4、凡屬應當歸檔的公司檔案材料，任何人不得占為己有。公司員工工作變動或調離本公司時，應及時移交有關檔案材料，不能擅自帶走。
5、各部門、各單位應在每年3 月31日前將統一組卷、集中保管的檔案材料，經初步分類、整理後向檔案室移交。
6、歸檔的檔案材料，一般歸檔乙份，對重要的、使用頻繁的檔案應適當增加副本。歸檔的檔案材料應字跡工整，影象清晰，簽字手續完備，不得使用鉛筆、原子筆。對不符合要求的，公司檔案管理員有權要求經辦人做好加工補救工作。
7、 檔案室應在每年6 月30日完成上年度檔案的組卷、立檔工作。
四、檔案室的建設和管理
1、檔案室按照檔案管理現代化、規範化要求，配置必要的裝置，實行計算機管理。
2、檔案室建設要符合安全、保密要求，門窗要堅固，並具防盜、防光、防火、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施和裝具。
3、檔案室的要求：
a）貫徹以防為主、防治結合的原則，對所有檔案都應採取保護措施，防治霉變、退色、塵汙、破損、蟲蛀、鼠咬等現象。
b）嚴禁在檔案室內使用電爐、存放易燃易爆物品、食品和雜物，消除一切不安全因素。
c）檔案室內應保持整潔衛生，做到無塵、無鼠。案卷排列要整齊有序，不得亂放。使用後的檔案要及時準確地放回原處。
d）檔案室內應設定案卷存放專櫃示意圖，專櫃按順時針方向順序編號。每年要對檔案室的檔案進行全面清點、核對一次，做到冊目相符。
五、檔案的利用和保密
1、檔案管理員應熟悉檔案庫藏情況，積極利用、開發檔案資訊，為公司服務。
2、檔案室應設立檔案借閱、利用效果登記簿，並做好登記工作。
3、公司各部門、各單位因工作需要到檔案室查閱資料的，需經過總經理辦公室主任批准後方可查閱。查閱檔案的人員，應保證檔案材料的絕對保密，未經許可，不准擅自抄錄、複製，更不能擅自將檔案材料攜帶出檔案室。
4、非本公司人員要查閱檔案，必須持所在單位檔案查閱申請，經公司主管領導批准後，才能查閱。檔案資料涉及各部門業務的，需先徵求相關部門同意。
5、 檔案一般情況下不能借調，確因工作需要借的，需經公司領導批准才能借調。
6、對保密檔案的管理、利用，必須按保密法規和公司保密制度辦理。查閱、影印本公司重要會議記錄、會議紀要、保密檔案，必須經公司領導批准。
7、 借閱檔案的人員必須保守檔案的秘密，保證檔案的完整和安全，不得塗改、勾劃、剪裁、拆散或擅自影印、轉讓他人傳閱。
a）公司各部門借閱一般檔案，不得超過5天。
b）借閱保密檔案，應在當天下班前交回。
c）對借出後歸還的檔案，檔案管理員應予檢查，發現問題要向借閱人當面提出，查明情況並向公司領導報告。
8、需要影印檔案或摘抄檔案作證明材料的，檔案管理員應予核對、登記，加蓋公章。
六、檔案的統計、鑑定和移交
1、對檔案的接收、移出、銷毀、累計實存等，應有詳細記載和統計，並設立臺帳。
2、公司檔案的保密審查和價值鑑定，由總經理辦公室會同相關部門負責人根據需要進行。
3、檔案室根據《檔案保管期限的規定》，每5 年對全部檔案進行鑑定一次，準確地判定檔案的存毀價值。對超過保管期限的檔案，由總經理辦公室會同相關部門負責人根據需要提出存毀意見。
4、對失去儲存價值、確定銷毀的檔案，由檔案室編列「銷毀清冊」，提出銷毀報告，經公司領導審批後，應指定2 人監銷。銷毀清冊須經監銷人簽字，並組卷歸檔，長期儲存。
5、檔案室管理員調動時，必須在辦理檔案移交手續後，才能離開原崗位。
檔案工作制度彙編
目錄1 檔案局局長工作職責 2 檔案管理人員工作職責 3 檔案保密制度 4 檔案庫房管理制度 5 會計檔案管理制度 6 檔案室工作條例 7 檔案鑑定銷毀制度 8 專業檔案管理制度 9 立卷歸檔制度 10 檔案接收規則 11 檔案查借閱制度 檔案局局長工作職責 一 負責本局全面工作，認真執行黨的路線 ...
幹部檔案整理工作制度
一 自覺學習和實踐 重要思想，熟練掌握 及省 市的有關檔案規定，努力提高政治思想水平和工作能力。二 嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。三 認真執行檔案出入庫的有關規定，做到出有登記，入有核對，帳檔相符。四 按照 幹部檔案整理工作細則 的要求，嚴格管理，規範操作，整理中要做到 1 綜合分析檔案...
大唐檔案保管工作制度
洛陽雙源熱電有限責任公司 綜合檔案室 二ooo年元月 綜合檔案保管工作制度 一 保管方法 本公司綜合檔案室集中分類保管。1 科技檔案 按基建檔案 裝置檔案 生產技術檔案 科學技術研究檔案 底圖檔案等分類保管。2 文書檔案 按年代 保管期限 永久 長期 短期等分類保管。3 會計檔案 按年代 賬簿 憑證...