第一章總則
第一條為規範公司的檔案管理工作，提高公司檔案管理使用效率，特制訂本管理辦法。
第二條本辦法所稱檔案是指公司所有部門在公司經營過程中形成的具有儲存價值的檔案、資料以及對外往來的檔案、報告、信函等，具體包括公司的組織檔案、人事檔案、對外投資檔案、固定資產投資檔案、存貨投資檔案、會計檔案、行政檔案等。
第三條公司的檔案管理實行分部門整理、辦公室統一領導、集中保管的原則，確保公司檔案的完整、準確、系統和安全。
第二章檔案的分類
第四條組織檔案：是公司法人治理結構及公司經營管理組織的相關資料檔案，具體包括：公司註冊、公司證照、權利機構、股東及股東權證、公司印鑑以及法定代表人等董事會確定人員檔案等六類（具體內容見「附表一：
歸檔內容、移交部門及保管期限明細表」）。
第五條勞動人事檔案：是公司勞動人事管理工作中形成的有關勞動人事、薪資福利、考核晉公升獎懲等資料，具體包括：人員編制、人事任免、人員薪資、人事考核、勞動紀律、勞動福利等（具體內容見「附表一」）。
第六條對外投資檔案檔案：主要是公司對外投資業務的工作資料，檔案分為股權投資、債權投資、土地投資及其他投資四類（具體內容見「附表一」）。
第七條固定資產投資檔案：是公司在進行固定資產投資活動形成的資料檔案，按業務種類分為新建投資、改造投資及其他投資三類（具體內容見「附表一」）。
第八條存貨投資檔案：公司在主要的存貨投資業務中所形成的各類報告、**、檔案等。按照業務類別分為：經濟檔案、建設檔案、營銷檔案、資金業務檔案等（具體內容見「附表一」）。
第九條會計檔案：專指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料和驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要檔案等。具體包括：
會計制度、會計檔案、投資及費用資料、銀行往來資料、稅務資料、股東權益資料、審計資料、清算資料及其他資料（具體內容見「附表一」）。
第一十條行政檔案：是公司日常行政管理工作中形成的資料。具體包括：
公司檔案、會議資料、往來函件、內部往來函、行政費用、固定資產、公司大事記和榮譽資料、聲像檔案等（具體內容見「附表一」）。
第三章檔案的管理
第一十一條公司的檔案管理工作由辦公室統一負責，辦公室主任分管。
第一十二條辦公室設檔案管理員一名，具體負責：
1、 負責公司歸檔檔案材料的收集、文書檔案的立卷和各類檔案的接收工作。
2、 按密級劃分的有關規定，及時準確地對公司檔案進行密級劃分，嚴格按保密制度履行查閱、借閱手續。
3、 整理和保藏檔案，科學地分門別嚴，系統地編目編號，並達到規範標準。
4、 保管本公司各種門類和載體的檔案材料，並編制檢索目錄（附表二），搞好檔案提供利用的服務工作。
5、 做好庫房管理工作，保護檔案安全，並定期核對清點檔案，保持賬物相符。
6、 辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
7、 檔案管理員只能接收檔案，無權翻閱、檢視公司檔案，不得私自影印、傳播檔案內容。
第一十三條檔案的收集、整理和移交工作由各部門根據「附表一」的規定辦理。各部門可指定一人為部門兼職資料員，負責本部門各類資料、檔案的收集、整理和移交工作。
第四章檔案的移交
第一十四條檔案的移交：
1、 本辦法第四條至第八條所涉及的檔案移交時間和移交責任人如下：
（1） 當年的組織檔案和勞動人事檔案由辦公室於次年第一季度整理後移交。
（2） 業務檔案由業務部門和相關管理部門於每項業務執行完畢後收集整理並移交。
（3） 當年的會計檔案由財務部於次年第一季度完成當年財務審計工作後辦理移交。
（4） 當年的行政檔案由辦公室於次年第一季度整理後辦理移交。
以上檔案的具體移交時間和移交責任人詳見附表一。
2、 若一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，應由主辦部門收集整理後移交存檔。會議檔案由會議主辦部門收集整理後移交存檔。
3、 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參與主管部門召開的會議等公務活動，相關人員購置技術資料、工具書、購置裝置儀器核報費用時，應在一周內將有關的檔案、資料等整理完畢並向辦公室檔案管理員辦理歸檔手續，且檔案管理員簽字認可後，財務部才予以核報費用。
4、 公司召開會議時，由會議主辦部門指定專人整理會議材料、音像資料，並在會議結束後一周內向檔案管理員辦理移交手續，檔案管理員簽字認可後財務部才予以核報費用。
第一十五條檔案移交的標準：
1、 存檔資料必須全部是原件。如有特殊情況，在提交書面情況說明並經辦公室主任同意可將影印件存檔。特殊檔案存影印件須經總經理批准。
2、 存檔資料必須由業務經手人、部門經理和分管領導簽字確認。
3、 存檔資料的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整並按順序排列。每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，應立在一起，依序排列，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統地排列。
4、 存檔資料必須完整、清晰，無破損現象，對破壞的檔案應托裱，對字跡已擴散的應影印並與原件一併移交存檔。
5、 存檔資料應當統一按a4紙型大小裝訂成冊，圖紙等也應按a4紙型大小摺疊後裝訂。
6、 存檔資料移交時，移交部門同時應向檔案管理員提供存檔資料的電子文字；若無電子文字的，提供掃瞄文字，同時將自身電腦儲存的電子文字刪除。
第一十六條檔案的移交程式：
1、 檔案移交責任部門清理好應歸檔資料後，列印歸檔資料目錄，交部門負責人確認後，填寫《檔案移交清單》（附表三）。
