作者：李開燾
現場會是諸多會議中的一種。它形式活潑、內容直觀，感染力強，因而成為領導機關部署工作、指導工作和促進工作的一項重要手段。現場會的會務工作要比一般性的其他會議複雜、難度大。
本文試就從三個關鍵環節上下功夫，組織好大型現場會談一些體會。
一、明確會議主題，抓好踩點定線。現場是現場會的無聲而又具有說服力、感染力的語言，好的現場是現場會成功的一半。踩點定線，選好現場是辦會人員要做的第一項工作。
要做好這項工作，作為辦會人員要了解背景、熟悉現場、合理定點。所謂了解背景，就是要了解、把握好會議主題，弄清楚為什麼要召開這次會議？會議議題是什麼？
會議要解決什麼問題？會議要達到什麼樣的目的？以及參加會議的物件及會期等等。
所謂熟悉現場，就是在會議線路確定之前，由各縣市區推薦若干參觀點作為會議的預選現場，並尋找有關資料對各地推薦的現場作初步了解；接著要帶上有關資料和本地區的交通圖，逐地逐點考察，對每個預選現場作進一步的了解。這項工作我們通常稱之為「踩點」。在踩點中要做到３個清楚：
一是清楚各參觀點的主要工作經驗、成就以及是否與本次會議主題密切相關。二是清楚各參觀點的位置、行車距離、所需參觀時間。三是清楚各參觀點交通路況，是否有適合參觀車隊停車和調頭的場地。
所謂合理定點，就是在踩點之後，根據一線串珠（各個參觀點基本順路）、行車安全（路況較好，進出便利）、經驗獨特（能映襯會議主題，具有特色）、數量適宜（參觀點不多不少，能在規定的時間內參觀完）的原則，選擇參觀點，提出預案供領導決定。現場會的參觀線路經領導審定後，應將線路的具體安排，包括各參觀點的先後順序、到達時間、參觀時間等告知各有關縣市區，並指導各地根據會議要求進一步做好現場準備工作。
二、保障會議秩序，做好後勤服務。現場會的後勤服務工作要求高、難度大。一旦會議服務工作跟不上，就會出現住宿、就餐、行車等秩序的混亂，會議效果就要打折扣。
現場會的後勤服務工作重點在４個方面：一是住宿。在可能的情況下，辦會人員要打前站，先期到達會議將要住宿的賓館、招待所，檢查房間服務設施和衛生條件，發現問題協調解決。
在安排房間時盡可能地照顧到各自的睡眠習慣，比如：睡眠差的人就不宜與鼾聲大的人共房間，而可以將鼾聲大的人安排一室。二是就餐。
合理安排好就餐時間，定好菜譜，盡量做到飯菜可口，乾淨衛生。參觀途中還應準備一些飲料，路途較遠的還應準備乾糧。三是行車。
應盡可能地選擇車況好的車輛作會議交通用車。會前應召集司機交待任務、介紹路況、檢查車輛，做好行車準備。所有會議參觀車輛均應排列有序，車次安排上一般是：
第１輛是帶路車，第２輛是新聞採訪車，第３輛是會議代表車……最後一輛是會議服務車。會議車隊要保持適當車速，做到不斷線、不掉車。四是醫療，大型現場會應安排醫生駐會，隨時提供醫療服務。
為了便於與會人員知悉食宿、交通等項事宜的安排，有的印發安排表，有的在門廳張貼通知等，形式不一。但最好是製發「會議服務卡」，標明姓名、住宿房號、就餐席號、乘車車次、就醫地點、作息時間等等，使與會人員一卡在手，會務清楚。
三、強化會議效果，搞好現場參觀。現場參觀是現場會的重頭戲。現場參觀的效果決定著現場會議的成效。
如果會議的其他各個環節都做得不錯，但現場參觀放了「啞炮」，那整個會議也就功虧一簣。要突出現場參觀效果，除了會前選好現場、辦好現場外，會議正式參觀時還應做到「三好」：一是現場介紹好。
可以統一製作或由各地自行製作各個現場情況介紹的錄音帶，在抵達現場的途中在車內**。下車後，每人傳送１份現場的文字簡介資料。參觀時，由講解員解說，最後請當地領導介紹經驗。
二是現場展示好。要圍繞會議主題，充分展示各個現場的突出經驗和成就，尤其是要把最精彩、最突出、最有特色的成果和場面展示出來。現場展示得好，參觀者的情緒就高、興味就濃、印象也就深刻。
三是現場討論好。會議主持者和工作人員要善於抓住現場的興奮點，因勢利導地提出議題，現場發動參觀人員討論，活躍氣氛，強化效果。
作者單位：湖北省黃岡市委辦公室）
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