下面筆者結合一家客戶的進貨管理流程，來談談在實際工作中，如何結合erp系統的進貨管理流程，做好進貨作業的相關控制。
採購進貨管理是採購環節的最後一道程式，其雖然沒有採購那麼複雜，但是，因為其直接關係到企業的資產安全，所以，在erp系統中，設定了很多的關卡，如沒有採購單是否允許收穫、是否允許超量收貨、**商超期送貨如何管理、是否允許分批收貨等等進行相關的控制，從而保證企業採購資金的安全。
下面筆者結合一家客戶的進貨管理流程，來談談在實際工作中，如何結合erp系統的進貨管理流程，做好進貨作業的相關控制。
步驟一：**商送貨通知單。
**商送貨的話，一般都會隨貨附上**商資金的出貨單，而企業一般把它叫做**商送貨單。不要小看這簡單的一張送貨單，其中學問還真不少。
**商送貨通知單格式雖然是**商自己定義的。有的**商送貨單上，沒有企業的採購訂單號碼，甚至其產品編碼也是**商自己的編碼，而不是企業的編碼。這對於後續的erp操作會比較煩嗎，如倉庫管理員還要去尋找入庫單對應的採購訂單號碼，還需要確認公司的編碼等等。
其實，企業在接到客戶訂單的時候，客戶會要求企業在出貨單上寫明客戶下單的銷售訂單號碼，同時，在出貨單上也要用客戶的產品編碼，而不是企業自己的產品編碼。這主要是為了方便客戶的後續操作。
在跟**商的交易中，企業就是**商的客戶，是他們的上帝。所以，企業也可以這麼要求**商。要求**商在他們的送貨單上，註明公司的採購訂單號碼、在採購單上的產品編碼要利用公司的編碼而不是**商自己的編碼。
不要小看這一小小的改變，他可以大大的提高倉庫管理員進貨單輸入的效率。
如筆者有乙個客戶，在上erp系統之前，**商的送貨單就沒有他們企業的採購訂單號碼。後來在筆者的建議之下，他們要求**商的送貨單上，必須填寫上他們的採訂單號碼。這麼乙個小小的改變之後，無論是倉庫在入庫單作業上，還是對帳上，都方便了許多。
步驟二：倉庫判斷是否收貨。
當**商把送貨單送到倉庫後，倉庫部門需要先對該送貨單進行初步判斷，該筆送貨是否合法，是否需要收貨。一般倉庫管理人員在收到送貨單後，需要進行如下判斷：
1、**商該筆送貨，有否對應的採購訂單。一般企業，在採購管理到，都是拒絕無單採購的。也就是說，若沒有書面的採購單的話，**商是不能送貨的。
所以，倉庫管理員首先需要進行判斷，該筆貨物是否對應的採購單，若沒有的話，則倉庫管理員將拒絕收貨。在**商的送貨單上一般有企業的採購訂單號碼，所以，通過這個內容就可以初步判斷，該筆貨物是否屬於無單採購。
系統控制：在erp系統中，還可以對此進行強制控制。如使用者只需要在入庫單單據性質上進行設定「入庫單必須核對前置單據」，如此的話，倉庫管理員在輸入入庫單的時候，必須有採購單單號，而且，所輸入的產品編號必須跟對應採購訂單中所採購的產品一致。
否則的話，系統將無法審核這張入庫單，這就可以強制保證倉庫管理員所輸入的進貨單都有對應的採購單，從而防止無單採購事件的發生。一般情況下，在系統上線的初期，可能使用者沒有匯入未結案的採購訂單，此時，發生的進貨業務所對應的採購訂單沒有在系統中錄入，故，在系統上線後可能有個過渡階段，需要把入庫單的單據性質「入庫單必須核對前置單據」取消掉，即允許無採購單也允許入庫;而當企業系統執行正常，所有採購單已經正常錄入的話，則可把「入庫單必須核對前置單據」這個選項選中，在系統上實現強制控制。
在實際工作中，倉庫管理員之需要輸入採購訂單號碼，如此的話，系統就會找出對應的採購訂單所採購的物料，倉庫管理員只需要進行選擇，系統就會自動填充相關的內容。如此的話，就方便了使用者的輸入，並且，準確性也得到了極大的保障。
2、該筆貨物的數量有否超過採購訂單的數量。對於**商能夠超送、倉庫管理員能否超收一般企業中也會有限制。如採購訂單只下了99套的數量，如果**商送貨的時候，送來了100套，那麼該如何處理?
