附件1：
二0一三年七月十五日
目錄1.目的 3
2.組織機構及任務分工 3
2.1成立領導小組 3
2.2設立體系編寫辦公室，具體負責： 3
2.3 編寫任務分工 3
3.編寫依據 4
4.指導思想和編寫原則 4
4.1符合性 4
4.2覆蓋性 5
4.3適用性 5
4.4系統性 5
4.5開放性 5
5.質量體系檔案層級架構 5
5.1第一層次檔案：質量手冊 5
5.2第二層次檔案：程式檔案 6
5.3第三層次檔案：支援性檔案 6
5.3.1工作須知（工作手冊） 6
5.3.2職責手冊 6
5.3.3規範性檔案總清單 7
6.體系檔案編寫要求 7
6.1總體要求 7
6.2編寫格式 7
6.3程式和須知檔案的基本內容 9
6.4體系檔案編寫的注意事項 10
為積極推進內河一類考試和發證機構的船員管理質量管理體系（以下簡稱「質量體系」）建設工作，使得船員管理的相關法規能夠得到有效執行，確保對船員管理的全過程實施有效控制。依據《中華人民共和國船員管理質量管理規則》，結合內河船員管理的實際，制定本指南。
領導小組組長由行政主要負責人擔任，副組長由分管領導或主要負責人指定的局領導擔任，有關職能部門負責人任組員。主要職責為：
2.1.1設計並確定質量體系的總體框架；
2.1.2決定建立體系的工作計畫；
2.1.3對建立體系的各項工作統籌安排；
2.1.4督促檢查建立體系的工作進度；
2.1.5研究協調在體系建立過程中出現的問題。
各省局應設立質量管理體系檔案編寫辦公室，其具體職責為：
2.2.1編制質量管理體系的編寫計畫；
2.2.2組織、協調、督促、檢查質量體系檔案的編寫；
2.2.3負責對體系受控人員進行體系相關知識的培訓。
2.3.1原則上由某職能部門為主執行的程式檔案由該部門負責編寫，並負責收集與其有關的內外部規範性檔案；若程式涉及幾個部門,則應由主要責任部門負責編寫,其他部門協助；
2.3.2包括質量手冊在內其他檔案由體系編寫辦公室組織編寫或者相應的綜合協調部門負責編寫。
3.1《中華人民共和國海事行政許可條件規定》（交通部令2023年第1號）
3.2《中華人民共和國船員管理質量管理規則》（海船員〔2012〕257號）
3.3《中華人民共和國船員培訓管理規則》（交通運輸部令2023年第10號）
3.4《中華人民共和國內河船舶船員考試和發證規則》（交通運輸部令2023年第1號）
3.5《中華人民共和國內河船舶船員適任實際操作考試辦法》（海船員(2011)631號）
3.6《中華人民共和國船員計算機終端考試管理辦法》（海船員[2012]847號）
3.7《中華人民共和國船員考試考官管理辦法》（海船員[2012]723號）
3.8《中華人民共和國適任評估員管理辦法》（海船員[2012]724號）
3.9《內河船舶船員特殊培訓考試和發證辦法》（海船員[2012]625號）
3.10《中華人民共和國內河船舶船員基本安全培訓、考試和發證辦法》（海船員[2007]620號）
3.11《中華人民共和國船員考試考場規則》（海船員[2010]170號）
質量體系以iso9000系列標準的基本原理為指導思想，按照《中華人民共和國船員管理質量管理規則》的基本要求,同時結合各局船員管理工作的實際和需要，其編寫原則為：
船員管理質量管理體系檔案（以下簡稱「體系檔案」）還應當符合國家有關政策、法律法規、規章以及相關規範性檔案的強制性規定和要求。
若分支機構建立了有子體系，其子體系檔案還應當符合省局質量管理體系的有關要求，保持各項基本要求在縱向上一致性。
各考試發證機構編制的體系檔案要覆蓋《中華人民共和國船員管理質量管理規則》第二章所規定的活動,及與之相關的部門或崗位；檔案化程度應確保這些活動能夠得到有效策劃、執行和控制。
編寫體系檔案時，要注意從本單位（或本部門）的實際情況出發，切忌脫離實際，文字表達力求簡潔、清晰、準確。體系檔案中的各項要求應明確具體，具有可操作性，應避免將工作過程複雜化或簡化，要使體系能真正起到指導實際工作的作用。
體系檔案是由質量手冊、程式檔案、支援性檔案構成的，體系檔案各層次要形成有機聯絡，層層展開、逐步細化、相互對應，彼此間不能相互矛盾，各層次檔案還應相互銜接。
為使船員管理始終保持適應性和先進性，其管理體系必須能夠根據船員管理發展的實際情況，持續改進和不斷完善。
考慮質量體系的實用性和可操作性，體系檔案的結構應包括質量手冊、程式檔案和支援性檔案三個層次。
質量手冊是質量體系檔案結構中最高層次的檔案，是闡述管理體系的綱領性檔案。質量手冊的內容應當包括質量體系的適用範圍，為保證體系執行所需要建立的體系檔案架構，以及對如何滿足《中華人民共和國船員管理質量管理規則》第二章基本要求的概括性描述。具體可包括以下內容：
