1 目的
企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是企業生產、經營、技術和各項管理活動的真實記錄，是一項對企業各項管理活動資訊進行收集處理、傳遞和貯存的全面、細緻的工作，各部門都應重視。根據《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《歸檔檔案整理規則》等國家法律法規和公司規範化管理的要求，為進一步加強公司檔案管理，更好地為企業服務，促進檔案管理現代化、標準化、規範化，制訂本標準。
2 適用範圍
本標準適用於本公司的檔案管理工作。
3 定義
3.1 企業檔案：是企業在各項管理活動中形成的檔案的總和。
它的構成以科學檔案為主體，包括計畫、統計、生產經營、物質管理、財務管理、勞動工資、安全消防、文教衛生和黨政工團工作等方面檔案。
3.2 臨時檔案：指暫存於使用部門、尚未歸入檔案室的檔案和資料等。臨時檔案由使用部門整理和保管，並按本制度的規定和檔案室的要求，於規定期限和整理要求向檔案室移交。
3.3 正式檔案：指已經歸入到檔案室統一管理的檔案。正式檔案的整理和保管均須符合本制度的相關要求。
3.4 其他定義：附於各節的正文之中。
4 權責
4.1 管理部：為檔案管理的歸口部門，負責本制度的修訂和解釋，並監督本制度的實施。
4.2 檔案室：為全公司檔案管理的具體實施單位，負責全公司歸檔檔案的整理、管制和儲存等工作，並負責指導、監督各部門做好對尚在使用的臨時檔案進行有效管理（包括整理、管制和儲存等）。
4.3 各部門：負責本部門臨時檔案的使用、整理、存檔和保管。
5 內容
5.1 檔案管理標準
5.1.1 檔案的形成與歸檔
根據國家法規和有關部門規定，企業在各項活動中形成的涉及內部外部、對上對下、社會、經濟的等方面均屬企業檔案，都應該按照管理要求歸檔。
5.1.1.1 歸檔的基本要求
1）歸檔的檔材料必須準確地反映本企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動真實內容和歷史過程。
2）歸檔檔材料必須完整。
5.1.1.2 歸檔的範圍
根據國家有關分類規則，結合本公司實際情況，按公司檔案分類規則範圍表進行歸檔，主要有以下10方面：
1) 黨群工作方面：包括企業的黨、團、工組織，行業協會等一系列工作中形成的檔案。
2) 行政管理方面：包括行政管理、文秘工作、武裝保衛、醫療工作、計畫生育、外交、法律事務等方面的檔案。
3) 人事勞動方面：包括人事管理、勞動工資、職工福利、職工教育、企業的工資、工調、職稱評定、申報、批文等形成的檔案。
4) 技術管理方面：包括生產管理、質量管理、標準化、計量工作、安全工作、環保、能源、情報等形成的檔案。
5) 經營管理方面：包括經營決策、計畫統計、物質**、產品銷售、市場資訊、廣告宣傳方面形成的檔案。
6) 會計方面：會計憑證、賬冊、報表等檔案。
7) 產品方面：產品工藝流程、配方、操作規程，創優產品申報、鑑定，質量原始記錄，原材料進廠檢驗及管理過程中形成的檔案。
8) 科研方面：包括課題準備，實驗資料記錄、總結鑑定、成果申報，推廣應用等全過程檔案。
9) 基建方面：包括工程專案的申請、審批、勘探、設計、施工、竣工和管理等全過程的檔案。
10) 裝置儀器方面：包括外購裝置（或自製）圖紙隨機檔（如說明書、合格證等），安裝、除錯、移交及裝置改進，大、中修記錄、裝置臺帳、維修記錄等形成的檔案。
5.1.1.3 歸檔時間和要求
1) 歸檔時間
a. 黨群工作、行政管理和經營管理方面檔案，應在次年3月底前整理成冊，由各職部門負責人審定後交公司檔案室辦理歸檔手續。
b. 裝置儀器檔案：在安裝完畢、驗收鑑定並投入使用後3個月內立卷成冊，由職能部門負責人審查後交公司檔案室辦理歸檔手續。
其中：說明書、合格證、裝箱單等檔材料，開箱驗收時當場移交（由裝置採購部門通知檔案員去現場當場清點無誤後，由檔案員當場取走存入檔案室並登記編冊）。裝置管理部門或使用部門今後如需使用的，應向檔案室辦理借閱手續。