2、 辦公室檔案管理員對照《檔案移交清單》清點移交檔案，並按照本辦法第十一條、十二條的規定檢視檔案質量，對符合要求的檔案辦理接收手續，在《檔案移交清單》上簽收並向辦公室主任報送乙份。質量不符合要求或清單不明的退回，不予接收。
第一十七條電子檔案的收集、移交、保管、利用由公司另行制訂相關辦法進行管理。
第五章檔案的立卷
第一十八條檔案資料的立卷：
1、 為統一立卷規範，保證案卷質量，由辦公室檔案管理員統一立卷、組卷、編目。
2、 案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
3、 不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年立卷，其它檔案的立卷按照有關規定執行。
4、 卷內檔案材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角列印頁號。
5、 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字跡要工整，卷內目錄應放在卷首。
6、 有關卷內檔案材料的情況說明都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。
7、 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
8、 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（1） 案卷裝訂前，卷內檔案材料要去掉金屬物，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（2） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內檔案目錄）—檔案—封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入捲盒，置於檔案櫃內儲存。
第一十九條檔案室保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當在在報請總經理批准後會同財務部共同拆封整理。
第二十條單項業務檔案：
1、 土地、建設、營銷、資金等業務檔案按每個可單獨成立的單項業務編制。
2、 檔案的建立工作由該業務的承辦人完成，檔案必須按照「業務立項→合同招投標→合同立項→合同簽訂→合同執行→合同結算→合同變更→合同驗收→合同標的移交→合同質保→合同決算→工作總結→工作移交」的流程建檔（業務檔案的立檔清單見「附表四：單項業務檔案清單」）。在同一業務立項申請範圍內的多個單項業務檔案按時間順序排列。
第六章檔案的使用
第二十一條檔案的查閱制度：
1、檔案室儲存的各種門類和載體的檔案均屬使用範圍，主要為領導決策和公司各項工作服務。
2、查閱檔案必須履行登記、登出和檢查手續，當面點清。如發現差錯、損壞，應及時追查責任，並採取補救措施。
3、本公司工作人員查閱檔案，僅限於本人工作範圍內所需要的檔案材料，在填寫《檔案利用審批單》（附表五）且經其所在部門經理書面證實。查閱超出本人工作範圍的檔案材料時，應經辦公室主任書面批准。
4、查閱公司組織檔案、人事檔案和其他保密檔案時，必須經公司總經理批准。
5、查閱公司財務檔案時，必須經財務部經理、監事同意後報請公司董事長書面批准，並由檔案管理員和財務部指定人員陪同查閱。
6、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，經辦公室主任同意後方可查閱介紹信中指定的內容。查閱重要檔案時，按本條第四款、第五款的規定辦理。
7、查閱檔案時，嚴禁塗改、勾劃、抽頁、拆毀、剪載、增刪檔案；對摘抄的檔案不得私人保管或者轉借傳閱，更不能翻印、公布、倒賣。
第二十二條檔案的借閱制度：
1、公司各類檔案資料一律不外借，特殊情況需借出的，填寫《檔案利用審批單》經其所在部門經理證實並報請公司總經理批准後辦理登記簽字手續，並限期歸還。
2、公司組織檔案、人事檔案和其他保密檔案需經董事長簽字批准方可外借。會計檔案經財務部經理、監事和公司董事長簽字批准後方可外借。
3、借閱時間不得超過三天，如有特殊原因，應在登記歸還日期前一天辦理續借手續，並經借閱批准人書面同意。
4、借閱檔案材料應在公司進行，不得帶離公司。
5、借閱者應按登記歸還日期及時歸還，不能及時歸還的，檔案管理員應督促歸還。
6、借閱者在借閱時嚴禁影印。
第二十三條公司檔案不得影印。有特殊情況必須影印的，應辦理書面審批手續，並經辦公室主任書面批准；公司組織檔案、人事檔案和其他保密檔案經公司總經理批准；會計檔案須經財務部經理、監事和董事長書面批准。檔案影印申請經批准後，由檔案管理員提供檔案影印件，並加蓋資料專用章方為有效。
領取檔案影印件必須登記簽字，並註明用途。
第七章檔案的鑑定銷毀
第二十四條檔案的鑑定銷毀：
1、 檔案的鑑定銷毀工作由辦公室主任、檔案管理員、有關檔案的專業人員共同進行鑑定。
2、 辦公室每年對各類檔案清理鑑定一次，按規定將需處理的檔案材料提交鑑定。
3、 對已超過保管期限、但經重新鑑定仍有保管價值且需延長保管期限的檔案，應重新劃定保管期限。
4、 凡已超過檔案保管期限且經確定已無保管價值的檔案應予以銷毀。
5、 凡銷毀檔案應編制清冊並填寫《檔案銷毀審批表》（附表六），由公司經理辦公會審批後才能銷毀。特殊檔案到期需要銷毀的，必須經公司董事長簽字批准。
6、 凡銷毀檔案，應由辦公室和銷毀檔案涉及部門派人共同銷毀。監銷人在銷毀檔案以前認真進行清點核實，銷毀後，要在銷毀清冊上簽字並將銷毀情況報告公司經理辦公會。特殊檔案的銷毀情況應上報董事長。
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