辦公室管理規章制度

辦公室管理規章制度第一章總則1.為維護公司良好形象，為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係,使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，明確要求，規範行為，創造良好的企業文化氛圍，特制定本規定。2.

本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑑管理、公文列印管理、辦公及勞保用品管理、報刊及郵發管理等。第二章細則第一條服務規範 1. 儀表：

公司職員應儀表整潔、大方。 2. 微笑服務：

在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答。 3. 用語：

在任何場合應用語規範，使用普通話，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。 4. 現場接待：

遇有客人進入工作場所應禮貌問、答，熱情接待。 5. **接聽：

接聽**應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動代接聽，重要**作好接聽記錄，嚴禁占用公司**時間太長。第二條辦公秩序 1. 工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閒聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。

2. 職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線**聯絡，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。 3.

職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束後做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔、整齊。 4. 部門、個人專用的裝置由部門指定專人和個人定期清潔，公司公共設施則由公司定期安排人員進行清潔保養工作。

5. 發現辦公裝置（包括通訊、照明、電腦等）損壞或發生故障時，職員應立即向辦公室報修，以便及時解決問題6. 吸菸應到規定的區域範圍內（如接待室、會客室等），禁止在辦公室（辦公坐位上）吸菸。

7.辦公室人員外出或用車需由直接主管或總經理審批8.不准用公司**打私人**或資訊**，不准占用本部**談論與工作無關的事。

第三條檔案管理1．歸檔範圍：公司的規劃、年度計畫、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、專案方案、通告、通知等具有參考價值的檔案材料。2.

檔案管理要專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。3.檔案的借閱與索取：

(1)總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔； (2)公司其他人員需借閱檔案時，要經總經理批准； (3)借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和複製，必須由總經理批准或授權方可摘錄和複製。 6.檔案的銷毀：

(1)任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； (2)若按規定需要銷毀時，須經總經理批准後方可銷毀。 (3)經批准銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。第四條印鑑管理1.

公司印鑑由總經理辦公室專人負責保管。2.公司印鑑的使用一律由總經理許可後管理印鑑人方可蓋章，如需攜帶外出需寫借條並經總經理批准後才可攜帶外出，用完須及時歸還，如違反此項規定造成的後果由直接責任人員負責。

3.公司所有需要蓋印鑑的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號、登記、存檔以備查詢。4.

公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第五條公文列印管理公文列印應該按實際所需進行，不得隨意浪費紙張。第六條辦公用品及及勞保用品的管理1.

辦公用品的購發： (1)每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公及勞保用品制定計畫提交總經理辦公室； (2)辦公室按實際所需制定每月辦公及勞保用品計畫及預算；經總經理審批後負責將辦公及勞保用品購回，根據實際工作需要有計畫地分發給各個部、室。由各室主任簽字領回； (3)除正常配給的辦公及勞保用品外，若還需用其他用品的，須經部門主管批准方可申請領用； (4)公司新聘工作人員的辦公及勞保用品，辦公室根據部、室負責人提供的名單和和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； (5)負責購發辦公用品的人員要根據需要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、開支適當、用品保管良好； (6)負責購發辦公用品的人員要建立賬本，辦好人庫、出庫手續。

出庫一定要由領取人員簽字； (7)辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意做好安全、防火、防潮、防盜工作。

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