第一條為使集團的會議管理規範化和有序化，提高會議的質量和效率，特制定本辦法。
第二條會議本著精減、有效、節儉原則執行。
第三條股東會
（一） 出席人員：全體股東；
（二） 週期：每半年或一年、或不定期；
（三） 會議內容：1.決定公司的經營方針和投資計畫；2.
選舉和更換執行董事、決定有關執行董事的報酬事項；3.審議批准執行董事的報告；4.選舉和聘任公司經理，決定有關經理的報酬事項；5.
審議批准監事報告；6.審議批准公司的年度財務預算方案、決算方案；7.審議批准公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；8.
對公司增加或者減少註冊資本作出決議；9.對股東以外的人轉讓股權做出決議；10.對公司合併、分立、解散和清算或者變更公司形象作出決議；11.
修改公司章程等。
（四） 主持人：大股東、執行董事或代表十分之一以上表決權的召集人。
第四條董事會
（一） 出席人員：全體董事。
（二） 週期：每月一次、或不定期；
（三） 會議內容：集團重大決策、重大事項等內部事務進行討論；運營指標及各事業部運營情況的公布；
（四） 主持人： 董事長或董事長指定的人員主持。
第五條總經理辦公會
（一） 出席人員：董事長、總裁、總監、各事業部總經理、副總經理。
（二） 週期：每週一次；
（三） 會議內容：各事業部上週工作總結、下週工作安排，總裁對各事業部的工作建議和要求，董事長重要工作指示；
（四） 主持人：總裁。
第六條全體員工會議
（一） 出席人員：公司全體員工；
（二） 週期：每半年或一年、或不定期；
（三） 會議內容：公司經營、管理情況通報，討論職工關心的切身利益問題、與公司發展相關的合理化建議；
（四） 主持人：總裁。
第七條每週晨會
（一） 出席人員：總裁、各相應總監、各事業部總經理、公司內其他的重要人員等；
（二） 週期：每週周初；
（三） 內容：對本週重大工作事項進行統一安排，協調跨部門工作；
（四） 主持人：總裁。
第八條工作匯報會
（一） 出席人員：上下級或有關責任人；
（二） 週期：定期或不定期；
（三） 內容：下級向上級匯報指定內容；
（四） 主持人：上級主管。
第九條部門例會
（一） 出席人員：部門全體員工；
（二） 週期：每週一次；
（三） 內容：部門上週工作總結和下週工作計畫；出現的問題及改進方法，上次會議提出的問題落實情況；
（四） 主持人：部門經理。
第一十條專題會議
（一） 內容：某一問題討論和商定；
（二） 出席人員：有關人員；
（三） 主持人：相關主管；
（四） 週期：不定期或定期。
第一十一條各部門會期必須服從集團統一安排，各部門小會不應安排在公司級會議同期召開（與會人員不發生時間上的衝突除外），應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
第一十二條會議程式
一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：
（一） 確立會議議題；
（二） 安排會議議程；
（三） 發出會議通知；
（四） 會務準備；
（五） 做會議記錄和攝像、錄音；
（六） 整理會議紀要、決議；
（七） 相關領導閱改、簽發；
（八） 發放有關部門、人員，並交行政人事部歸檔。
第一十三條確立會議議題
會議的議題可能有以下的**：公司領導提出，各部門提出和行政人事部收集等。經主管領導同意，即可召開會議。
第一十四條對定期的常規會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。
對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：
1.會議名稱；2.會議主旨和目標；3.
會議議項；4.會議時間；5.會議議程；6.
會議主持人；7.出席人員（名單）；8.會議財務（支出收入）預算；9.
現有籌備情況及進展；10.籌畫時間進度等。
該報告批准後方執行。
第一十五條提前發出會議通知
（一） 通知內容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；
（二） 方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發出，注意口頭僅適用於例會召開的確認；
（三） 出席會議的重要或主要人員，應通過**等方式確認是否能如期出席，並做出相應安排。
（四） 通知時間：根據會議要項擬訂會議通知，並提前傳送。
第一十六條會務準備
會務準備包括以下內容：會議場所布置座次布局、會議需用裝置的準備與除錯、出席者主賓座次銘牌、會議條幅、資料袋（內裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、電源插頭和延長線、麥克風和**系統、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投影儀、電腦、白板、白板筆等。
根據會議的內容和性質的不同進行相應的準備。
會議室重要會議的服務，由行政人事部根據實際情況安排。其他日常及業務會議由會議組織部門安排服務。
第一十七條各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。
幾個部門召開聯席會議，由幾個部門協商指定乙個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。
乙個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責會議紀要的起草工作。
第一十八條各部門起草會議紀要的內容要求：
（一） 必須全面記錄會議的內容；
（二） 必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內容，或加入記錄人自己的觀點；
（三） 會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出：1.重要會議，有言必錄，詳細記錄；2.
