一、 總則
公司的各項檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性、理順工作程式、明確工作職責、杜絕資料流失，特制定本制度。
二、 歸檔的範圍
（一）、行政文書檔案分類
1、公司有關行政工作的紅標頭檔案、年度經濟方針目標和重大問題的臨時通知。
2、本公司行政頒發的各項制度、規定、決定、通報等。
3、會議紀要、收文和發文登記薄。
4、領導或中層幹部代表本公司在各種表決會議上的重要發言材料。
5、公司大事記、史誌。
6、公司組織機構增減更改名稱、啟用印章等檔案資料。
7、公司有關勞動工資管理工作的指示、規定、通知。
8、本公司勞動調配、人員使用、調動、工資福利等的請示、批覆。
9、公司有關人事工作的指示、規定、主要幹部任免的通知。
10、公司內一切重要活動的錄音、錄影、**、底片、榮譽、證書等。
11、購買裝置的所附帶的各項檔案、說明書及相關裝置的登記、註冊、報檢、人員操作相關資格證等相關資料。
（二）、經濟合同檔案分類
1、購、銷合同；
2、工程合同；
3、策劃合同；
4、前期合同；
5、綜合類合同；
（三）專案管理資料分類
1、專案的研發成果，包括可行性分析、報告、評審資料等。
2、包括公司整體形象廣告及相關報道，載體形式包括剪報、刊物、錄音、錄影、光碟等。
3、宗地情況（自然條件、社會條件）
4、工程預結算書。
5、中標**資料（網上投標**或工程投標**。）
6、各項扣款單。
7、專案規劃設計草案相關檔案，概念設計相關檔案及專案設施
指導書，方案設計文字及相關檔案，施工圖設計任務書，與合作方往來檔案。
8、計畫立項批文，投資許可證，設計要點，付清地價款證明，命名（更名）覆函，建設用地規劃許可證。建築設計中標方案和單位覆函。各類設計方案、意見書，各類開工證明書。
9、總平面圖建設工程規劃許可證，各類施工圖審核意見。各類驗收證書、評估報告、勘測報告等。
三、 檔案的管理要求
1、凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交檔案室立卷歸檔。
2、上級下發的各類檔案在各領導傳閱後遞交檔案室歸檔。
3、各部門形成的檔案、材料由各部門內勤收集、審定、整理、立卷後，交由檔案室歸檔。
4、公司對內進行管理、規範事務的正式發文應在制定完成後的三日內遞交檔案室歸檔。
5、公司重要的會議資料、會議紀要、紅標頭檔案應在檔案形成後的一日內遞交檔案室歸檔。
6、公司與有關單位簽訂的合同、協議書應在合同簽訂後三日內由
相關部門遞交檔案室歸檔。
7、各類電子檔案應與相應的文字檔案同時遞交檔案室歸檔。
8、 各部門應按規定時限向檔案員移交應歸檔的檔案資料，如有
些資料仍需使用，也應先歸檔，再辦理借閱手續。移交檔案時必須填寫檔案移交登記表。
9、不得無故延期或不上交應歸檔的檔案材料。
四、 檔案的查閱、借閱
1、本部門工作人員因工作需要均可查閱本部門形成的檔案資料。
2、各類合同只可相應部門人員借閱，跨部門借閱需本部門主管簽字同意後方可借閱。
3、借閱合同或原件時必須填寫借閱申請單並由本部門主管籤
字同意後方能借閱 ，借閱影印件時由檔案管理員在影印件上蓋上使用用途的印章後方可借閱。
4、借閱檔案時必須填寫借閱登記表，寫明相關用途，並在相應時
間內歸還，借閱時間不得超過預計歸還時間，超過時間的需辦理續借手續。
5、借閱執照類重要檔案時必須填寫借閱申請單，影印件需本部門
主管簽字確認，並由檔案管理員在影印件上蓋上使用用途的印章後方可借閱；借閱原件需本部門主管及總經理簽字後方能借閱。
6、借閱者必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容， 不准轉借，
必須專人專用，凡借閱的檔案、檔案一律不得私自影印。
7、用畢按時歸還，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記表上登出。
五、 檔案的保管
1、企業檔案資料由檔案管理員專門負責。
2、企業檔案的保管按儲存期限、密級、大類、年度、編號次序進行保管，並編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到「八防」：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
六、 檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案管理員應定期整理，進行銷毀。
2、檔案銷毀前，應將需銷毀檔案在清單上一一列明，報部門主管
審核，經總經理審批後，方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
3、檔案銷毀時須兩人以上人員進行現場監督，並在銷毀清單上籤
字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
七、 附件
1、借閱登記表
2、借閱申請單
3、檔案移交表
附件一借閱登記表
說明：此表由檔案管理員保管，借閱人借閱檔案時需填寫相關內容並簽字確認，歸還時填寫歸還時間，檔案管理員簽字確認已歸還。
附件二借閱申請單
借閱申請單
日期: 年月日
說明：1.借閱跨部門資料需填寫此申請單，需部門主管簽字
2.借閱營業執照類重要檔案原件時，需部門主管及總經理簽字
附件三檔案移交表
說明：任何需歸檔資料移交給檔案管理員時務必填寫《檔案移交表》，以備查。
檔案管理流程圖
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...