第六章行政管理制度
第一節辦公室長途**的使用和管理規定
為了加強辦公室長途**的使用和管理，使公司的通訊費得以有效的控制，特制定以下制度。
一、 辦公室長途（國際、國內）**不得隨意私用。
二、 通話性質如為「個人事由」，則**費用由使用者承擔。
三、 公事通話內容應簡短，事項較多時應盡可能使用傳真件做好傳真登記。
四、 發長途傳真件時應有前台文員負責登記與傳送，如屬特殊情況，應在傳送完畢後補辦登記手續。
五、 外單位人員原則上不准使用公司長途**。如確有需要時，應有相關人員代為填寫《使用長途**登記表》（見附表十六），在備註一欄內寫明原因。
六、 各**每月發生的費用，由行政人事部統一製表，並由各使用者部門主管確認。
七、 行政人事部將定期查核各部門的長途**使用費，並酌情與通訊局核對通話次數及時間，如發現公為私用，將認真追查並作出處理。
第二節鑰匙管理規定
一、 辦公室鑰匙的管理：
（一） 公司各部門辦公室的門匙，由公司行政人事部統一留存備用鑰匙一把，並將各辦公室所配置的鑰匙情況登記在《鑰匙領用登記表》(見附表十七)中。
（二） 行政人事部根據員工使用辦公室的實際情況，發放辦公室門匙。
（三） 員工領取鑰匙的同時，需在《員工配備領用/移交表》（見附表十八）上簽字。該**交行政人事部存入員工檔案。
（四） 辦公室門匙應妥善儲存。如發生丟失、折損，應立即通知行政人事部，由行政人事部在接到通知後兩日內，為該員工配備鑰匙。
（五） 重要崗位的辦公室鑰匙發生丟失，行政人事部將根據安全規定，對該門鎖進行重新更換，同時收回原配發的門匙。上述過程中所產生的費用，有丟失鑰匙的員工全部負責。
（六） 員工離職需將辦公室門匙交還，簽寫《員工配備領用/移交表》。
（七） 財務審核部在接到員工物品交接完畢的通知後，方與其結算工資。
二、 辦公家具鑰匙的管理
（一） 員工辦公桌及辦公櫃鑰匙的領用
員工使用的辦公家具由公司行政人事部統一購買、編號、發放。新員工到崗後，憑《員工錄用通知書》到行政人事部領取辦公桌鑰匙，並在《鑰匙領用登記表》上簽字。
（二） 鑰匙的交還
1. 員工在接到行政人事部與其有關的人事變動通知後，需要更換原領用辦公家具時，須到行政人事部辦理領用鑰匙移交手續。
2. 員工離職，在交還所領用的全部鑰匙後，憑《員工配備/移交表》到財務審核部結算工資。
三、 庫房鑰匙的管理
庫房鑰匙由行政文員保管，備用鑰匙放在鑰匙箱中。
四、 鑰匙箱的管理
鑰匙箱的鑰匙由行政人事部保管。
五、 更換配置鑰匙
（一） 由行政人事部負責鑰匙的更換和配製，任何部門或個人不得擅自更換、配製鑰匙。
（二） 原則上門鎖鑰匙丟失後，應立即更換鎖芯。
1. 重點部位門鎖應立即更換（由行政人事部核定）。
2. 一般部門門鎖更換不超過48小時。
（三） 凡配製鑰匙，均由部門經理簽單，報行政人事部核准，方可配置。
（四） 行政人事部對更換配置鑰匙要嚴格進行登記。
第三節計算機使用管理辦法
為更好地發揮計算機在物業管理中的作用，提高工作效率，特制訂計算機管理規定。
一、 計算機的購置
1. 需要使用計算機的部門應以簽報的方式提出購置申請，並提出對技術引數和相關裝置的要求，由行政人事部彙總計畫報公司領導審批。
2. 購置計算機的申請得到公司領導批准後，由行政人事部負責統一組織實施。
二、 計算機的維修
1. 計算機及相關裝置的保修單，隨機光碟、軟盤在裝機正常使用後，交由行政人事部統一保管，以便今後使用或安排維修。
2. 計算機在使用中發生故障，使用者不得私自開啟主機等部件，須向行政人事部提出，由其聯絡**廠家，派專人維修。
三、 計算機的使用
1. 計算機的使用要嚴格按照有關程式要求操作，操作人員要正確使用有關軟體，保證安全正常使用。
2. 嚴禁在計算機上玩遊戲，**vcd及利用公司計算機辦私事。
3. 不使用來歷不明的軟體和軟盤，做好計算機病毒的預防工作，發現病毒要及時使用防毒軟體進行清除。
