一目的對公司的工程專案竣工需提交的資料、檔案進行歸檔控制管理，確保各工程專案檔案、資料的可控性、保密性、可追溯性，為檔案資料的收集、鑑別、整理、保管，充分發揮檔案資料的作用，作一指引，也為規範化管理奠定紮實的基礎。
二適用範圍
2.1本制度使用於工程資料的收集及其歸檔管理。
2.2凡屬公司經營管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬於公司檔案。
三管理事項定義
3.1工程檔案管理
3.1.1指建設專案在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖紙、圖表、磁碟、**、聲像等形式的全部檔案的收集、整理、組卷、歸檔、保管的全過程管理工作。
包括專案前期檔案、專案竣工檔案和專案竣工驗收檔案等。
3.2工程檔案歸檔資料
3.2.1專案開發前期資料：指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的檔案。
3.2.2專案竣工資料：指專案竣工時形成的反映施工（指建築、安裝）過程和專案真實面貌的檔案，主要由專案施工檔案、專案竣工**件和監理檔案組成。
3.2.3專案施工資料：指專案施工過程中形成的反映專案建築、安裝情況的檔案。
3.2.4專案竣工圖：指專案竣工後按照工程實際情況所繪製的圖紙。
3.2.5專案監理檔案：指監理單位對專案工程質量、進度和建設資金使用等進行控制的檔案。
3.2.6專案竣工驗收檔案：指專案竣工後試執行中以及專案竣工驗收時形成的檔案。
3.3工程檔案資料歸檔和移交
3.3.1工程專案檔案指經過鑑定、整理並歸檔的專案檔案。
3.3.2專案檔案歸檔：指建設專案的設計、施工、監理單位在專案完成時向建設單位移交經整理的全部相應檔案；專案建設單位各機構將專案各階段形成並經過整理的檔案定期報送檔案管理機構。
3.3.3專案檔案移交：指專案竣工驗收後，建設單位根據合同、協議和規定向業主單位、生產使用單位、專案主管部門及有關檔案管理部門移交有關專案檔案。
四職責劃分
4.1公司檔案室是公司工程資料檔案集中統一管理部門，有責任指導和監督各專案工程的工
程檔案資料的收集、整理情況，負責接收各項目的工程竣工資料，做好工程竣工資料的彙總、編目、上架工作。
4.2工程檔案資料工作是施工管理、技術管理、科研管理的重要組成部分，因此各有關部門
必須切實加強領導，把工程檔案資料工作納入工程專案技術和管理工作中。
4.3專案工程技術管理科：負責組織、協調和監督各專案工程檔案（包括施工組織總設計、專業設計（包括報批檔案）、施工方案、計畫、工程總結、工程聲像（片）材料及工程竣工
材料、竣工圖和收集整理工程前期檔案材料）的編制及收集情況。
4.4專案工程銷售科：負責收集各項目的工程合同、協議、招投標檔案（包括合同審批檔案、合同書、合同變更檔案、招投標書、修改檔案、中標通知書）及外包隊伍相關紙質的原件，待專案竣工時負責將相關資料按檔案歸檔要求整理編制，並移交公司檔案室歸檔。
4.5工程專案安全質量科：負責施工過程中按照合同規定和規範的要求督促監理單位和施工單位認真履行合同，實現質量目標。
為監理開展工作創造有利條件，充分發揮監理的作用，並對現場監理的工作能力和監理效果的進行有效監控。
4.6專案工程造價預算科：負責收集各項目的工程概預算、決算的原件，待專案竣工時負責將相關資料按檔案歸檔要求整理編制，並移交公司檔案室歸檔。
4.7各專案工程負責人及資料員：
4.7.1各專案工程負責人主要負責本部門工程專案的操作和協調、工期、進度控制管理，根據專案材料一覽表提供材料進場時間，編制專案工程施工控制計畫，並落實總工期和節點計畫控制措施。
4.7.2各專案工程資料員主要負責本部門工程專案從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
4.7.2.1工程施工過程中，負責收集、整理各專業施工隊編制的安裝記錄、質量檢驗評定等資料。
4.7.2.2工程竣工時，負責分類、編目、歸檔、整理所有竣工資料，按建設方要求按時移交竣工資料，按公司檔案室要求歸檔竣工資料。
五分類和範圍
5.1分類
5.1.1工程檔案
·工程建設檔案綜合
·與設計、施工等單位來往檔案、會議紀要、工程階段性匯報、考核、演示文稿。
·工程管理檔案
·工程合同、開工報告、協議、招投標檔案，工程概算、預算、決算、定額。
·工程設計
·工程有關水文、水質、地質等原始材料，設計招投標、設計委託書，初步設計施工圖及會審。
·工程施工檔案
·工程施工組織設計、施工措施、方案（安全技術措施），施工技術記錄（設計變更），施工
總結。·工程竣工檔案
·竣工圖，工程（機組）竣工驗收檔案，竣工技術檔案（施工技術記錄）編制。
·工程創優評定申報材料、評定通知、結論、證書等。
5.2範圍
5.2.1建設單位
5.2.1.1負責在工程招投標與勘查、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程檔案的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。
5.2.1.2負責收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的檔案，並應進行立卷歸檔。
5.2.1.3負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程檔案的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委託監理單位監督、檢查工程檔案的形成、積累和立卷歸檔工作。
