1 目的
為規範會議管理，使會議精簡高效，更好地為企業經營管理服務，特制定本制度。
2 適用範圍
本制度適用於集團公司和各成員企業。
3 歸口管理部門及管理職責
3.1集團辦公室與各成員企業綜合辦公室為會議統籌安排的歸口管理及會議決議落實和跟蹤催辦部門。
3.2集團辦公室負責集團公司及各職能部門召集的全域性性會議的統籌安排與協調，各職能部門在召開有關會議之前，必須先報集團辦公室。
3.3各成員企業綜合辦公室負責本企業全域性性會議的統籌安排與協調。
4 會議審批程式
4.1新奧集團股東大會、董事會、監事會以及督委會所召開的會議，由董事長辦公室負責籌備和安排，並報董事長審定，相關職能部門協作配合。
4.2新奧集團員工大會、企業執行委員會會議、總經理辦公會、全域性性生產經營例會、專業會議、職工代表大會、黨員代表大會、共青團代表大會由相關職能部門籌備和安排，集團辦公室協調會簽後報集團總經理審批。
4.3各成員企業涉及全域性性的各類會議，由相關職能部門籌備和安排，報企業總經理審批。
5 會議原則
5.1 精簡高效原則
即企業無論召開什麼會議，都要堅持少而精的原則。可開可不開的會議堅決不開，必須召開的會議，要精而簡，講究效率，盡量縮短會議時間，防止拖拉扯皮現象。
5.2 周密準備原則
即企業會議無論大小，都應有充分準備，會前圍繞會議的議題和目的進行調查研究，掌握情況，準備好有關檔案和材料。開會不搞突擊，不開無準備的會議。
5.3 厲行節約原則
即企業會議特別是大中型會議要厲行節約，不講排場、不追求形式，不准藉機遊山玩水、大吃大喝或濫發紀念品等。
5.4 嚴肅認真原則
即企業會議的與會人員要樹立認真的態度和嚴謹的作風，一是要有紀律觀念，不遲到不早退、不開小會、不幹雜事, 專心致志、精神集中。二是尊重同志，發生爭論時要心平氣和、以理服人, 嚴禁不文明舉止。三是謙虛謹慎, 虛心接受他人意見，有錯就改。
6 會議組織籌備程式
6.1擬訂會議方案。包括會議目的、內容、議題、檔案、時間、地點及參加人員等，並下發通知。
6.2會議議程安排。包括會場和主席台的布置、主持人和發言人的順序安排、分組討論、分會場的安排等。
6.3會議會務安排。明確食宿標準，安排交通、食宿時間和地點。
準備會議用橫幅、標語、音響裝置、錄音攝像裝置、投影幻燈裝置、簽到簿和記錄紙筆，以及會議須知、保密要求、出席證、茶水飲料、水果、花木等。
6.4會議決議、紀要及催辦。會議形成的決議、紀要包括會議基本事項，重要結論，要採取的措施及落實舉措的單位和人員。催辦單位會後要跟蹤檢查、督查辦理單位的具體落實措施與結果。
7 會議類別
會議主要包括股東大會會議、董事會會議、監事會會議、員工大會、企業執行委員會會議、總經理辦公會、生產經營例會、專業會議、黨員代表大會、職工代表大會和共青團代表大會等。
8 股東大會會議
8.1股東大會由新奧集團股東組成, 是新奧集團的最高權力機構，依法行使職權。
8.2股東大會會議應當每年召開一次。有下列情形之一的，應當在二個月內召開臨時的股東大會會議：
(1) 董事人數不足法律規定人數或公司章程所定人數的三分之二時。
(2) 公司未彌補的虧損達股本總額三分之一時。
(3) 持有公司股份百分之十以上的股東請求召開時。
(4) 董事會認為必要或監事會提議召開時。
8.3股東大會會議由董事會依照法律負責召集，由董事長主持。董事長因特殊原因不能履行職務時，由董事長指定副董事長或其他董事主持。
8.4召開股東大會會議，應當將會議審議的事項於會議召開三十日之前通知各股東。臨時股東大會會議不得對通知中未列明的事項作出決議。
8.5股東大會會議研究和決策的主要問題
8.5.1決定公司的經營方針和投資計畫。
8.5.2選舉和更換董事，決定有關董事的報酬事項。
8.5.3選舉和更換由股東代表出任的監事，決定有關監事的報酬事項。
8.5.4審議批准董事會和監事會的報告。
8.5.5 修改公司章程。
8.5.6其它重要事項。
9 董事會會議
9.1新奧集團設董事會，董事會設董事長一人，副董事長一人。
9.2董事長負責召集、主持董事會會議，董事長因故不能主持會議時，由董事長指定的副董事長或董事代為主持。
9.3董事會會議每年度至少召開二次，每次會議應當於會議召開十日前通知全體董事。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。
9.4董事會會議應由二分之一以上的董事出席方可進行。董事會會議作出決議，必須經全體董事的過半數通過。
9.5董事會會議應由董事本人出席。董事因故不能出席，可以書面委託其他董事代為出席董事會會議，委託書中應載明授權範圍。