四、 計算機消耗品和資料的使用
1. 計算機消耗品如軟盤等視同辦公用品，由行政人事部統一購買，按辦公用品領用。
2. 使用計算機資料（含軟體、光碟等），應向行政人事部借閱，時間不得超過乙個月，如有損壞應予賠償。
第四節物品採購制度
為使物業管理公司的物品購置工作能及時、準確、有序地進行，特制定本制度。
一、 物品購置實行歸口管理、統一購買的原則，突出計畫性，嚴格執行申購、審批程式。
1. 各部門如需購置物品，應填寫《採購申請表》，送交行政人事部。
2. 行政人事部定期將各部門提出的採購物品彙總，填寫《物品申購彙總表》（見附表十九），交財務審核部審核，呈總經理審批。
二、 凡為庫房儲備的物品，由行政文員根據庫存提出補充庫存物資的申請，填寫《採購申請單》交行政人事部。庫房儲備之外的專案由各部門按需要提出申請。
三、 《物品申購彙總表》經總經理審批後，由行政人事部負責購買。
1. 採購人員應對採購專案進行詢價，行政人事部對三個以上供貨商的質量、**及售後服務進行綜合評價後，確定**商。
2. 購買過程中，認真檢查物品的品質、商標、期限、衛生標準等，堅決杜絕偽劣產品。
四、 所有採購專案應爭取供貨商送貨上門。
五、 採購物品無論是自提還是供貨商送貨，貨到後應由採購人員與申購部門的代表共同驗貨，對不符合質量要求及與申購單專案不符的物品一律拒收。
六、 驗收合格的物品統一交到庫房，並同時辦理入庫手續，再由申購部門到庫房領取，辦理出庫手續。
七、 嚴格遵守財務制度，按規定使用現金及支票付款。
1. 購買金額在1000元以下的物品，可支付現金，超過1000元以上的使用轉賬支票；如需使用現金，說明理由，經財務審核部認可後方可支付。到外地採購，一律採取匯票方式。
2. 購買金額在10000元以上的物品要簽訂購貨合同，並在合同中就供貨時間作出明確規定。
3. 對於未列入計畫的急需採購的物品，價值低於500元的，經行政人事部及申購部門負責人同意後方可採購；價值高於500元的，經公司總經理或主管副總經理同意後方可採購。
八、 採購物品在10000元以上的，在支付款項時，要附合同、合同付款單及收貨單。
第五節庫房管理規定
為使物品的保管、儲存、出庫、入庫等程式有所遵循，以達到有效管理物品的目的，特制定本規定。
一、 儲存與保管
1. 物品的儲存按物品價值由小到大分abc三類，劃分儲存區域，a類存貯在最內處；c類則存貯在最外處。
2. 每一物品貯存位置，應有明顯的標示，且每一字段置有《存貨記錄卡》（見附表二十），按數量進出實際情況，分別填入日期、進量、出量及結存量。
3. 物品的貯存保管應遵守下列原則：
（1） 未經驗收的物品應與驗收合格的物品分開存放。
（2） 凡有危險易燃的物品，應與其他物品隔離保管。
（3） 每一字段應隨時保持乾燥清潔。
（4） 凡未按規定填寫相關表單，物品不得出庫。
（5） 庫方是公司存放物資的重地，由行政人事部負責管理。非公司工作人員禁止入內。
（6） 安全防火要堅持以「預防為主，防消結合」的原則，定期對消防器材定位擺放進行檢查。
4. 物品倉庫門鎖應由行政文員負責持有保管。
5. 儲藏的物品，如有因故不能使用、設計變更、久存不用的，應由管理員每兩個月清查呈報，並知會物品所需的相關部門，以便對其進行處理。
6. 庫房管理人員更換時，交接雙方須同時盤點。
二、 領用物品
1. 部門在領用物品時，需其部門主管在《領、退物品單》上簽字，再到行政人事部填寫《出庫單》，領物人、倉管員在《出庫單》上簽字。
2. 《出庫單》一式三聯，第一聯行政人事部留底；第二聯領物人員存查；第三聯財務部作審核。
3. 行政人事部依據表單，轉記入《物品發放月報表》（見附表二十一）。
4. 非由部門主管（或**人）簽認的《領、退物品單》，倉管員則不得發放物品。
三、 退存物品
