經濟合同管理辦法
經濟合同是酒店重要的檔案資料，是記錄酒店重要經濟活動的重要依據。因此，為了加強對酒店經濟合同的管理，使其規範操作，特制定以下管理辦法：
一、 合同的分類：
酒店是乙個特殊的行業，它所涉及的範圍較廣，因此合同類別較多，具體分為：
a、採購類b、工程類c、銷售類d、勞務類e、信貸類f、其他
工程類是對機器裝置的維修保養簽訂的合同；
銷售類是對酒店的宣傳策劃時產生的廣告合同以及銷售協議、合同；
勞務類是指酒店因加工產品、向學校聯絡關於輸送服務人員合同；
信貸類是財務部與銀行簽訂的例如信用卡收受協議合同；
其他類是零星簽訂的例如廢舊物資**合同等；
二、 合同應涉及的內容：
考慮合作雙方的利益，以及簽訂後雙方承擔的法律責任，在設計合同時，應對合同中涉及的內容考慮周全，那麼合同的嚴肅性，文書處理的嚴謹性，**、時間等方面的嚴格性和不可變性應按規定擬定，無論屬於哪類合同，必須具備以下內容：
1、 明確甲、乙雙方的具體名稱；
2、 明確所要物品的數量、質量、規格、產地等標準，關於人員的素質要求等應予以說明；
3、 明確甲、乙雙方的責任，應履行的義務和權利；
4、 明確合同的有效期；
5、 明確執行合同、完成的具體方式、方法、地點、時間；
6、 明確款項支付的方式、時間、金額；
7、 明確發生違約所承擔的責任；
8、 明確解決糾紛的方式；
9、 明確合同簽發的具體時間；
10、 注意事項補充說明。
三、 合同簽訂的程式：
1、 採購、加工合同：採購部主管根據各部門上報的採購計畫以及擬定的採購清單，對需採購的物品進行看樣、詢價、比價，並會同使用部門對樣品的規格、型號、外觀、效能、質量進行認可，認可以後，由採購主管按照規定的合同內容連同比價表等相關資料以及請示報告上交財務部經理；
2、 維修合同：工程部根據酒店裝置的保修期和依靠自身能力確實難以完成的維護保養應擬定維修計畫，預先聯絡提供裝置廠家和多個工程施工單位，將**及按照規定擬定的合同等資料以及請示報告上交財務部；
3、 銷售、信貸、勞務等其它合同：分別由承辦部門按照規定的內容擬定合同文字，寫出請示報告（需要說明的應附加說明書）上交財務部；
4、 財務部對各部門擬定的合同、協議連同**單和相關資料等進行初審，待整理簽發意見後交總經理批示，對於金額較大的物資採購，由總經理報請集團總公司審批。
5、 合同一經審批，必須報請集團公司財務部加蓋「合同專用章」，最後轉酒店財務部予以檔案管理。
以上需集團公司審批的合同中不含一般性質的銷售協議、合同。
四、 合同的管理規定：
1、 所有簽字手續必須完整無缺，層層報請，不得越級處理；
2、 除一般銷售協議、合同以外，其它合同必須加蓋集團公司「合同專用章」，否則視為無效合同；
3、 以上這些協議、合同簽訂後統一交財務部進行保管，若需查閱，必須向財務部提出申請，講明原因後，方可辦理（銷售合同除外，但要求將原件上交財務部，部門留影印件），任何部門或人員不得擅自留存合同，一經查處，將嚴肅處理。
4、 所有合同均由財務部進行專人管理，並根據合同類別進行歸檔整理；
五、 合同的執行條例：
經濟合同一經簽訂，具有法律效力，財務部依據合同的規定認真執行，任何部門或個人不按照上述條例履行義務的，給酒店造成傷害的，本酒店將追究其法律責任。
對於需按照規定支付的款項，必須有使用部門經理的證明（包括專案維修驗收單、貨物驗收單、廣告播出證明單等），否則，財務部有權不予支付款項，造成不良後果的，均由承辦部門或承辦人負責。
關於折扣、簽免的操作規定
為了規範酒店對有關消費的折扣、簽免操作，特作如下之規定：
一、 許可權：
1、 董事長有權簽免：一切消費；
2、 酒店總經理有權簽免：服務費；另外，客房予以5折、餐飲、康體、娛樂6折；
3、 銷售部經理：客房7折、餐飲、娛樂、康體8折；
4、 前廳部經理：可批准延遲退房2小時以內，房間的損耗簽免金額不得超過50元；
5、 餐飲部經理：餐飲8.5折；
6、 娛樂、康體部經理：娛樂、康體8折；
7、 其他部門經理在大堂吧招待客人時，可免費飲用茶水（一般綠茶、紅茶）。
二、 折扣範圍：（以下專案不得折扣或減免）
1、 服務費；
2、 酒水（軟飲、鮮榨類可以打折扣，不包括代銷的）；
3、 菸草；
4、 宴會；
5、 海鮮；
6、 自助餐；
7、 桑拿技師、按摩；
8、 小費（招待消費產生的消費另外行文）；
9、 包房的最低消費；
10、 迷你吧、洗衣費。
三、 程式：
1、 所有入住酒店的團隊、會議統一歸口銷售部操作，**按照事先擬定的操作；
2、 銷售部對會議的接待應事先寫出接待方案，包括規模、會期、**、場地、安排、用餐、提供的裝置、需簽免的事項等，經財務部對**方面簽注意見，報總經理批准後按批准的方案實施；
3、 介紹客人需要提取回扣的，必須事先由相關人員提出請示，並詳細註明客人姓名、消費金額、消費時間、回扣金額、付款方式，經財務部簽注意見後報總經理批准；