一般會議，可摘其要點記錄；3.日常事務性會議，簡要記錄；4.對於重要會議記錄，與會人員須確認簽字；
（四） 起草會議紀要應採用列印體（其正文部分字型要求是宋體小四號，行距固定值28.8磅）；時間緊急的情況也可採用手寫體；但為了長久保持要求用簽字筆寫，同時要保持紙面清潔；
（五） 會議紀要應在會後的第二天簽發完畢，三天之內提交行政人事部存檔；
（六） 會議紀要一般要由總裁或總經理簽發，重要決議必須經所有參會人員閱讀簽字後存檔。
第一十九條參會人員提前5分鐘到達會場進行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會後，組織人在簽到表上標註遲到（註明到會時間）、未到人員。
第二十條參會人員如不能按時出席，需提前1個小時向會議組織部門請假，未請假視同缺席或遲到處理。
第二十一條公司例會需部門經理及副職參加，如部門經理因故不能出席，需指派本部門主管級人員代替，並提前通知行政人事部。
第二十二條會議期間應將移動通訊工具關機或置於振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。
第二十三條不允許遲到、早退，無故缺席會議。
第二十四條做好會議保密工作。參會人員禁止傳播密級會議內容。
第二十五條判斷會議效率的高低有以下的標準：
（一） 會議是否按預期進行；
（二） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論；
（三） 會場準備是否完善；
（四） 資料是否齊全；
（五） 會議日程是否有計畫性；
（六） 參加者是否預先了解主題；
（七） 討論離題是否嚴重；
（八） 會議氣氛是否熱烈；
（九） 建設性發言數量；
（一十） 是否得出結論或對策；
第二十六條提高會議效率的要領
（一） 要嚴格遵守會議的開始時間；
（二） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；
（三） 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；
（四） 在會議進行中要注意如下事項：
1. 發言內容是否偏離了議題?
2. 發言內容是否出於個人的利害?
3. 是否全體人員都專心聆聽發言?
4. 發言的內容是否朝著結論推進?
（五） 應當引導在預定時間內做出結論；
（六） 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間；
（七） 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認；
（八） 應當把決議付諸實行的程式理出，加以確認。
第二十七條會議禁忌事項
（一） 發言時不可長篇大論，滔滔不絕；
（二） 不可取用不正確的資料；
（三） 不可打斷他人的發言；
（四） 不要中途離席。
第二十八條會議管理技巧
（一） 控制出席人數，與會無關者不參加；
（二） 每次會議須明確主題；
（三） 對重大或有分歧的議題，在會議上爭執不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會後再議；
（四） 會議發言應言簡意賅，相對控制每位發言時間；
（五） 對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中乙個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發言時間做出小結，及時做出決定。
第二十九條會議室使用登記手續
（一） 凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續；
（二） 會議室預約登記手續由行政人事部辦理；
（三） 會議結束後將會議紀要送行政人事部備案備案。
第三十條會議室必備的物品、用品和環境
（一） 會議室備有會議桌、椅；
（二） 會議室備有茶水；
（三） 會務準備有特殊要求的，請與行政人事部協商；
（四） 會議室保潔。
第三十一條會議室使用環境衛生的要求
（一） 注意保持會議室的環境衛生；
（二） 嚴禁在會議室吃東西；
（三） 嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；
（四） 嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。
第三十二條會議室維護費用由總裁辦編制預算並執行。
第三十三條例會如遇節假日，召開時間相應順延。
第三十四條本制度由集團行政人事部負責解釋及修訂。
第三十五條本制度自發文之日起施行。
附錄：1.會議紀要格式
2.會議簽到表
集團會議管理制度
會議包括股東大會 董事會會議 總經理辦公會 生產經營例會 員工代表大會 專業會議以及部門例會等。1.股東大會 1 股東大會由股東組成，是公司的最高權力機構。2 股東大會應每年召開一次，有下列情形之一的，應當在二個月之內召開臨時股東大會 董事人數不足公司章程所定人數的三分之二 公司經營業績出現巨大虧損...
集團會議管理制度
會議管理手冊 一 總則 1 為使集團的各項工作會議有乙個規範化的管理模式，進一步提高工作質量和效率，為各部門提供正確指導，特制訂集團會議管理手冊。2 本手冊適用於集團與外部公司或集團內部各型別的會議 二 會議通知 1 會議組織部門應在會議前發出會議通知，一項會議的召開必然涉及到其它部門或其它公司人員...
xx集團會議管理制度
d f f控股集團 會議管理制度 目錄第一章總則 3 第二章會議分類 3 第三章會議組織 3 第四章會前準備 4 第五章會議議程 4 第六章會議紀要 5 第七章會議考勤 5 第八章會場秩序與禮儀 5 第九章保密事項 6 第十章監督檢查 6 第十一章附則 6 附件會議紀要模板 8 第一條為優化深圳市前...