倉庫管理員有否這個權利只收99套，或者照單全收，收100套呢?筆者所接觸到的客戶，主要有兩種。一是倉庫在收貨的時候，可以收貨，但是採購在對帳的時候，只按99套算;二是在遇到這種情況的話，倉庫不允許超收，而必須匯報相關的負責人，如物流總監，決定具體的處理方式，要麼照單全收，要麼只收99套。
我這個客戶採用的是後面這個方式。
系統控制：針對這種情況，在erp系統中也採取了相關的控制原則。如當我們選中「入庫單必須核對前置單據」之後，後面還會顯示幾個小的選項。
第乙個選項就是「允許使用者超收」。若這個選項沒有選中的話，則在入庫單進行審核的時候，系統不會判斷進貨單上的數量是否超過採購訂單上的數量。若該選項選中的話，則進貨單在審核的時候，就會判斷該入庫單上的進貨數量跟對應採購單上的採購專案的數量是否一致，若超過具體的採購數量了，就會發出警告資訊，告知倉庫管理員採購訂單的數量為多少，而實際進貨數量為多少，並且拒絕審核。
具體該如何操作，則可以通過工作流進行定義。如把該進貨單連同採購訂單的相關資料傳送給企業指定的人員，如物流總監，讓其決定該如何處理。也就是說，多級審核，需要工作流的配合才行。
3、對於分批收貨的控制。在實際工作中，還可能對是否允許**商進行分批送貨進行限制。這主要是在一些對顏色等規格要求比較嚴格的企業，如pvc生產廠商或者瓷磚生產廠商。
眾所周知，不同批次的產品，質量方面可能沒有多少差異，但是，色差上難免存在這著一定的誤差。所以，為了保障企業拿到的材料在色質上的統一，如拿到的所有瓷磚都是同乙個色質的，沒有色差，則企業可能要求**商一次性送貨，以保障質量上的嚴格要求。
系統控制：一般來說，對於是否需要一次性收貨，可以在兩個地方進行控制。一是在入庫單單別設定上，如把「不允許**商分批送貨」選中的話，則在錄入單錄入的時候，就會去判斷以前是否存在該採購訂單專案的進貨記錄。
如存在的話，則系統就會像倉庫管理員作出警告，並根據使用者的設定，採取具體的措施。不過，企業可能存在即允許分批收貨，而對於某些特定的材料不允許分批收貨的情況。若在入庫單上進行設定的話，則不怎麼好控制。
所以，一般情況下，筆者採用的是第二種處理方式，即在品號上進行控制。如在建立品號資訊的時候，就可以指定該材料是否允許**商分批送貨。若不允許的話，則把「不允許**商分批送貨」選中。
該內容會被帶到採購訂單上去，若許可權允許的話，採購員還可以在採購單上進行更改。然後，在入庫單輸入的時候，就會去尋找對應的採購單上是否有這個控制，然後去決定是否允許分批收貨等等。
4、對於交期的控制。若採購單的交期是7月15日，當**商6月15日送貨過來的時候，倉庫是否要收;或者**商7月30日送貨過來的話，倉庫是否收貨呢?這就是交貨期的控制。
系統控制：在實際工作中，很多企業想把這方面控制起來，因為這直接會影響到企業的庫存壓力或者生產計畫，但是往往是心有餘而力不足。為什麼呢?
因為**商沒有這麼配合，根據相關統計，**商按時送貨的，可能不到10%的比例。要麼**商無法按時完成，要麼**商出於送貨成本的考慮，跟其他貨一起送，從而導致某些材料要麼早送要麼遲送的現象。所以，在實際工作中，這個功能沒有被利用起來。
不過，在erp系統中，如果仍然提供了這方面的控制。如把「交貨日期控制」選項選中，然後選擇具體的寬限日期，如允許提前幾天送貨或者延遲幾天仍然可以正常收貨，若在這個寬限期內，倉庫可以正常收貨。若是超過這個寬限期，則系統會提示警告資訊，並根據使用者預先定義的處理方法進行處理。
步驟三：報表資訊。
系統中，提供了倉庫收貨異常報表，用來統計以上這些收貨的異常資訊，如進貨單是否超收，是否存在無單採購的現象，是否存在交貨期的重大差異等等。為什麼需要提供這份報表呢?因為在對**商考核的時候，需要這些資料。
故，系統提供了相關的報表，如此的話，在**商考核程式中，使用者不用再一一的去收集相關的資料，只需要拉乙份報表，相關的內容就包含在其中了。
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