預定的出貨需求，在系統裡生成出貨通知單。在定單預計出貨表中，使用者可以根據客戶來區分，也可以只按日期來區分。但是，在出貨通知單上，必須按照客戶來生成。
因為系統會根據客戶的基本資訊，做一些判斷與控制動作。使用者在生成出貨通知單的時候，我建議使用者通過銷售定單轉出貨通知單的功能，來完成出貨通知單的生成工作。在系統中，可以把同乙個客戶的不同定單合併成一張出貨通知單。
但是，不能把不同客戶的定單合併成一張出貨通知單。
上面我說過，出貨通知單會根據客戶的基本資訊做一些判斷，主要的判斷動作就是該客戶的信用額度與付款條件。
若該客戶有信用額度管理，並且，在開立出貨通知單的時候，該客戶的信用額度已經用完了，則系統就會提示使用者，該客戶的信用額度已經滿了。該出貨通知單不能夠生成或者只顯示警告資訊。
最佳實踐：
在出貨通知單級別上，信用額度的控制，可以選擇出貨通知單不能生成或者只顯示信用額度不足的警告資訊。但是，根據我的專案經驗，我覺得在這個級別上，信用額度的控制，最好只顯示警告資訊，提醒物流人員去通知業務員，讓他們去督促客戶盡快付清以前定單的貨款，否則的話，會影響這筆定單的發貨。因為，根據企業的不同需求，出貨通知單可能提前乙個星期甚至乙個月就發出去了。
在這個間隔時間裡，客戶是有時間付款的。
付款條件的控制，主要指的是有預付款的銷售定單。若某個客戶的銷售定單上的付款條件為預付款，則該定單的出貨通知單在生成的時候，會判斷該銷售定單對應的付款單有沒有。若沒有付款單，則根據系統的設定，可以拒絕生成出貨通知單或者給出錯誤提示。
最佳實踐：
我個人認為，此處的付款條件管理不要太嚴格，只需要設定警告提示就可以了。因為在出貨通知單到真正出貨時，往往還有比較長的時間。這個地方，只需要提醒物流人員，有這個事情就可以了。
讓他們不要忘了去提醒業務員，去督促客戶付款，不然會影響定單的出貨。
另外，請注意，我在上面語句的描述中，用的是「定單裡設定的付款條件」，而不是客戶基本資訊裡設定的付款條件。也就是說，這裡是根據定單中設定的付款條件來判斷。若在客戶基本資訊處設定的付款條件與定單處設定的付款條件不一致的話，以銷售定單為準。
付款通知單列印出來之後，物流人員拿給業務員簽字確認，並告知一些相關資訊，如上面提到的因信用額度或者付款條件的原因，會不會影響其最終的出貨。
二、 業務人員確認出貨需求。
當出貨通知單到達具體的業務人員那裡，業務員要根據實際情況，對出貨需求進行確認。若確認無誤後，簽字確認後交給物流人員簽字。
我們現在走的是書面確認過程。從圖中可以看出，物流人員要把出貨通知單列印出來，然後交給業務員書面確認，然後物流人員再在系統裡進行確認。然後，再把出貨需求發給倉庫部門，讓他們準備出貨。
除了書面確認流程之外，系統還提供了電子確認流程。在系統中，物流人員做好出貨通知單，點一下視窗上的確認按鈕。出貨通知單就會發給我們預先定義好的業務員。
可以通過郵件或者即時訊息的方式，通知他們已經有出貨通知單了，要他們進行審核確認。他們在系統中經過確認後，就不需要物流人員進行審核了。系統可以直接發給倉庫，讓他們按出貨通知單準備出貨。
不過，這裡要注意一點，若業務員在確認的過程中，發現出貨通知單有錯誤，需要修改的時候，則又要重複以上的流程了。
最佳實踐：
從上面的敘述看，電子確認流程比書面確認流程省事好多。單據不用列印出來，分到業務員手裡乙個乙個的簽字確認。那不是省事很多呢?
