第一節質量體系檔案的概念和作用
一、質量體系檔案的概念
質量體系檔案是描述質量體系的一整套檔案，是乙個企業iso9000貫標，建立並保持企業開展質量管理和質量保證的重要基礎，是質量體系審核和質量體系認證的主要依據。建立並完善質量體系檔案是為了進一步理順關係，明確職責與許可權，協調各部門之間的關係，使各項質量活動能夠順利、有效地實施，使質量體系實現經濟、高效地執行，以滿足顧客和消費者的需要，並使企業取得明顯的效益。
二、質量體系檔案編寫的指導思想
1.系統性
應按系列標準的要求，結合企業的實際情況，從企業的整體出發，分析產品壽命週期的全過程通盤考慮，從而確定適用的質量體系要素和適用程度，來編寫質量體系檔案。
2.協調性
各質量體系檔案之間，體系檔案與企業的其他管理性檔案之間應相互協調一致，構成乙個有機整體。
3.科學性
質量體系的建立應遵循實事求是、因地制宜的原則，檔案內容的制訂要講究科學性，既要與系列標準的要求相銜接，又要充分結合實際考慮質量問題的預防性和體系的有效性。
4.可操作性
體系檔案既要有一定的先進性，又要結合企業的實際情況，反映企業的管理水平和生產水平，落實質量活動和質量職責，確保各項檔案規定的內容切實可行。
5.經濟性
編制體系檔案有許多任務作要做，不僅要編制質量手冊、質量計畫，而且還要編制一整套具有可操作性的程式檔案和質量記錄。編寫時應充分考慮顧客和公司雙方的利益、成本和風險，以最佳成本實現適宜的質量。
三、質量體系檔案的作用
1.質量體系檔案是物業管理企業「通向質量的交通路線圖」(費根堡姆)。
2.質量體系檔案給出了「最好的、最實際」的達到質量目標的方法。
3.界定了職責和許可權，處理好了介面，使質量體系成為職責分明、協調一致的有機整體。
4.「該說到的要說到，說到的一定要做到。」
5.質量體系檔案是企業內部的「法規」，通過認真的執行達到預期的目的。
6.質量體系檔案是審核的依據，具有證明質量過程已經被確定、程式已被認可並已開始實施、程式處於持續改進和控制之中的作用。
7.質量體系檔案是企業質量改進的保障。企業日常的質量管理工作可以對照檔案所確定的實施工作和評價業績展開，並增強了改進效果的測量結果的可比性和可信度。
8.質量體系檔案的建立實現了管理程式的檔案化，尤其是當把質量改進成果納入檔案時，標準化的程式可使管理成果得到有效的鞏固。
9.質量體系檔案即為培訓員工的教材。
第二節質量體系檔案的結構與特性
一、典型的質量體系檔案結構
質量體系檔案通常由三部分組成，即：質量手冊、質量程式、質量檔案，根據檔案內容的不同，質量體系檔案又分為ａ、ｂ、ｃ三個層次。
有關說明：
(1)圖中各層次檔案根據需要均可拆分或合併；
(2)當各層次檔案分開時，可相互引用，但必須附引用內容的條目；
(3)低一層次檔案的內容不應與高一層次檔案的內容相牴觸，低一層次檔案應比高一層次檔案更加具體、詳細；
(4)各層次檔案的合併、拆分，由企業自行決定。
二、質量體系檔案的特性
1.法規性
(1)質量體系檔案一旦被批准實施，企業就必須認證執行；
(2)當檔案需要修改時，只能按照規定的程式進行；
(3)檔案是企業內部執行的法律條文、規範；
(4)檔案是評價實際執行的依據。
2.唯一性
(1)乙個組織(即物業管理企業)只能有乙個質量體系檔案系統；
(2)一項活動只能規定唯一的程式；
(3)一項規定只能有唯一的解釋；
(4)任何地方不得使用檔案的無效版本。
3.適用性
(1)檔案無統一格式；
(2)無標準文字；
(3)追求適用性。
三、質量體系檔案編寫的要求
1.質量體系檔案要具有系統性和協調性。
質量體系檔案應該能夠反映乙個組織質量體系的系統特徵，應對影響產品或服務質量形成過程的技術、管理和人員等因素的控制作出統一的規定。不同檔案在各個層次和檔案質量方面應做到層次清楚、介面明確、結構合理、協調有序、要素和內容的取捨得當。具體操作時應注意：
①物業管理企業對其質量體系所採用的全部要素、要求、規定，都要有系統、有條理地制訂成各項方針和程式；
②所有的質量檔案必須按規定的方法編輯成冊；
③各層次檔案應分布合理、相互協調、互相印證；
④各層次檔案應涉及質量體系的乙個獨立的邏輯方面。
2.質量體系檔案的編寫要符合法規性的要求。
質量體系檔案是乙個組織實施質量管理和質量保證活動的準則，因此，質量體系檔案的法規性準則主要體現在：
①質量體系檔案應在總體上遵循iso9000族標準的要求；
②結合本企業組織的特點，質量體系檔案應符合國家／地方／行業有關的法規、規範；
③質量體系檔案對企業組織內部而言就是必須執行的「法規」檔案。
3.質量體系檔案應具有較高的增值性。
4.質量體系檔案的編制和適用是乙個過程，這個過程是乙個動態的、高增值的轉換過程。一般來說，質量體系檔案將隨著質量體系的不斷改善而完善，而這種動態的增值作用對質量體系的影響也應該是越來越顯著。
5.質量體系檔案要符合適宜性的要求。
①質量體系檔案的編制和形式應做到充分考慮物業管理企業自身的組織規模、管理經驗、物業管理質量活動的具體性質、物業管理所提供的服務的特點等因素。
②質量體系檔案的詳略程度應與其企業人員的素質、技能和培訓相適宜，以使體系檔案保持乙個合理的水平，以便有效地貫徹實施。
如何編寫質量體系檔案
一.質量體系檔案的作用 1.質量體系檔案確定了職責的分配和活動的程式，是企業內部的 法規 l 給出了最好的 最實際的達到質量目標的方法，編制和使用檔案是具有動態的高增值的活動 l 界定了職責和許可權，處理好了介面，使質量體系成為職責分明，協調一致的有機整體 l 該說的一定要說到，說到的一定要做到 檔...
質量體系檔案編寫規定
b 頁首 採用本規定的形式 首頁 次頁 c 表尾 檔案的最後附檔案修改頁。5.3.2 層次編排 層次分為章 條 條,採用半形數字用下圓點隔開形式,各層次的編號應在頁面的左邊頂格排列。章條號以四層為限,若有更具體內容區分,以小寫英文本母帶半圓括號區別。每層次或分層次是否帶標題應一致。5.4 內容 內容...
質量體系檔案編寫方法
一.質量體系檔案的作用 1.質量體系檔案確定了職責的分配和活動的程式，是企業內部的 法規 給出了最好的 最實際的達到質量目標的方法，編制和使用檔案是具有動態的高增值的活動 界定了職責和許可權，處理好了介面，使質量體系成為職責分明，協調一致的有機整體 該說的一定要說到，說到的一定要做到 檔案成為組織的...