中糧置業投資****
專案檔案編碼及文件管理手冊
（試行版）
（第一版/2009-6-1）
檔案認可
目錄1.引言
2.檔案歸檔
2.1電子檔案歸檔
2.2書面檔案歸檔
3.檔案編碼系統
3.1 檔案編號（編碼）系統
3.2 專案參與單位編號（編碼）表
4.檔案收發程式
4.1 位址和郵件
4.2 來件受理過程
4.3 發函過程
4.4 承包商檔案提交
5.圖紙管理
5.1 圖紙分類
5.2 圖紙接收
5.3 圖紙發放
5.4 舊圖存檔
6.借閱管理
7.標準格式和**
附錄1預算合約部檔案歸檔系統結構圖
附錄2招標階段檔案存檔目錄
附錄3經濟檔案存檔內容
附錄4專案檔案編號（編碼）表
附錄5專案參與單位編號（編碼）表
附錄6 檔案收進流程
附錄7 檔案發放流程
1.引言
1.1健全的專案檔案編碼和檔案檔案管理對於提高專案管理效率至關重要。建立完善的檔案檔案調閱與收發程式能保證專案各項資訊通過正確渠道傳輸，且暢通無阻。
1.2本手冊主要描述在高效的專案管理實際運作中常用的檔案及其相關程式。
1.3在專案實際運作中，可能需要補充標準化的檔案格式，屆時將由預算合約部門負責人設計相關範本及其使用程式。
1.4本手冊在中糧置業公司預算合約部範圍內使用。
2.檔案歸檔程式
2.1電子檔案歸檔
2.1.1預算合約部應將全部檔案集中儲存於乙個在區域網路（lan）上建立的預算合約部門專用資料夾中，使預算合約部所有成員均可調閱。
這樣，即使檔案作者不在，仍可保證快速及準確地找到該檔案。這也有利於預算合約部將所有相關資料單獨備份。在預算合約部主資料夾下可根據不同功能建立若干子資料夾，例如：
每一子資料夾可作為一根目錄，並可以按需要擴建出更多子目錄。
2.2書面檔案歸檔
書面檔案的歸檔原則：
2.2.1一類一檔： 所有檔案分別按類歸檔，分為合同、收/發文、變更檔案、經濟檔案、會議紀要、圖紙，具體見附錄一。
2.2.2在一類一檔的基礎上，具體再根據對應合同進行歸檔、，原則上合同相關檔案，包括經濟檔案、變更檔案、結算檔案、付款檔案按照對應的合同分別集中歸檔
2.2.3內外存檔資料 ：對於工作中由部門內部自行存檔的資料由經辦人根據本辦法的檔案編碼編制，並註明「內」，由資料員編制流水**，內部資料由資料員參照上述原則單獨存檔。
2.2.4收文：收文統一按照發文單位進行歸檔，區分內部存檔和外部存檔檔案分別存檔，由專業工程師或合約工程師在檔案上註明；諮詢公司內部存檔檔案要求諮詢公司單獨出具檔案形式和編號。
2.2.5發文：發文統一按照。發文統一按照收文單位進行歸檔，區分內部存檔和外部存檔檔案分別存檔，由專業工程師或合約工程師在檔案上註明存檔形式；
2.2.6 收/發文編號由資料員按照類別順序編號。
下面是預算合約部檔案歸檔系統目錄。
1.招投標階段
1.1資格預審階段檔案
1.2招投標階段檔案
1.3定標階段檔案
1.4合同簽署階段檔案
1.5其他檔案
1.6招標**機構提供檔案（除需過程移交的檔案外，其他由招標**機構在專案竣工驗收後統一移交。）
2.履約階段
2.1收/發文
2.1.1承包單位
2.1.1.1監理單位
2.1.1.1.1收/發文
2.1.1.1.1.1 內部收/發文
2.1.1.1.1.2 外部收/發文
2.1.1.1.2監理月報
2.1.1.2總承包單位
2.1.1.2.1收/發文
2.1.1.2.2監理月報
2.1.1.3造價諮詢公司
