貴州保恆建設工程****管理檔案
編制審核批准：
貴州保恆建設工程****發布
公司檔案管理辦法》基本資訊表
表單編號：gzbhjs-md-2016-001-b001
《公司檔案管理辦法》 制度履歷表
表單編號：gzbhjs-md-2016-001-b002
注：「說明」主要闡述每個版本修改的主要內容。
公司檔案管理辦法（試行）
一總則1.1 本規定所稱檔案，是指公司在經營、管理活動中形成的各種有儲存價值的資料，包括文字資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
1.2 公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
1.3 公司的檔案工作實行統一領導，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二檔案管理的機構和職責
2.1 公司行政管理中心為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一歸檔和日常管理。
2.2 公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統一歸檔的原則。
2.3 各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
2.4 行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應保持相對的穩定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須及時通知行政部。
2.5 檔案管理員出現工作變動或離職，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。
2.6 檔案管理員應當忠於職守，遵守公司《檔案管理辦法》，保守公司秘密，不得向其他人員洩露檔案內容。
三檔案的收集
3.1 堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、各專案專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔範圍負責及時收集、管理本部門的資料，即把好檔案「質量關」，要檢查檔案及附件是否完整，文字處理程式是否完備，處理的來龍去脈是否註明，檔案質量符合要求。
採取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，並辦好交接簽收手續。
3.2 凡公司發出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統一收集管理。
3.3 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
3.4 公司與外單位簽訂的合同或協議，在用印時即按合同約定的份數收取歸檔。
3.5 召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，原則上當月（特殊情況季度）統一向檔案室移交。
3.6 其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成後乙個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，**含底片）。
四歸檔範圍
詳見可查閱《檔案管理制度》-gzbhjs-md-2015-011第二部分檔案管理4.1條、4、2條)
五檔案的立卷
5.1 公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
5.2 公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統一規範立卷，保證案卷質量，各相關部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
5.3 檔案歸檔與移交
5.3.1 各部門文件應於次年三月份以前向檔案室移交；
5.3.2 《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內容：檔名稱、檔案號、行文日期、檔案頁數、是否原件、檔案密級、移交人、監交人、接收人資訊。
5.3.3 檔案移交清單三方簽字為有效。
5.4 公司檔案資料分類組卷由行政部統一規範，具體的分類標準為：先大類：以專案為單位，後部門：董事會、總經辦、行政管理中心、財務管理中心、經營管理中心、專案管理中心等。
5.5 案卷質量總的要求是：遵循檔案資料的形成規律和特點，保持檔案資料之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
六檔案的日常管理及儲存
詳見詳見可查閱《檔案管理制度》-gzbhjs-md-2015-011 第二部分檔案管理4.5條、4.6條。
七檔案的銷毀
7.1 對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程式》。
7.2 檔案需要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經行政管理中心主管會同相關職能部門主管嚴格審查，並編制檔案銷毀清冊，經公司相關系統副總、總經理審核，並在檔案銷毀清冊上審批簽字後銷毀。
八附則 8.1本規定由專案管理中心牽頭、經營管理中心、財務管理中心、行政管理中心、總經辦共同參與制定，經總經理審批，修改時亦同。
8.2本規定自2023年1月25日起試實行。
附件：1、檔案移交簽收單
2、檔案查(借)閱審批表
3、檔案查（借）閱登記表
4、檔案銷毀審批表
5、流程圖
附件1：檔案移交簽收單
公司檔案移交簽收單歸檔部門年月日
檔案移交人檔案接收人監交人：
說明：1.本表一式二份，移交人和檔案室各留乙份。
2.各部門暫存的檔案，每三個月移交一次，所移交的檔案須經檔案管理員簽字。
附件2：檔案查(借)閱審批表
公司檔案查(借)閱審批表
年月日說明：本表由查（借）閱申請人填寫，按照檔案密級進行審批。
附件3：檔案查（借）閱登記表
公司文書檔案借（查）閱登記簿
年度說明：此表為檔案管理員記錄檔案借（查）閱情況之用。
附件4：檔案銷毀審批表
公司檔案銷毀審批表
年月日說明：此表由檔案管理員填寫，審批後實施，行政管理中心存檔。
附件5：流程圖
公司檔案借閱流程圖
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