5.2.1.4負責收集和彙總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案。
5.2.1.5負責在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可檔案，不得組織工程竣工驗收。
5.2.1.6負責對列入城建檔案館（室）接受範圍的工程，工程竣工驗收後三個月內，向當地城建檔案館（室）移交一套符合規定的工程檔案。
5.2.1.7負責勘察、設計、施工、監理等單位應將本單位形成的工程檔案立卷後向建設單位移交。
5.2.2施工單位
5.2.2.1負責施工資料的管理工作，實行技術負責人制，逐級建立健全施工質量管理崗位責任制。
5.2.2.2負責彙總各分包單位編制的施工資料。分包單位責任其分包範圍內施工資料的收集和整理，並對施工資料的真實性、完整性和有效性負責。
5.2.2.3負責在工程竣工驗收前，負責施工資料整理、彙總和立卷。
5.2.2.4負責按照合同要求的桃樹負責編制施工資料，自行儲存一套（按合同數量約定）。
其他移交建設單位。
5.2.3設計單位
5.2.3.1負責按合同和規範要求提供勘察、設計檔案。
5.2.3.2負責對需勘察、設計單位簽字的工程資料應簽署意見。
5.2.3.3負責工程竣工驗收，應簽署工程質量檢查驗收意見。
5.2.4監理單位
5.2.4.1負責監理資料的管理工作，並設專業技術人員對監理資料進行收集、整理和歸檔。
5.2.4.2負責對施工單位報送的施工資料進行審查、簽字。
5.2.4.
3負責按照合同約定，在勘察、設計階段，對勘察、設計檔案的形成、積累、立卷和歸檔進行監督、檢查；在施工階段，對施工質量的形成、積累、立卷和歸檔進行監督、檢查，使施工資料符合本標準規定，具有完整性、準確性、真實性。
5.2.5城建檔案館
5.2.5.1負責建築工程檔案的接收、收集、保管和利用等日常管理工作。
5.2.5.2負責對建築工程檔案的編制、整理、歸檔工作進行監督、檢查。
5.2.5.3負責組織專業技術人員，對國家和省重點工程專案建設過程中工程檔案的編制、整理、歸檔工作進行業務指導。
5.2.5.4負責工程開工前與與建設單位簽訂《建設工程竣工檔案責任書》；工程竣工驗收前，負責對建築工程進行預驗收，並出具《建設工程竣工檔案預驗收意見》。
5.2.5.5工程竣工後三個月內，負責對工程檔案進行正式驗收，合格後，接收進館，發放《工程專案竣工檔案合格證》。
六歸檔時間、要求和移交
6.1工程檔案在工程專案竣工後驗收後三個月內向建設方提交完整、準確、並經有關技術負責人簽字的工程技術檔案資料。
6.2各工程專案部需設有資料員。工程資料員在工程專案竣工後六個月內，必須向公司檔案室提交一套完整的工程竣工資料。
專案部應將施工過程中的重要檔案、資料以及具有參考價值的資料和電子文件，歸納、整理、附上移交檔案清單，經專案經理審批後，移交檔案室統一管理。
6.3移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和檔案室管理員雙方在移交清單上簽字，各自儲存乙份，以備存查。
6.4凡歸檔檔案的材料，如不符合有關規定和標準的，檔案室有權不接受。
6.5凡不按歸檔範圍、時間、要求歸檔的，檔案室有權追查。
七工程檔案的質量、立卷要求
7.1工程檔案材料的質量要求
7.1.1字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備（不能代簽或列印）。
7.1.2需永久、長期儲存的檔案材料不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、原子筆、複寫紙、鉛筆等）書寫、繪製。
7.1.3影印、列印檔案材料及**的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合裝置標定質量的要求。
7.1.4錄音、錄影檔案材料應保證載體的有效性；長期儲存和電子檔案材料應使用不可擦除型光碟。
7.2工程檔案的案卷質量要求
7.2.1工程檔案的案卷組卷原則、組卷要求、組卷方法、案卷裝訂及案卷脊背、封面、卷內目錄、卷內備考表、檔號章的編制按照國家標準《科技技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822-2000）執行。
7.2.2竣工圖章按照國家檔案行業標準《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28-2002）執行。竣工圖要求是新的藍圖，按手風琴式疊法摺疊成a4大小，每張圖
的圖示應在右下角，竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。
7.2.3卷內檔案材料排列按照國家檔案行業標準《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28-2002）執行。
7.3工程檔案的立卷要求
7.3.1文字資料立卷要求
7.3.1.1檔案材料歸檔時，以a4（即210mm x 297mm）規格為標準，不足a4規格的應用a4白紙貼上，過大的要摺疊為a4規格。
7.3.1.2檔案材料中的金屬物應去掉，對因複寫而透底材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。
7.3.1.3文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一捲內有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。
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