所謂sop，是 standard operation procedure三個單詞中首字母的大寫 ，即標準作業程式，就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來，用來指導和規範日常的工作。sop的精髓，就是將細節進行量化，用更通俗的話來說，sop就是對某一程式中的關鍵控制點進行細化和量化。
1、標準作業程式的原理
標準作業程式（standard operating procedure, sops）是在有限時間與資源內，為了執行複雜的日常事務所設計的內部程式。從管理學的角度,標準作業程式能夠縮短新進人員面對不熟練且複雜的學習時間,只要按照步驟指示就能避免失誤與疏忽!標準作業程式的成立理由，通常有下列幾點（功能）：
標準作業程式可以節省時間，因為時間是寶貴的。 標準作業程式可以節省資源的浪費，因為資源是稀少的。 標準作業程式可以獲致穩定性，因為穩定是組織繼續存在的主要動力。
標準作業程式也可能產生若干問題，反而阻礙目標的實現，這種反功能（dysfunction）的病態必須加以了解：標準作業程式會抗拒變遷，無法因應特殊環境需要。 標準作業程式會延誤時機，無法滿足民眾需求。
標準作業程式往往造成「新政策」與「舊實務」之間的矛盾，無法推動改革。
採購作業內容是從收到"請購案件"開始進行分發採購案件，由採購經辦人員先核對請購內容，查閱"廠商資料"、"採購記錄"及其他有關資料後，開始辦理詢價，於**後，整理**資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥後，依核決許可權，呈核訂購。詳細作業程式及要點如：
採購作業程式及要點
請購第一條請購部門的劃分
各項材料的請購部門如下：
(一)常備材料：生產管理部門
(二)預備材料：物料管理部門
(三)非常備材料：
1.訂貨生產用料：生產管理部門
2.其他用料：使用部門或物料管理部門
第二條請購單的開立、遞送
(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，並註明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核後依請購核決許可權呈核並編號(由各部門依事業部別編訂)，"請購單(內購)(外購)"附"請購案件寄送清單"送採購部門。
(二)需用日期相同且屬同一**廠商**的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。
(三)緊急請購時，由請購部門於"請購單""說明欄"註明原因，並加蓋"緊急採購"章，以急件卷宗遞送。 (四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應於"請購單"上註明"試車檢驗"及"預定試車期限"。
(五)庶務用品由物料管理部門按月依耗用狀況，並考慮庫存情況，填製"請購單"提出請購。
第三條免開請購單部分
(一)下列總務性物品免開請購單，並可以"總務用品申請單"委託總務部門辦理，但其核決許可權另訂，其列舉如下： 1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。
2. 招待用品：飲料、香菸等。
3. 書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。
4. 打字、刻印、報表等。
(二)零星採購及小額零星採購材料專案。
第四條請購核決許可權
(壹) 內購：
1. 原物料：
(1) 請購金額預估在1萬元以上者，由科長核決。
(2) 請購金額預估在1萬元至5萬元者，由經理核決。
(3) 請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。
2.財產支出：
(1)請購金額預估在2000元以下者，由科長核決。
(2)請購金額預估在2000元至2萬元者，由經理核決。
(3)請購金額預估在2萬元以上者，由總經理核決。
3. 總務性用品：
(1)請購金額預估在1000元以下者，由科長核決。
(2)請購金額預估在1000元至1萬元者，由經理核決。
(3)請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。
附註：凡列入固定資產管理的請購專案應以"財產支出"核決許可權呈核。
(二)外購：
1.請購金額預估在10萬(含)元以下者，由經理核決。
2.請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。
第五條請購案件的撤銷
(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知採購部門停止採購，同時於"請購單(內購)"或"請購單(外購)"第
一、二聯加蓋紅色"撤銷"的戳記及註明撤銷原因。
(二)採購部門辦妥撤銷後，依下列規定辦理：
1.採購部門於原請購單加蓋"撤銷"章後，送回原請購部門。
2.原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。
3. 原請購單未能撤銷時，採購部門應通知原請購部門。
採購第一節一般規定
第六條採購部門的劃分
(一)內購：由國內採購部門負責辦理。
(二)外購：由國外採購部門負責辦理，其進口庶務由業務部門辦理。
(三)總經理或經理對於重要材料的採購，可直接與**商或**商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理採購作業。
