第一章行政管理制度
公司行政管理工作是公司管理重要的組成部分。為了保障行政管理的有效性和嚴肅性，做到各項行政工作有章可循，特制定本行政管理制度。
一、會議制度
㈠ 公司股東會、董事會會議
1、公司股東會年會每年召開1次，也可經董事會決定召開臨時股東會，由董事會秘書負責籌備。會議內容、議事規則按《公司章程》有關股東會議的規定執行。
2、公司董事會例會每年召開2次，由董事會秘書負責籌備，會議內容、議事規則按《公司章程》有關董事會議的規定執行。
㈡ 總經理辦公會議
1、由總經理或總經理授權委託的副總經理主持，與會議議題有關的主管副總經理和有關部門（廠、採區）的負責人參加。行政秘書負責通知和記錄。
2、總經理辦公會議視公司生產經營需要可隨時召開。
3、總經理辦公會議主要內容：
⑴ 監督、檢查各單位對股東會決議，董事會決議及公司有關決定的落實情況；
⑵ 研究落實公司年度經營計畫和經營指標；
⑶ 檢查各單位的工作情況；
⑷ 研究解決各有關單位在生產經營中出現的問題；
⑸ 總經理認為會議需要研究的其他問題。
4、總經理辦公會議研究決定重大事項要形成會議紀要，並由參加會議的相關人員簽字。
㈢ 生產計畫、排程會
1、由主管生產的副總經理或總工程師主持，各有關單位的負責人參加。行政秘書負責通知和記錄。
2、生產計畫、排程會議每週至少召開1次。
3、生產計畫、排程會的主要內容：
⑴ 安排布置月生產計畫和指標；
⑵ 檢查落實上月生產計畫及指標完成情況；
⑶ 統一協調各單位相關部門的配合問題；
⑷ 其他。
㈣ 安全生產會議
1、由主管安全的副總經理主持，公司安全生產委員會全體成員參加。行政秘書負責通知和記錄。
2、安全生產會議每月召開一次。
3、安全生產會議主要內容：
⑴ 聽取安全環保檢查情況匯報；
⑵ 檢查安全生產責任制落實情況；
⑶ 研究解決安全生產中存在的問題；
⑷ 整改安全檢查中發現的事故苗頭和隱患。
㈤ 生產經營工作例會
1、由部（廠、採區）負責人召集並主持召開，部（廠、採區）組長以上管理人員參加。
2、各部（廠、採區）每月必須召開2次生產經營工作例會。
3、生產經營工作例會的主要內容：
⑴ 聽取所屬基層單位（工段、班組）工作匯報；
⑵ 研究解決所屬基層單位生產、經營工作中存在的問題；
⑶ 檢查所屬單位員工的工作情況；
⑷ 落實公司下達所屬單位的生產、經營工作計畫，並檢查完成情況。
㈥ 黨員大會
1、由黨支部書記主持，公司全體黨員參加。政工宣傳幹事負責通知和記錄。
2、黨員大會每月召開一次。
3、黨員大會主要內容：
⑴ 貫徹黨路線、方針、政策和落實上級黨組織的決議；
⑵ 學習黨的有關檔案精神；
⑶ 布置黨員的思想政治工作和公司精神文明建設工作。
㈦ 職工代表大會由公司工會主席主持，公司職工代表參加，由公司工會負責籌備。
2、職工代表大會每年召開1次（上半年）會議。
3、職工代表大會的主要內容：
⑴ 對公司有關員工工資、福利、安全生產以及勞動保護、勞動保險等涉及員工切身利益的重大問題進行提議；
⑵ 各種會議必須有專人記錄，須簽到的會議應簽到，參加會議人員要攜帶記錄本，認真記錄以便會後傳達和落實。
⑶ 涉及公司商業、技術、專利機密會議討論的暫時不能公開的內容，在解密前與會人員不得洩露會議內容，會議記錄由秘書保管，以防洩密。如違反此條規定，按嚴重違紀討論，並追究洩密者的責任。
二、文秘工作管理制度
㈠ 文秘工作的主要任務
