財務部函件
致 ：董事局
由 ：財務部
事由：有關合同管理規定
日期：200**年0**月13日
為了確保公司的經濟利益及完善合同的管理，特制定以下合同簽定流程及管理規定：
一、 合同要素條款：
1、合同的特徵：法律行為、合法行為、平等地位。
2、合同的種類：購銷合同、**合同、承包合同、基建合同、信貸合同、租賃合同
3、合同的內容：a、標定：雙方或多方意向的物件和實物、行為、智力創作；同時要注意把貨物的品種、式樣、規格、質量標準和提供服務的標準，做法等與在合同上，購買關係的合同，還必須強調留樣，以作留樣品核對來貨作為驗收依據；b、價金：
合同內專案的**及金額；c、數量：數量應在合同中註明；d、期限：在合同上應寫明和空出準確的期限；e、經濟責任：
應註明雙方承擔的經濟責任；f、違約的處理有：a違約金若干；b罰金若干；c賠償損失。
二、 簽訂合同的前提：
1． 簽約雙方的代表必須是法定代表人或其指定人員；
2． 內容合法：簽訂合同的內容，絕對不允許利用合同的簽訂搞違法內容的條款；
3． 充分協商、平等互利：簽訂合同必須經過雙方或多方的充分協商，要做到平等互利；
4． 堅守合同、等價有償：簽訂的合同，必須堅決守約，以保證對外資信，相互等價。
三、 要注意執行合同過程中存在的問題：
1． 根據法律，屬主觀原因不履行合同者，要負經濟責任；
2． 屬客觀原因不履行合同者，則不負經濟責任；
3． 主觀原因包括：a、從行為看，要有行動；b、從動機看，要有過錯，過錯還要劃分為故意或是過失；c、從效果看，要有損害的事實；
4． 客觀原因包括：a、不可抗拒的自然災害；b、因戰爭原因或搶險救災造成；c、當事人未在合同上訂明的內容而導致的原因。
四、 重要合同的監證：重要的合同必須由公證處監證，以取得法律保障。
五、 合同簽定流程：
1、訂約的提議：要辦理某事項，需要以合同作約束，雙方或提議方均可提出初議，訂約提議應包括以下特點：a.
表示決心；b.充分磋商，並寫出協議書（如係第一階段的草約，應訂明不具有法律責任）；進行業務洽談並提出相關條款。
2、 財務總監（或其授權人）審核；審核要點：審核合同的金額、支付條件、結算方式、支付時間等內容；
3、 經財務總監（或其授權人）審核後呈報給董事局指定人員簽定合同。
4、 簽定合同後合同應留存於財務部乙份，以便監督合同執行。
六、 合同簽定後要注意跟辦如下事項：
1． 要經常檢查合同執**況和執行中存在的問題；
2． 要研究可行性問題和明確經濟責任；
3． 要注意不可抗拒的因素和隨時找出法律依據；
4． 出現索賠問題，要抓緊時間，及時依法追索賠償，並採取相關措施加以保障；
5． 協商條款時，訂明擔保條件（包括銀行保證或繳納違約金）和解決糾紛的方式（包括協商、調解、仲栽、訴訟）；
6． 解決糾紛的仲栽機構，應在合同中列明；
制定：張會忠（財務總監
財務部管理制度
5 財務人員必須嚴格執行財務報銷制度。每月彙總登記入賬。出納須及時做好現金日記及銀行存款日記賬。四 發票管理制度 1 琴行使用各種票證 費用發票，統一由會計人員管理，並嚴格執行領用登記 核對 登出等相關制度 2 票據領用人應妥善保管各類票據，並按票據格式要求，認真規範使用。五 財務部內部管理制度 內...
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