董事會資料的管理辦法
1 引言
為加強xx有限責任公司（以下簡稱公司）董事會資料的管理，確保資料的完整性、安全性，參照公司檔案管理的有關規定，對董事會資料建立一會一檔的管理辦法，便於對其進行動態管理。
1 適用範圍
本辦法規定了公司董事會資料的收集保管、分類整理、編號排架和歸檔的工作要求和方法。
本辦法適用於公司董事會、專門委員會各類檔案和資料檔案的管理。
2 管理職能
2.1 基本形式
董事會資料歸檔管理，實行由公司董事會秘書領導，董事會辦公室主管和歸口的二級管理。
2.2 管理職責
2.2.1 負責制定、修改董事會資料歸檔管理辦法，並組織實施。
2.2.2 負責對董事會檔案實施統一管理，並做好與公司檔案部門的歸檔移交工作。
2.2.3 指定專人負責做好董事會資料收集歸檔工作,並做好接收主管局董事會工作辦公室和公司相關部門檔案、資料的歸檔工作。
3 管理內容和要求
3.1 資料歸檔範圍
3.1.1 公司董事會和專門委員會相關制度、工作規則。
3.1.2 董事會會議資料（會議通知、議案和報告等）。
3.1.3 董事會決議、董事會會議記錄與紀要、董事會會議議案表決單。
3.1.4 專門委員會會議資料（會議通知、議案和報告）。
3.1.5 專門委員會決議、專門委員會會議記錄與紀要、專門委員會會議議案表決單。
3.1.6 被投資企業會計報表、財務分析、年度審計報告、納稅證明。
3.1.7 處收文、處發文、處（科）工作制度、計畫、總結。
3.1.8 對外投資協議、投資變更協議等有關經濟合同，按(集團)公司合同管理有關規定，統一由財務物價處負責歸檔。
3.2 資料的收集保管
3.2.1 各科負責收集分管投資專案中屬上述歸檔範圍的資料，並將收集到的資料按季或事項結束乙個月內交與綜合科統一保管，超歸檔範圍的資料一律由各科自行保管。
3.2.2 收集的資料除上述歸檔範圍內允許影印件外，其餘應取得正本資料，以保證資料的法律效力。
3.2.3 對外部門人員參加董事會或對外簽訂有關協議，各科要及時收集董事會決議、會議紀要以及協議、章程等有關資料。
3.2.4 會計報表和財務分析按月、季、年收集，具體由各科決定。
3.2.5 各科要確保資料的及時更新。
3.3 資料的分類整理
3.3.1 綜合科在各科指定歸檔人員的配合下，負責將資料分類整理。
3.3.1.1 將收集到的資料，以每一被投資企業為物件整理裝訂成冊。
3.3.1.2 每冊內的資料編寫頁號，頁號寫在資料的右上角。
3.3.1.3 每冊資料附目錄，目錄排列在整冊資料首頁之前。
3.3.2 對應收而尚未收到的資料，綜合科要及時與各科聯絡。
3.3.3 為避免歸檔資料的重複、遺漏，各科應將歸檔資料直接交與綜合科，不要擅自將資料裝入資料冊內，或送至xx公司檔案科歸檔
3.4 資料的編號排架
3.4.1 綜合科將裝訂成冊的資料統一安放在投資管理處資料房的檔案櫃內，按各科分管的投資專案分類，統一編號排序，並編制清單張貼在檔案櫃上。
3.4.2 資料可供查閱或複製，但要及時放回檔案櫃，按序存放。
3.4.3 資料不得借出，如有特殊需要，綜合科負責辦理登記手續。
3.5 資料的歸檔
3.5.1 綜合科將年內收集歸檔的正本資料，在年度終了後，影印留底後,按xx公司檔案科的歸檔要求，編制歸檔移交清冊，統一整理後移交xx公司檔案科。
3.5.2 各科自行保管的資料，儲存期限由各科自行設定。
3.5.3 因科室之間分管的投資專案發生變動，新分管的科室應承接原資料的收集，配合綜合科歸檔。
3.6 電算化檔案資料的管理要求
3.6.1 電算化檔案資料的收集、保管和歸檔要求按上述要求辦理。
3.6.2 用計算機處理的資料，各科應共享，但不得隨意修改。
3.6.3 用計算機處理的資料，應用紙質列印出來，連同磁碟和光碟一同儲存歸檔。
3.7.4 電算化檔案資料在實際應用時,再具體明確、補充管理要求。
4 其他
4.1 本辦法由公司董事會辦公室負責起草。
4.2 本辦法起草人：***。
4.3 本辦法發布日期：20xx年xx月xx日。
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