2.1.1.3.1收/發文
2.1.1.3.2測量師報告
2.1.2公司內部單位
2.2合同
2.2.1設計類
2.2.2諮詢類
2.2.3工程類
2.2.4採購類
2.2.5前期類
2.2.6其他類
2.3合同變更
2.3.1設計變更（根據對應合同細分歸檔）
2.3.2工程洽商（根據對應合同細分歸檔）
2.3.3現場簽證（根據對應合同細分歸檔）
2.3.4圖紙會審（根據對應合同細分歸檔）
2.4經濟檔案
2.4.1經濟審批檔案
2.4.1.1設計變更（根據對應合同細分歸檔）
2.4.1.2工程洽商（根據對應合同細分歸檔）
2.4.1.3現場簽證（根據對應合同細分歸檔）
2.4.1.4工程款支付（根據對應合同細分歸檔）
2.4.1.4主材調價（根據對應合同細分歸檔）
2.4.2材料裝置審批（根據對應合同細分歸檔）
2.4.3材料品牌變更（根據對應合同細分歸檔）
2.5會議紀要
2.5.1監理會議紀要
2.5.2諮詢例會
2.5.3其他與合同相關會議與對應合同一起歸檔
2.6圖紙
3.其他
3.1內部傳閱檔案
3.2內部留存盤案
2.2.2所有書面檔案歸檔方法詳見附錄1《預算合約部檔案歸檔系統結構圖》。
2.2.3招標階段檔案需存檔檔案詳見附錄2《招標階段檔案存檔目錄》。
2.2.4經濟檔案需存檔附件詳見附錄3《經濟檔案存檔目錄》。
2.3書面檔案檢索
2.3.1文件控制員應列印乙份與專案資料夾存檔一致的目錄，並進行電子檔案動態更新，放入對應的共享資料夾，以便各成員查閱檔案索引。
3.檔案編碼系統
3.1縮寫編碼方式可靈活掌握，一旦確定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必須嚴格遵守。
3.2檔案編號（編碼）系統
3.2.1檔案應遵照批准的格式書寫，並依據批准的編碼系統建立檔案查閱編號。
部門目前主要需編號的檔案為工作聯絡單，編號方式：ys-qs--09-001
「ys」為檔案發出單位縮寫， 「qs」為檔案接收單位名稱縮寫，「09」為年的縮寫，「001」為流水**、由0~999的數字按順序編排。
詢價檔案需要單獨編碼，編碼方式為：x-qs-09-001
「x」為詢價檔案縮寫， 「qs」為檔案接收單位名稱縮寫，「09」為年的縮寫，「001」為流水**、由0~999的數字按順序編排。
其他檔案編碼詳見附錄4
3.3專案參與單位編號（編碼）
詳見附錄5
4.檔案收發程式
任何監理、設計、諮詢顧問方或承包商若未按規定之程式，格式來提交檔案，則預算合約部有權要求其修改後重新提交。
4.1位址和郵件
4.1.1郵件和書面檔案需寄往預算合約專案辦公室位址
4.1.2傳真需發至預算合約專案辦公室傳真號
4.1.3郵件上需明確註明相關收件人
4.2來件受理過程
4.2.1預算合約部的所有來件均由文件控制員收取，並蓋上日期和傳閱印戳。
蓋戳後的檔案交給部門領導供其審閱。預算部經理於日期印戳處及處理該檔案的合適人選旁註明「執行」、「傳閱」或「抄送」。通常，來件由一人負責跟進，需要時其餘人員負責協辦。
負責跟進的人進行以下操作：
(a)將該檔案影印並立即發給指定執行人簽收；
(b)將原件按照發件單位或部門、檔案主題進行分類歸檔。
4.2.2如果條件許可，文件控制員需使用登記本來記錄每天收到的檔案，以供查詢。
4.3 發函過程
4.3.1發函：