如外購裝置所附的技術檔到公司開箱時不完整或遺失的，應由裝置採購部門負責向供方索取。
c. 基建檔案在工程竣工驗收後的3個月內，按專案成套組卷，由工程負責人審查後交公司檔案室歸檔。
d. 科研檔案在課題完成或告一段落後的2個月內，由有關負責人審查後，交公司檔案室歸檔。
e. 財務檔案由公司財務部門於次年按國家關於財務檔案的管理要求整理成冊並妥善保管後，於第三年的3月前移交給檔案室。
f. 因公外出參加各種重要會議所獲得的檔案、資料，在回公司後3日內交管理部文控員統一收文，並按檔案閱辦程式閱辦，具結後，由文控員於次年3月前交檔案室歸檔。具體參見《公文管理制度》。
g. 各類企業經營用的證件（包括營業執照、稅務登記證、組織**證、自營進出口證、其他許可證等）、各類榮譽證書等，應在辦結或年檢後的一周內交檔案室。檔案室須妥然保管好各類證件，並按規範建立證件臺帳。
h. 各類活動**，在活動結束後的3日內交檔案室。檔案室須妥然保管好各類**，並按規範要求建立**臺帳。
i. 各類圖書在購入時即應交檔案室，在經檔案員編號並加蓋圖書專用章後，財務方可報銷購書款。檔室室須按規定建立圖書臺帳檔案。使用時，使用人須向檔案室辦理借閱手續。
2) 歸檔要求
a. 凡歸檔的各類檔案，都應做到書寫材料優良，以a4紙大小為宜，字跡清楚，圖樣清晰，不用鉛筆和複寫紙，以利於長久儲存。
b. 驗收歸檔的檔案，要及時進行登記、編目及進行必要的整理工作。
c. 公司檔案室應按時彙編總目錄、分類目錄、案卷目錄、底圖目錄等，便於使用查詢。
d. 證件檔案還應將證件進行掃瞄，建立電子檔案庫。
e. **檔案另按第5.12節的要求建立。如果不是電子**，檔案員同樣應掃瞄後建立電子檔案。
f. 科技書籍按《中國圖書分類法》分類編號後加蓋圖書專用章。
g. 公司檔案室有責任協助、指導、檢查有關部門做好檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作。
h. 向檔案室移交歸檔時，必須準確填寫《檔案資料移交列表》（會計檔案另行採用《會計檔案移交清冊》表），經移交人和檔案員雙方簽字並經雙方領導確認後方為有效。《檔案資料移交列表》（或《會計檔案移交清冊》）一式二份，移交部門和檔案員各執乙份。
詳見《檔案資料移交列表》、《會計檔案移交清冊》。
5.1.2 檔案管理
5.1.2.1 根據本公司實際情況，健全各項檔案管理制度，以及管理、技術和工作標準。
5.1.2.2 檔案分類根據國家和有關部門關於檔案編號的規定，結合本公司實際情況制訂《公司檔案分類規則》。
5.1.2.3 各部門向檔案室歸檔的材料必須認真驗收，辦理交接手續並進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理。
5.1.2.4 存放檔案用的專用櫃、架排列方法要科學，便於查詢。
5.1.2.5 底圖除修改、送曬外，原則上不得外借，經修改後的底圖，入庫時要認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。
5.1.2.6 定期進行庫藏檔案的清理工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和複製。
5.1.2.7 檔案庫房應做好「六防三無」工作。即：防火、防潮、防蟲、防塵、防盜、防陽光直照；無霉變、無丟失、無差錯。
5.1.2.8 檔案鑑定在國家有關部門的規定下，編制公司企業檔案保管期限的基本原則是：
1) 有長遠利用價值的檔案應永久儲存。
2) 在一定時期內有利用價值的檔案應長期或短期儲存。
3) 凡介於兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4) 檔案統計主要包括檔案管理基本統計，檔案數量的統計，檔案提供利用及其效果的統計等，統計資料做到準確，可靠。
5.1.3 檔案資訊開發利用