4、 酒店各部門因工作需要對外的招待消費必須事先填寫《內部招待申請單》，將詳細情況填寫在申請表上，報總經理批准後憑總經理簽注的意見執行，凡超過規定標準的，一律由使用部門予以承擔，未超過標準的，將申請單交收銀即可，不再呈總經理簽認；
5、 收銀員對超越許可權範圍的折扣或要求可以拒絕執行，個別因素導致超越情況的，呈請總經理補簽手續，否則一律在當月工資中扣發超出部分款項。
四、 其他：
為了配合酒店整體管理機制，收銀員應對管理條例嚴格控制和執行，不便之處敬請諒解，因特殊原因超越許可權的個別情況，應主動與財務部經理進行溝通，達成一致後通知收銀員協助辦理。
「代金券」使用、管理規定
為了促進銷售，對長期為酒店提供客源的單位或個人可以予以一定的優惠待遇，「代金券」就屬於變相的折扣優惠方式之一，同時，為了緩解**商的貨款，減少流動資金的積累，可以向其發放一定數量的「代金券」。
因此為了規範操作，特擬定如下之條例：
一、 「代金券」是酒店印製的可在本酒店流通的一種憑據，持有者可憑此券在酒店各營業部門消費時使用，按面值大小可分為10元、20元、50元、100元、200元五種；
二、 「代金券」歸口集團公司財務部管理、發放、**處理；
三、 「代金券」的發放範圍：
1、 商散協議公司的訂房人員；
2、 需以「代金券」形式支付差價的單位或個人；
3、 集團公司的友好往來單位或個人；
4、 社會重要人士和重要的、長期合作夥伴；
其他的團隊、散客等暫不予以考慮！
四、 「代金券」的發放程式；
1、 凡銷售部聯絡的協議單位和個人，均由銷售部經理向財務部提供協議單位的資料以及將帶來（已帶來）的消費情況，經財務部初步核實以後，報總經理批准；
2、 財務部向集團公司財務部領取應發放的「代金券」；
3、 酒店財務部在「代金券」上加蓋「財務部公章」、使用的有效期，有效期一般不得超過四個月；
4、 非協議單位領取「代金券」的，均由集團公司財務部負責發放。
五、 「代金券」操作時的注意事項：
1、 「代金券」只限客人使用，酒店任何工作人員若在酒店使用「代金券」一律視為作弊行為，應予以嚴肅處理；
2、 任何人必須嚴格控制「代金券」的領用、發放等工作，如出現與本辦法行為不一致的、給酒店的聲譽、形象、經濟帶來傷害、損失的，一律追究當事人責任；
3、 以「代金券」支付的消費不得計入營業收入，發生的消費按照成本價計入市場推廣費；
4、 「代金券」領用時，必須登記領用的單位名稱（人名）、面值、金額等資料；
5、 「代金券」不得兌換成同面值的貨幣；
6、 收銀員收取「代金券」時，認真把關，凡蓋有酒店財務部公章、沒有超過截止日期的年月日的，收銀員方可收取；
7、 收銀員將「代金券」某邊角剪下，以免再次使用，並上繳財務部統一存放；
8、 當消費金額大於繳納的「代金券」面值時，應改用其它方式支付例如現金、支票、信用卡；
9、 當消費金額小於繳納的「代金券」面值時，不做任何方式的退還，例如找零。
酒店鮮花、果藍贈送程式及標準
為了規範酒店贈送鮮花、果藍的操作，便於各部門之間的配合，同時控制酒店的成本，現擬定如下之操作規程及標準：
一、 程式：
1、 當各部門接待或介紹的vip客人需贈送鮮花、果藍時，必須事先將需贈送的品種、標準以及客人資料以報告形式向財務部審核其等級（成本）標準；
2、 由財務部將審核後的報告提交總經理審批；
3、 總辦將經總經理審批的報告傳遞到相關部門予以辦理；
4、 申請部門根據領導意見，填寫vip贈送申請單，並在單據上註明審批的標準等（申請單一式四聯）；
5、 申請單第一聯由申請部門作存檔之用，第二聯交前廳部，由前廳部協調相關部門安排好贈送事宜，第三聯給相關部門（餐飲、客房）作為簽收確認，第四聯及報告交財務部作成本核算。
財務部管理制度
5 財務人員必須嚴格執行財務報銷制度。每月彙總登記入賬。出納須及時做好現金日記及銀行存款日記賬。四 發票管理制度 1 琴行使用各種票證 費用發票，統一由會計人員管理，並嚴格執行領用登記 核對 登出等相關制度 2 票據領用人應妥善保管各類票據，並按票據格式要求，認真規範使用。五 財務部內部管理制度 內...
財務部管理制度
1 貨幣資金管理制度 1.1 總則 為了進一步加強企業貨幣資金管理，加速資金周轉，減少不合理的占用，提高企業經濟效益，結合本企業生產經營特點和管理要求，制定本制度。本制度所指的貨幣資金包括企業所擁有的現金 銀行存款 其他貨幣資金及往來賬戶資金。1.2 現金管理 第1條公司現金的支付範圍 1 職工工資...
財務部管理制度
第一章總則3 第二章現金管理3 第三章支票管理3 第四章應收帳款管理3 第五章應付帳款管理3 第六章固定資產管理 第七章成本核算管理 第八章報銷制度4 第九章印鑑管理4 第一十章附則4 第一章總則 1 目的 為加強財務管理，規範財務工作，促進公司經營業務的發展，提高公司經濟效益，根據國家有關財務管理...