董事會應對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的董事和記錄員在會議記錄上簽名。
9.6董事會會議研究和決策的主要問題
9.6.1股東大會決議的執行。
9.6.2集團公司經營計畫和投資方案的決定。
9.6.3集團公司年度財務預決算方案的制訂。
9.6.4集團公司利潤分配方案和彌補虧損方案的制訂。
9.6.5集團公司增加或減少註冊資本的方案的制訂。
9.6.6集團公司發行公司債券方案的制訂。
9.6.7集團公司合併、分立、解散方案的擬訂。
9.6.8集團公司內部管理機構設定的決定。
9.6.9其它重大事項。
10 監事會會議
10.1新奧集團設監事會，監事會由股東代表和適當比例的公司職工代表組成，具體比例由新奧集團章程規定。董事、經理及財務人員不得兼任監事。
10.2監事會會議研究和決策的主要問題
10.2.1檢查公司財務
10.2.2對董事、經理執行職務時違反法律、法規或公司章程的行為進行監督。
10.2.3當董事和經理行為損害公司利益時，要求董事和經理予以糾正。
10.2.4提議召開臨時股東大會。
10.2.5公司章程規定的其它事項。
11 員工大會
11.1員工大會是企業領導與員工廣泛溝通的民主大會。
11.2員工大會原則上一年召開一次，即每年年初召開「總結暨動員」大會，年中可根據實際情況臨時動議召開。
11.3員工大會由各公司總經理提議召開，辦公室具體組織實施，公司總經理主持，總經理因公出差或由於其它原因不能主持會議時，由總經理委派其他副總經理主持，由辦公室指定專人負責記錄並整理會議紀要。
11.4員工大會的主要議題是：
(1) 總結上一年度的全面工作，包括責任目標的完成情況、成就與問題、 經驗與教訓等。
(2) 宣布下一年度的經營管理目標與工作計畫、實現目標和完成計畫的途徑與舉措、優劣勢分析和資源的優化配置要求等。
(3) 宣講企業的獎金分配方案、福利措施和其他事關員工切身利益的重大事項。
(4) 宣布表彰和任免決定。
(5) 員工大會召開之後，黨工團組織應針對其主要內容，採取個別採訪、座談、調查表等方式聽取廣大員工對大會議題的意見，反饋給公司領導。
12 企業執行委員會會議
12.1企業執行委員會（簡稱執委會）為新奧集團最高經營管理機構，由集團公司領導、集團公司有關職能部門和集團有關成員企業領導組成，並由集團公司總經理擔任執委會主席。
12.2執委會會議分兩種，一種為常務委員會議，一種為執委會全體會議。
12.3執委會常務會由集團公司總經理、副總經理、三總師、執委會秘書長、燃氣控股公司總經理和副總經理組成。
12.4執委會會議的召集
12.4.1執委會會議由執委會主席根據工作需要召集並主持。
12.4.2執委會常務會議原則上每月召開一次。時間為每月的第乙個星期日。因工作需要或特殊情況可臨時或在廊坊以外的其它合適場所召開。
12.4.3執委會全體會議每季度舉行一次，時間為每季度末的適當時間。
12.4.4主席因公出差或由於其它原因不能主持會議，委派集團公司副總經理主持，臨時擔任會議主席。
12.5執委會全體會議研究和決策的主要問題
12.5.1審議集團戰略規劃、年度或季度經營計畫和目標、集團年度工作總結和動員報告、集團財務預決算報告。
12.5.2審議集團管理體制與管理機構設定。
12.5.3審議重大投資計畫和方案；審議重大新技術、新工藝、新裝置的推廣實施方案。
12.6執委會常務會議研究和解決的主要問題
12.6.1審議、通報、交流和確定集團階段性重點工作。
12.6.2審議、研究重要的經營管理方面的專項工作。
12.6.3審議並決定集團副經理級及以上管理幹部的任免。
12.6.4審定員工薪酬、獎懲制度和方案。
12.6.5主席提出的其他議題。
12.7執委會會議的準備
12.7.1執委會會議議題由執委會成員根據分管的工作和執委會研究、決策事項的範疇提交執委會秘書處，執委會秘書長領導秘書處工作。
12.7.2執委會秘書處對提交和蒐集到的議題進行整理後，報主席審定具體議題和會期。
12.7.3執委會秘書處負責會議的通知和會務準備。無特殊原因，各執委必須參加會議；有特殊原因，必須向主席請假。
集團會議管理制度
會議包括股東大會 董事會會議 總經理辦公會 生產經營例會 員工代表大會 專業會議以及部門例會等。1.股東大會 1 股東大會由股東組成，是公司的最高權力機構。2 股東大會應每年召開一次，有下列情形之一的，應當在二個月之內召開臨時股東大會 董事人數不足公司章程所定人數的三分之二 公司經營業績出現巨大虧損...
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