5.1.3.1 檔案的開發利用是檔案管理的一項重要工作，服務於改善本公司的生產、經營管理，提高產品質量，降低物質消耗和增加經濟效益等方面。
5.1.3.2 本公司內部實行檔案借閱制度，為利用者提供方便。
5.1.3.3 編制必要的檢索工具和檔案目錄，以提供檔案廣泛利用。
5.1.3.4 企業檔案開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度。
5.1.4 檔案管理體制
5.1.4.1 企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，必須由公司統一領導，並列入企業領導議事日程，作為任期政績的一部分。
5.1.4.2 為加強和充實檔案管理機構，檔案室直隸於管理部管轄，以便集中統一管理公司的檔案工作。
5.1.4.3 公司檔案室是企業檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案、資料工作。
5.1.5 檔案管理獎懲辦法
5.1.5.1 對歸檔及時、歸檔資料整理齊全，內容完整者，按成績大小給予部門或個人適當獎勵。
5.1.5.2 對到期不歸檔或不歸檔部門，酌情處理。
5.1.5.3 獎懲物件均由公司檔案室提出、管理部裁定後執行。
5.1.6 貫徹執行
5.1.6.1 公司檔案室根據標準所規定的原則，制訂具體實施細則，報管理部長批准後實施。
5.1.6.2 各職能部門，根據公司檔案室制訂的各類檔案標準，落實到本部門各項工作中，按照檔案管理要求及時歸檔。
5.2 各類檔案歸檔範圍規定
5.2.1 黨群工作中形成的歸檔檔案材料
1) 上級黨委頒發的決議、決定、指示、條列、規定、辦法和通報等領導性檔案。
2) 各種會議記錄：包括黨委、工會、團總支以及其他重要會議記錄。
3) 黨支部、團總支、工會的決議，決定、條例、規定、辦法和通知等有關檔案。
4) 黨支部、團總支、工會向上級請示、報告與批覆。
5) 本公司職工代表大會、工會代表大會形成的檔案材料及**。
6) 黨支部、團總支、工會的工作計畫、總結以及開展各項活動的材料和臺帳。
5.2.2 行政管理中形成的歸檔檔案材料
1) 上級機關頒發的各項工作指示、決定、決議、條例制度、通知等有關檔案。
2) 企業總體改革發案，年度工作計畫、財務計畫、總結等材料。
3) 本公司頒發的各項工作決議、決定、條例、制度、通知等。
4) 企業大事記。
5) 上級機關對本公司工作檢查、調查、研究形成的檔案材料、調查報告、檢查處理意見。
6) 本公司向上級機關的請示和上級機關的批覆。
7) 重要的群眾來信來訪材料、記錄、以及廠對這一問題的處理意見、決定。
8) 本公司各部門的設定、調整及人員編制。
9) 幹部任免、獎勵和處分。
10) 各職能部門的職責、工作標準及管理制度。
11) 有關本公司職工的獎勵規定等檔案材料。
12) 有關本公司法律事務的來信來函。
13) 有關本公司法律事務的調查報告及處理決定。
14) 有關本公司職工宿舍設施情況。
15) 有關本公司醫療衛生工作的管理制度和規定。
16) 對本公司職工的體檢調查報告。
17) 公司計畫生育的方針、目標、計畫、總結。
18) 有關計畫生育的獎勵和處分。
19) 愛衛會的計畫、措施、總結。
5.2.3 勞動人事管理工作中形成的歸檔檔案材料
1) 本公司職工登記表（《職工檔案表》）。
2) 有關本公司幹部、職工工作調動的通知。
3) 入黨、入團材料、入黨時調查報告及社會關係等調查材料。
4) 本公司黨員登記表、超齡團員離團登記表。
5) 政治歷史問題的審查材料、本人交代材料。
6) 各先進生產者（工作者）登記表、呈報表及先進事蹟材料、優秀登記表、各類積極分子登記表。
7) 幹部任免表及審批表。
8) 各種違紀處分決定、批覆、通報批評材料。
9) 工資調薪審批表、工資年報。
10) 職工晉公升工資名冊、審批表。
11) 晉公升技術、業務職稱審批表。
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