第七條採購作業方式除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：
(一)集中計畫採購：凡具有共同性的材料，須以集中計畫辦理採購較為有利者，可核定材料專案，通知各請購部門依計畫提出請購，採購部門定期集中辦理採購。
(二)長期**採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，採購部門應事先選定廠商，議定長期****，呈准後通知各請購部門依需要提出請購。
第八條採購作業處理期限採購部門應依採購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
第二節國內採購作業處理
第九條詢價、比價、議價
(一)採購經辦人員接獲"請購單(內購)"後應依請購案件的緩急，並參考市場**及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以**詢價之外，另需精選三家以上的**商辦理比價或經分析後議價。
(二)若廠商**的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於"請購單"上予以證明，經主管核發後，先會使用部門或請購部門簽注意見後呈核。
(三)屬於買賣慣例超交者(如最低採購量超過請購量)，採購經辦人員於議價後，應於請購單"詢價記錄欄"中註明，經主管簽認後呈核。
(四)對於廠商的**資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以**等聯絡方式向廠商議價。
(五)採購部門接到請購部門以**聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。
(六)"試車檢驗"的採購條件，採購經辦人員應於"請購單"註明與廠商議定的付款條件呈核。
第十條呈核及核決
(一)採購經辦人員詢價完成後，於"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"**有效期限"經主管審核，並依請購核決許可權呈核。
(二)採購核決許可權：
第十一條訂購
(一)採購經辦人員接到經核決的"請購單"後應以"訂購單"向廠商訂購，並以**或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求**商於"送貨單"上註明"請購單編號"及"包裝方式"。
(二)若屬分批交貨者，採購經辦人員應於"請購單"上加蓋"分批交貨"章以資識別。
(三)採購經辦人員使用暫借款採購時，應於"請購單"加蓋"暫借款採購"章，以資識別。
第十二條進度控制及事務聯絡
(一)國內採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以"採購進度控制表"控制採購作業進度。
(二)採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填製"進度異常反應單"並註明"異常原因"及"預定完成日期"，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
第十三條整理付款
(一)物料管理部門應按照已辦妥收料的"請購單"連同"材料檢驗報告表"(其免填"材料檢驗報告表"部分，應於收料單加蓋"免填材料檢驗報告表"章)送採購部門，經與發票核對無誤，於翌日前由主管核章後送會計部門。會計部門應於結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料者，"請購單(內購)"的會計聯須於第一批收料後送會計部門。
(二)內購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規定辦理付款，未訂合同部分，依採購部門呈準的付款條件整理付款。
(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。
(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。 第三節境外採購作業處理(含進口事務、關務)
第十四條詢價、比價、議價
(一)外購部門依"請購單(外購)"的需求日及急緩件加以整理，並依據**廠商資料，並參考市場**及過去詢價記錄，以**或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家製造或**等原因)應於"請購單(外購)"註明外，原則上應向三家以上**廠商詢價、比價或經分析後議價。
(二)請購的材料規範較複雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規範並簽注意見後，會請購部門確認。
第十五條呈核及核決
(一)比價、議價完成後，外購部門應填製"請購單(外購)"，擬訂"訂購廠商""預定裝船日期"等，連同廠商**資料，送請購部門依採購核決許可權核決。
(二)核決許可權 1.採購金額以cif美元總價折合在×××元(含)以下者由經理核決。 2.採購金額以cif美元總價折合超過×××元以上者由總經理核決。
(三)採購案件經核決後，如發生採購數量、金額的變更時，請購部門應依更改後的採購金額所需的核決許可權重新呈核；但若更改後的核決許可權低於原核決許可權時仍應由原核決主管核決。
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