1、負責撰寫以公司名義上報、下發的各種公文；
2、負責公司會議的通知，會議材料的準備，會議的記錄及會議紀要的起草、下發；
3、負責公司各類檔案的收發、報送及傳閱；
4、負責公司領導閱批檔案的收發、報送及傳閱；
5、負責編寫公司大事記。
㈡ 公文處理規定
1、以公司名義發文由擬文單位負責人審核，總經理簽發。公司下屬單位發文，由單位負責人審核，主管副總經理簽發。未經審批、簽發的公文不能生效；
2、公司下屬單位凡需使用公司文號的發文，均由本單位負責起草、校印、分發。分發時均需綜合辦公室存檔1份，送公司領導各1份。
3、各單位的檔案要有專人妥善保管、合理歸檔，便於查閱利用；
4、需各單位存辦的檔案，由各單位負責人簽字領取檔案複本。辦理完的檔案，承辦者在注辦後及時交回綜合辦公室；
5、送公司領導和有關人員傳閱的檔案，要嚴格按照批辦意見批示的範圍傳閱，不經公司領導批示，不得隨意擴大傳閱範圍；
6、公文都應由綜合辦公室文秘人員直接傳遞，公司領導之間，公司領導和下屬單位，下屬單位之間不得橫傳公文；
7、綜合辦公室每年按公司文件管理制度的規定清點一次檔案，做好歸檔和處理工作。
㈢ 列印影印檔案規定
1、要列印的檔案必須書寫工整，字跡清晰，行距整齊，標點正確。不符合上述要求，綜合辦公室不予安排列印。
2、檔案的校印，分送由擬文單位負責。
3、綜合辦公室有權對各類要列印的檔案進行審核把關；
4、公司所屬各單位無論列印或影印何種檔案、材料，均需經綜合辦公室簽字並統一安排，並由經辦人簽字在打字影印室統一登記，並由綜合辦公室按內部**與各單位結算打字、影印費用。
㈣ 會議通知記錄規定
1、公司會議通知分口頭通知和書面通知兩種方式。一般會議可採用口頭通知方式，重要會議應採用書面通知方式。無論口頭通知或書面通知都應說明會議召開的時間、地點、參加人員和會議主要議題。
2、公司會議都要做好書面記錄，記錄要載明會議時間、地點、參加會議人員、記錄員、會議議題、參會人員發言要點、會議決定等內容，重要會議還需要記錄員和會議主持人在會議記錄上簽字。
三、文件管理制度
㈠ 總則
文件管理工作是針對公司在生產經營活動中的大量對公司具有保留價值的無形資產的管理。規範化的文件管理是提高辦事效率、保證政令暢通，進而提高公司管理水平的重要環節。公司的涉檔人員都應不斷學習專業知識，遵守職業道德做好文件管理工作。
㈡ 檔案、資料歸檔
1、檔案收集：檔案收集是歸檔處理的基礎，要嚴格按檔案、資料歸檔範圍的規定進行。綜合辦公室文秘人員在發文、收文過程中就應該注意收集儲存，以免丟失；
2、檔案整理、鑑定：由文秘和檔案管理人員完成檔案資料分類、鑑別等工作，保證檔案資料收集的完整性、條理性。最後由綜合辦公室和有關部門定期審定、準確完整地鑑定歸檔；
3、檔案登記：把分類整理好的檔案，分別編號並分類登記，建立檔案目錄表並錄入電腦；
4、檔案裝訂、裝盒儲存：所有歸檔的檔案都要進行裝訂和按分類分別裝盒。為了便於管理和保護檔案，所有歸檔的檔案由公司綜合檔案室存放，專人保管。
㈢ 檔案、資料歸檔範圍
1、文書類：
⑴ 上級機關需要公司貫徹執行的檔案，以及法律、行政法規性檔案，上級部門領導視察、檢查公司工作時的重要批示、講話、題詞等文字材料；
⑵ 公司股東會、董事會會議檔案、材料、決議、紀要等；
⑶ 公司召開的工作會議、專業會議的檔案材料，公司頒發的各種正式檔案的簽稿、印製稿；
⑷ 公司的請求報告與上級部門或董事會的批復檔案，下級部門的請求報告與公司的批復檔案；