目錄、單位概況、手冊說明、頒布令（執行令）、任命令、方針、目標、組織機構（框圖、文字描述）、機構職責、許可權以及相關領導崗位職責描述，實現規則第二章基本要求的途徑或方法等。
程式檔案用於描述質量管理體系要求所涉及的活動，並規定實施這些活動的責任人員、時間、程式和方法。
乙個檔案可包括乙個或多個基本要求，乙個形成檔案的基本要求可以被包含在多個檔案中。
工作手冊是程式檔案的支援性檔案，主要包括為保證質量體系各項管理活動具體實施所需要的業務流程、操作須知、作業指導書以及相關的工作標準、指南、規範、記錄等闡明具體工作要求的檔案。
為了操作和使用上的方便，工作手冊按照管理職能劃分為若干類別，每一類別工作手冊均包含與該類別工作相關的全部內容和有關要求，以便於相關工作人員對本部門工作要求的學習和掌握。在保持現有工作機構和管理模式不做調整和改變的前提下，工作手冊類別劃分應盡可能保持各個部門現有職能在質量體系中的相對完整，滿足各個部門職能履行的充分性、自主性、靈活性和專業性的要求。
職責手冊是質量體系的支援性檔案，主要用於闡明與質量體系執行有關的管理機構、部門職能、各崗位職責、任職條件、替代關係等相關內容。兩級質量體系均應建立和保持《職責手冊》。
該部分檔案包括外部檔案和內部檔案，無需進行編寫，僅需按照其類別（如船員註冊、船員考試、船員證書簽發等）進行收集和整理。
6.1.1符合有關政策、法律、法規、規章和其他規範性檔案的規定和要求；
6.1.2確保管理體系及體系內各項管理工作程式的設計、更新、改進按規定的程式進行；
6.1.3整套檔案應相互協調。管理體系檔案由多層次若干檔案組成,手冊、程式、須知、記錄都包括多份檔案，檔案之間應縱橫銜接，相輔相成，尤其相互間的協調和銜接顯得特別重要；
6.1.4檔案必須具有可操作性、可檢查性和結果的可測量性。
6.2.1版面：對紙張的大小、正文及其小標題、頁邊距、頁首頁尾、編號與文字之間間隔等作出規定。如：
使用a4紙，正文用小四號宋體字，正文中的小標題用小四號加粗黑體字。頁邊距：上40mm，下20mm，左32mm，右22mm。
頁首頁尾：頁首15mm，頁尾12 mm。編號與文字之間空乙個漢字大小位置。
6.2.2格式：對對齊方式、大綱級別、首行縮排和左、右縮排、段前段後和行距作出規定。如：
對齊方式為兩端對齊；大綱級別為正文文字；左、右縮排均為0字元；首行縮排為10mm；段前段後均為0行；行距為26磅。
6.2.3文頭：
體系檔案的文頭在頁首用**表示，內容包括：檔名稱、檔案編號、版次（修改號）、頁碼、檔案發布和生效日期，其中程式名稱用小三號黑體字，其它用五號宋體字。乙份程式由數頁構成，每頁都必須有文頭（檔案編號、版次、頁碼、檔案發布和生效日期）。
如：其中檔案編號由四部分組成，其中：
第一部分為xx地方海事局英文名稱簡稱「＊＊dfmsa」；
第二部分表示單位，通常使用2位阿拉伯數字，如 「00」——代表省局機關、「01-99」分別代表其所屬分支局；
第三部分表示檔案層次，通常用漢語拼音縮寫或2位阿拉伯數字表示。如：
用漢語拼音縮寫表示：第一層次檔案質量手冊可用「手冊」的漢語拼音縮寫「sc」、第二層次程式檔案可用「程式」的漢語拼音縮寫「cx」、第三層次檔案可用「須知」的漢語拼音縮寫「xz」。
質量體系建立和執行階段應注意的問題
不同的人不僅是培訓的內容不同，而且培訓的階段也不一樣，如領導層及檔案編寫人員的培訓往往在質量體系建立之前進行。員工的培訓可以在體系檔案建立之後進行，並結合體系檔案進行培訓。內審員的培訓可以在體系執行一段時間後，在內審之前進行。以上講了培訓時需要注意的一些問題。下面介紹一下在質量體系策劃和建立階段要考...
建築公司安全 質量體系的建立和職責劃分
一 安全體系的建立和職責劃分 公司本著 以人為本,安全第一 的原則,落實安全生產目標責任制,層層建立安全網路,形成了乙個從工程質量到資金管理的安全保障體系。首先是建立安全生產網路。成立安全領導小組,由工程部經理任組長,其它參建單位負責人為成員,負責該工程質量 資金的安全問題,同時各參建單位均設有專職...
質量體系檔案管理程式
寧波市江北同春堂藥品零售 藥品經營質量管理檔案 1 目的 對質量活動進行預防 控制和改進，確保企業所經營藥品安全有效和質量管理體系正常有效地執行，規範質量管理檔案的起草 審核 批准 執行 存檔等操作程式。2 依據 藥品經營質量管理規範 3 適用範圍 適用於企業經營質量管理過程中的質量管理制度 操作程...