採購內部控制制度

第一節總則

第一條為了加強公司對採購業務的內部控制，規範審批、採購、驗收、付款等行為，防範採購過程中出現腐敗現象，結合公司的實際情況，制定本制度。

第二條本制度所稱採購，主要是指公司外購商品並支付價款的行為。

第二節分工與批准

第三條建立採購業務的崗位責任制，明確崗位職責，做到採購業務相關崗位分離、制約和監督。

第四條根據具體情況對辦理採購業務的人員進行嚴格管理，防範採購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害公司利益。

第五條按照申購、審批、採購、驗收入庫、付款等的規定程式辦理採購業務，加強申購手續、採購訂單或採購合同協議、驗收證明、入庫憑證、採購發票等檔案和憑證的相互核對工作。

第三節申購、採購、驗收入庫及付款控制

第六條公司採購需求應當與公司生產經營計畫相適應，具有必要性和經濟性。

第七條需求部門提出的採購需求，應當明確規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。採購部門才有資格組織採購，其他部門不得擅自採購任何物資。

第八條審批流程：申購單—部門領導審核—分管領導審核—總經理審批。

第九條加強採購與驗收入庫環節的管理，確保採購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合採購要求。

第十條50萬元以上的大宗物資或服務等的採購應當採用招投標方式並簽訂合同協議；

第十一條5萬元以上至50萬元以下的物資採購是採用詢價，比選的方式並簽訂合同協議；

第十二條5千元以上至5萬元以下的採購經過**和質量的比選可以採用直接購買等方式。

第十三條原則上金額2000及以上付款方式均以支票或電匯的形式進行結算。

第十四條因突發和特殊情況急需臨時採購的物品經總經理審批同意後可使用現金支付。

第十五條採購主要流程：請購部門填寫物資申購單並報物資部 — 物資部庫房管理員對物資進行查詢—— 若庫房有存貨 —— 庫管人員辦理相應的出庫手續 —— 需求部門領取物資 —— 財務部門進行核算及結存。

若經庫管員查詢——無庫存——請購部門領導簽章—— 物質部進行詢價（2萬以上詢價不少於3家**商）—— 詢價結果分管領導審核 —— 總經理審批 ——物資部實施採購 —— 貨到驗收 —— 辦理相應的驗收入庫手續 —— 通知相應部門領取 —— 財務進行核算。

第十六條以上第

九、第十、第十條應在公司招標委員會、合同預算部、財務部、物資部，四部門在分管領導的帶領下共同協作完成。

第十七條公司應當充分了解和掌握有關**商信譽、供貨能力等方面的資訊，按照「比質比價、貨比三家」的詢價原則，確保公開透明並降低採購成本。

第十八條公司應當根據驗收制度和經批准的請購單、合同協議等採購檔案，辦理相關的驗收入庫手續。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有公司領導匯報；查明原因，及時處理

第十九條財務部應當參與商定對**商付款的條件。物資部在申請付款業務時，應當對採購合同協議約定的付款條件以及採購發票、結算憑證和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，並提交付款申請，財務部依據合同協議、發票等對付款申請進行複核後，辦理付款手續。

第二十條附則

採購流程圖