⑸ 公司及其職能部門的工作材料、報告、總結資料，反應公司生產經營活動和管理的專業檔案材料，公司組織機構在工作活動中形成的重要檔案材料；
⑹ 公司彙總的統計報表和統計分析材料；
⑺ 公司成立、合併、更改名稱、啟用印章、機構設定、人員編制等檔案材料；
⑻ 公司章程及公司制定的規章制度、工作條例、操作程式設計、崗位責任制等檔案材料；
⑼ 公司的大事記，年鑑及反映公司重要活動的剪報、檔案、榮譽證書等檔案材料；
⑽ 公司幹部員工任免、調整、培訓、聘任、錄用、勞動合同、勞動工資、員工名冊、報表及幹部員工獎懲等檔案材料；
⑾ 公司員工黨團、工會組織介紹信及存根；
⑿ 公司財產、物資、檔案交接憑證、清冊；
⒀ 公司有關公司簽訂的各種合同、協議；
⒁公司外事活動中形成的考察總結報告，有參考價值的資料，工作來往檔案及公司重要演示文稿。
2、工商登記類：
⑴ 公司設立登記申請書、公司設立登記審核表、公司登記受理通知書、公司登記註冊委託書；
⑵ 公司章程、股東法人資格證明、驗資報告、資產評估報告及其附件；
⑶ 股東會決議、董事會決議、有關委派選舉或者聘用的證明、公司法定代表人任職檔案和身份證明；
⑷ 公司名稱預先核准通知書、公司住所證明、企業從業人員登記表；
⑸ 營業執照、年檢報告書；
⑹ 其他有關材料。
3、行政處罰類：
⑴ 行政處罰決定書及相關材料；
⑵ 行政復議申請書、復議決定書及相關材料；
4、經濟合同類：
⑴ 各類經濟合同、補充條款；
⑵ 經濟合同仲裁申請書、仲裁書等有關資料；
⑶ 起訴書、答辯狀、判決書、調解書等。
5、會計類：
⑴ 公司形成的各種原始憑證，記賬憑證和各種賬冊；
⑵ 公司會計部門形成的各種會計報表，財務預決算、財務報告等相關材料；
⑶ 會計移交清冊和銷毀清冊。
6、科技類：
⑴ 地質勘探報告、選礦試驗報告、可研報告、開發利用方案；
⑵ 礦山設計、施工圖設計、工程預算、設計委託書合同、工程招標檔案、施工合同等；
⑶ 公司購置裝置合同、協議書；
⑷ 裝置所攜帶的附件、圖紙、安裝使用說明書等；
⑸ 其他專業技術資料。
7、特種載體類：
⑴ 公司舉辦組織的重大活動和工作成果的**、底片、錄音錄影；
⑵ 上級領導來公司視察或參加公司重大活動**、底片、錄音錄影；
⑶ 公司組織或參加外部活動的**、底片、錄音錄影；
⑷ 機讀檔案資料（包括磁碟、光碟等）。
㈣ 檔案、資料銷毀
1、銷毀檔案、資料的範圍
⑴ 不屬於歸檔範圍的檔案資料；
⑵ 屬於歸檔立卷的重份檔案資料；
⑶ 無存檔價值的內部資料、檔案。
2、銷毀檔案資料的程式：
⑴ 清點：把銷毀的檔案、資料逐份核對點清，並註明「銷毀」字樣；
⑵ 登記：將要銷毀的檔案、資料逐份登記在「檔案銷毀登記表」上；
⑶ 簽批：銷毀檔案資料要送主管綜合辦公室的副總經理審核簽批後方可銷毀；
⑷ 備案：檔案、資料銷毀後，監銷人要在銷毀檔案登記上簽名。
3、注意事項：
⑴ 必須實行二人監銷制度，個人不得私自銷毀檔案、資料；
⑵ 待銷檔案、資料絕對不准當廢紙**給廢品收購部門。
㈤ 檔案、資料的借閱
1、檔案資料借閱是秘書主管日常工作之一，要按規定辦理。檔案資料借閱工作中，對業務性檔案、資料，凡因工作需要的均可借閱。對機密檔案、資料，不在閱讀範圍的人不能借閱。
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