不錯，電子確認的效率確實比書面確認的效率要高。不過，我建議，我們在剛開始使用的時候，不要心急，還是先採用書面確認流程。等系統應用的熟悉了，再走電子確認流程。
這可以實現系統的平穩過度。
三、 根據出貨通知單生成出貨單。
倉庫人員根據出貨通知單，生成正式的出貨單。在出貨通知單生成出貨單的時候，要注意以下幾點。
一是信用額度的控制。若客戶出於資金安全的考慮，有信用額度管理的需求，在出貨之前，若信用額度不夠的話，不允許出貨。則在生成出貨單的時候，也會進行信用額度的判斷。
若信用額度不夠時，其要麼不允許儲存，要麼就是提示警告資訊。
最佳實踐：
根據我個人的經驗，我建議企業，當客戶的信用額度不夠時，最好允許儲存出貨單，只是提示警告資訊。然後，在出貨單審核時，再提示信用額度不夠，不允許審核。如此的話，相對來說，企業管理起來比較靈活方便。
當然，這要根據使用者實際需求進行確認，我作為實施顧問，只能提乙個處理的建議。
二是付款條件的控制。若客戶的銷售定單的付款條件為預付款，則系統在生成出貨單的時候，會去判斷該定單有沒有對應的收款單。若沒有，則系統會根據預先的安全配置，拒絕生成出貨單或者提示警告資訊，說「某某定單要求預付款，但是款項還沒有付清，是否要繼續生成」。
若使用者選擇是，則系統會忽略這個錯誤，繼續生成出貨單;若使用者選擇否，則此次出貨單的生成作業就會不成功。
最佳實踐：
這個跟信用額度管理一樣，最好在出貨單生成的級別上，只提示警告資訊;然後，在出貨單審核的時候，再對其進行強制控制。沒有付清款項的話，就不允許進行出貨。
三是如何跟出貨檢驗流程結合。我這家客戶，對於成品的檢驗是在生產入庫的時候完成的，兼帶成品出貨檢驗作業，如外包裝箱的標籤，等等。所以，這家企業在出貨的時候，沒有成品出貨檢驗作業。
故，在流程圖上沒有描述出來。若有成品出貨檢驗作業，則在成品出貨通知單到達倉庫之前，該出貨通知單還要先達到質量檢驗部門那裡。他們對成品進行檢驗之後，才會對成品出貨通知單進行放行，最後才會到達倉庫那邊。
最佳實踐：
有些企業，成品出貨檢驗跟倉庫準備出貨動作可能同時進行。此時，我們也可以在出貨單審核的時候加以控制。也就是說，物流部門在審核完出貨通知單的時候，把出貨通知單一式兩份，乙份給出貨檢驗部門，讓他們準備出貨檢驗;乙份給倉庫，讓他們準備出貨。
倉庫使用者仍然根據出貨通知單生成出貨單;而出貨檢驗部門檢驗完畢後，在系統中做個確認動作。然後，倉庫人員在審核出貨單的時候，系統會附加乙個判斷動作，去判斷出貨單對應的貨物有沒有檢驗完畢。若還沒有，則系統就不允許出貨單審核，知道檢驗完畢為止。
如此，即可以保障倉庫的工作效率，又可以防止為經檢驗的成品就發到客戶那邊去了。
四、 成品出貨單審核後的相關作業。
在成品出貨單審核時，其還會進行一些其他的附加動作。
如在成品成品單審核的同時，其會更新銷售定單上的交付數量。當然，這個前期是要求銷售定單、出貨通知單、銷售定單出貨單連成一條線。所以，為了保證出貨單能夠正確更新相關的銷售定單數量，我們在出貨通知單、出貨單單據性質設定上，最好都設定為「核對前置單據」，如此，才能夠保證出貨單上有對應的銷售定單資訊。
另外，根據月結的形式不同，有兩種發票形式。一種是隨貨付發票，也就是說，發一筆貨，我們就要把對應的增值稅發票附在上面，一起發過去。如此的話，在出貨單審核的時候，還要自動根據出貨單列印發票資訊。
還有一種是月結發票。若根據這種發票規則，則是在月底的時候，開一張發票，發票的金額是當月所有出貨金額的累計。所以，具體怎麼做，根據企業的實際情況進行選擇。
不過，根據我的了解，大部分企業都是按找月結的方法來交易的，除非是那種商品流通領域的企業，才會採取隨貨附發票的形式。
通過以上詳細的闡述，再配合具體的流程圖，我相信，大家對出貨這一塊內容，應該有比較感性的認識了。
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