對外單位或其它部門的發函，由預算合約部成員填寫《工作聯絡單》，列印後在經辦人處簽字，經部門領導簽字後，檔案交由文件控制員統一編號簽發，並同時將電子版檔案存入專案電子版資料夾中。資料員在對方簽收後將檔案副件歸檔，並進行發文電子目錄登記。
4.3.2預算合約部成員在傳閱檔案時應及時處理，小心保管，避免傳閱滯後或檔案遺失。
4.3.3如檔案為對外發給承包商的檔案，原則上將原件由承包商專人於每天上午10：00前來將原件取走，並在檔案發放登記單（見附錄）上登記簽字。
4.3.4如檔案為內部信件，則由文件控制員統一影印、分發，原件存檔。
4.4 承包商檔案提交
4.4.1承包商應按照規定的程式和格式提交檔案。提交檔案的時間原則上應為周一至周五早9：00至晚5：30點以前。
5. 圖紙管理
5.1 圖紙接收
5.1.1正式發行的圖紙需有簽字、圖簽及發行版次和日期
5.1.2移交預算合約部的圖紙需有工程部確認的工作聯絡單和圖紙目錄
5.1.3文件控制員或經辦人需確認圖紙份數、圖紙版次、張數是否與圖紙目錄標註一致後，方可簽字接收。
5.1.4工程部轉送我部圖紙原則上不少於3套，報部門領導批示，批示後給相關工程師閱，工程師閱後由資料員存檔1份、轉諮詢公司2份。
5.2圖紙發放
5.2.1文件控制員需按要求準確發放圖紙給指定單位，需要份數以部門規定或部門負責人授權為準。
5.2.2圖紙發放需配有工作聯絡單和圖紙目錄，指定單位簽字接收後方可取走。
5.3舊圖存檔
5.3.1一旦有新圖紙發行，文件控制員需按照圖紙目錄將已公升版的圖紙放入整套圖紙中，做好圖紙變更管理記錄。
6.借閱管理
外單位或其它部門人員借用預算合約部存檔資料或查閱電子版檔案，需填寫《檔案借閱單》，經部門領導簽字同意，借閱人簽字借出。
7.標準格式和**
7.1工作聯絡單
7.2內部傳閱單
7.3公司檔案傳閱表
7.4借閱登記簿
7.5發文登記簿
7.6收文登記簿
7.7資料銷毀記錄
附錄1 預算合約部檔案歸檔系統結構圖
預算合約部檔案歸檔系統結構圖
說明：①收文：按來文編號順序存檔，無編號按對方發文日期的先後順序存檔。
②發文：按發文編號順序存檔。
③業主指令：業主工程部發給承包單位的工作指令（以工作聯絡單形式下發的）。
順序：存檔時按同一類檔案的時間順序倒排存放。
附錄2 招標階段檔案存檔內容
物料編碼管理程式
檔案編號 rex qp 13 2006 版本 c 發布日期 2008 2 2 程式檔案頁次 1 3 1 目的 為了確保物料的採購 驗收 領發 庫存管理 盤點 記錄等一切物料之活動均有物料編號，避免一物多名，一名多物或物名錯亂的現象。進一步提高公司對物料的有效控制和管理，加速公司物流管理的科學化 標準...
專案管理程式
1 集團公司編制標書並進行投標 2 中標後簽訂專案承包合同 3 組建專案經理部 確認專案經理部主要成員 4 內部競標並簽訂內部施工協議 5 與專案經理簽訂 專案管理目標責任書 6 編制實施性的專案施工組織設計報有關部門批准 7 進行開工前的準備 8 按施工組織設計組織施工並接受業主 監理及集團公司的...
專案物資管理程式
4.11 已進場檢驗合格的材料，材料員要及時通知合約部，以便安排付款。5 總包代分包採購的材料 裝置進場程式同上。6 業主自行採購的材料 裝置 6.1合約部應根據總承包合同，列出業主 物資的清單，包括型別 規格 品牌 數量及質量要求，作為合同附件。6.2 計畫物資部根據總進度計畫對業主自行採購的材料...