1. 各部門在領用物品後，如有物品剩餘或者品質不良，可退存物品，應填寫《領、退物品單》連同該物品，辦理退存物品手續。表單上應註明退存原因及《出庫單》的號碼；以便財務部審核查實。
2. 《入庫單》一式三聯，第一聯行政人事部留底；第二聯領物人存查；第三聯財務部作審核。
3. 行政人事部依據表單，轉記入《盤點月報表》（見附表二十二）。
四、 盤存物品
1. 儲存物品，須予以定期盤點：
（1） 每月盤點：每月25日，根據與各部門《出庫單》及《入庫單》應對所有儲存物品進行盤點；並填寫《盤點月報表》予財務部審查。
（2） 抽點：由行政人事部負責人實施不定期盤點。並須對盤點結果呈提《盤點報告書》。
2. 年終盤點結果（盤虧、盤盈），財務部應予以調整，以核計出真實的物品數量及金額。
第六節辦公用品管理辦法
為規範公司辦公用品管理工作，本著既滿足工作需求又要節約的原則，特制定本管理辦法。
一、 辦公用品的購置
1. 辦公用品由行政人事部統一對外購買，其他部門和個人不得對外購買。
2. 貨比三家，盡量選擇質優價廉的辦公用品。由行政人事部每月提出購買計畫，由總經理批准後進行購買。
3. 數額較小、經常使用的低值易耗品，庫存量應保持在三個月的存量之內。
4. 各部門臨時急需的物品，及時購買，不留庫存。
5. 所有購買的辦公用品一律先填寫《入庫單》，登記入庫。
二、 辦公用品的領用
1. 各部門人員在領用辦公用品時，必須填寫《出庫單》，由行政人事部登記入《物品發放月報表》（見附表二十一）。
2. 為保證各部室辦公需要，急需的辦公用品可隨時領用。
3. 行政人事部要建立健全的辦公用品管理賬目及領用單，每月要對庫存辦公用品進行盤點，填寫《盤點月報表》做到賬實相符。如出現盤盈或盤虧，應寫出書面說明，由行政人事部負責人批准後調整賬目。
4. 主管人員變動時，交接雙方應同時進行賬目和實物的交接，並在交接清單上簽字，以示負責。
第七節車輛管理規定
為適應工作需要，進一步加強公司車輛管理，本著保證公司和領導工作用車、部門業務用車的原則，制訂如下規定：
一、管理職責
公司行政人事部為車輛管理的職能部門，主要職責：
（一） 對公司所有車輛統一歸口管理。
（二） 對駕駛員進行交通安全教育及車輛安全、維修管理。
（三） 對車輛的購置、更新及報廢等進行管理。
二、車輛管理
（一） 車輛主要用於公司領導和業務部門用車，所有車輛未經主管領導批准，不得借出，如違反有關規定一旦發生事故，視情節公司將追究當事者責任。
（二） 車輛實行《派車申請》制度。在無《派車申請單》或無領導批准下，任何人不得私自出車（修車，試車應向主管領導提出），私自出車責任自負。
（三） 行政人事部應經常對駕駛員進行交通安全教育。定期定程對車輛進行年檢，保持車輛狀況良好，各部機件安全有效。
三、 車輛排程
（一） 車輛由行政人事部統一調配，司機的日常工作由行政人事部安排。
（二） 各部門業務用車，應提前一天向行政人事部申請，並填寫《派車申請單》（見附表二十四）。行政人事部將根據公里數控制並結算用油。
（三） 司機行車必須嚴格遵守交通規則，確保行車安全。凡出現違章，司機除按處罰通知交納罰款外，還需交納交通管理部門對公司違章超標的安全罰款。一年內兩次違章者，解除勞動合同，予以勸退。
物業管理公司行政管理制度
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裝飾工程 行政 部管理制 度彙編目錄 第一章職位說明書第3頁 行政部經理第4頁 行政部文員第7頁 行政部採購第8頁 行政部司機第9頁 第二章管理規定第10頁 考勤管理制度第11頁 會議管理制度第14頁 辦公室規範管理制度第17頁 印章管理制度第19頁 合同管理制度第20頁 書籍管理辦法第23頁 及傳...
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