山東農業大學水利土木工程學院
第一章總則
山東農業大學水利土木工程學院學生會檔案是廣大學生會成員在討論、計畫、落實過程中產生的具有儲存價值的文字、圖表等不同載體的檔案材料，是學生會各項工作的歷史記錄也是學生會決策和考核幹部的重要依據。為了加強學生會檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮其在學生會各項工作中的作用，規範學生會活動和人事資訊的彙總工作、建立務實便捷的資訊查閱渠道，特定本管理制度。
第二章領導體制及工作職責
第一條管理檔案性質
水利土木工程學院學生會檔案是學生會組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字、影象、聲像資料，是院學生會至關重要的公共財產。學生會檔案管理工作將整體檔案進行分期分類、編號歸檔，做到系統化、規範化，為新一屆學生會的各項活動提供諮詢服務及參考資料，保障各項決策的科學化。
第二條檔案管理小組組成
水利土木工程學院學生會檔案管理由秘書處統一分類管理，各部門協同合作組成，接受團委領導。秘書處對學院各級檔案進行統籌管理，負責領導、協調和監督檔案工作。各分會、各部門檔案由各分會、部門成員整理，各分會主席和各部部長監督管理。
每學期各部門將進行一次檔案清理，並將有關資料交由秘書處歸檔備案。
第三條檔案管理小組基本任務
檔案管理小組的基本任務包括：
1. 認真執行本制度及實施細則的要求，收集、整理、鑑定、保管、檢索和調閱學生會檔案；
2. 定期清查、優化檔案材料，充分開發學生會檔案資源，完善學生會檔案管理制度，改進實施細則，實現檔案管理工作的現代化；
3. 完成上級部門安排的其他檔案工作。
第四條檔案分類
水利土木工程學院學生會檔案包括：
1. 各級檔案、例會材料等；
2. 各年級學生的檔案材料（包括各班素質評價成績彙總表、學生素質評價表、優秀學生獎學金審批表、單項獎審批表、三好學生審批表、優秀學生幹部審批表、先進班級審批表、優秀團員審批表、優秀學生團幹部審批表、先進團支部登記表等）；
3. 學生會幹部履歷表，各班班委履歷表，黨員履歷表等；
4. 學生會各部門學期工作計畫和總結；
5. 學生會各重要活動的策劃方案、事後總結等；
6. 學生會工作制度等相關制度規範的儲存；
7. 學生會各類獎品、書報雜誌、來往信函。
第三章檔案整理標準
第一條基礎檔案管理制度
一、 檔案範圍
包括各分會、各部門的個人履歷簡介、部門基本資料等部門檔案，各部門會議記錄、工作計畫、工作總結等工作檔案，日常工作活動統計、活動策劃、總結以及其它有關材料（**、新聞稿等）等活動檔案，都作為優秀部門、個人的評選、獎勵的依據。每學期末由各部門負責整理後，上交秘書處存檔，各職能部門不得以任何藉口拒絕歸檔。
歸檔要求：歸檔的檔案材料一般一式兩份。電子稿、列印稿重要或利用頻繁的檔案若有損壞情況，需酌情增加歸檔份數。
二、 檔案建立
1. 部門基本資料，如：各部部長、負責人、部員姓名、****及各部職責要形成文字一式兩份上交於秘書處存檔。
2. 學生會成員的人事檔案由各部門在成員正式加入時為其建立，班委成員由分會建立，黨員履歷由團總支建立，其中的個人履歷等基礎資料各部門整理後統一上交秘書處存檔。
3. 各部例會、每週三的常委會、全體大會，各部門都要做好會議記錄，對於有重大事件的會議，會議結束後各部都要上繳乙份會議記錄於秘書處做存檔。
4. 學生會各部門每學期工作伊始都應向主席團呈交乙份詳細的工作計畫，一式兩份，留乙份交由秘書處存檔。
5. 學生會各部門成員在本學期結束時要做乙份工作總結上繳於主席團，一式兩份，留乙份交由秘書處存檔。在日常的工作中，我們總會遇到這樣或那樣的問題，這時思想反思工作就顯得尤為重要，因此在工作總結當中應加入思想反思。
6. 學生會成員日常活動工作評定由主席團考察，結果由各部門整理後上交辦公室存檔，班級組織的各項活動工作由分會整理後上交秘書處存檔。日常活動統計以週為單位，上交電子版和團委老師簽字蓋章的紙質版給秘書處存檔。
7. 學生會各部門在舉辦大型活動時，活動結束後一周內內把活動策劃、活動總計整理好後，由團委老師審核通過後，各部門將電子版、紙質版各自存檔，以便期末整理上交。
8. 每學期末，各部門要將基本檔案統一整理好後，上交秘書處存檔。以下是各部門基本檔案的構成：
第二條專有檔案管理制度
一、 檔案範圍
根據各部門的分工不同，在基本檔案之外，各部門應結合各自部門特色，整理相應的專有檔案。包括主席團、學生團總支、秘書處、自律部、女生工作部、學習部、實踐創新部、事務服務部、新聞宣傳部、設計策劃部、勤工助學部、社團管理部、體育活動部、文藝活動部等十四個職能部門的專有檔案。
檔案形式要求：對於各部檔案檔案，應有文字檔案（a4紙列印）和電子檔案兩種版本。
二、 檔案建立
(一) 主席團
(二) 學生團總支
(三) 秘書處
(四) 自律部
(五) 女生工作部
(六) 學習部
(七) 實踐創新部
(八) 事務服務部
(九) 新聞宣傳部
(一十) 設計策劃部
(一十一) 勤工助學部
(一十二) 社團管理部
(一十三) 體育活動部
(一十四) 文藝活動部
第四章檔案存放辦法
第一條按型別組卷，按成文時間排序編號，將檔案存放於檔案袋或者檔案盒中，貼上標籤，註明檔案性質、時間、部門並按序排放，便於取閱與存放；
第二條全部檔案存於辦公室檔案櫃，由學生秘書長協各部部長負責；
第三條建立電腦文件，按資料夾分類管理，儲存磁碟檔案，以減輕工作量；
第四條凡中途離職、撤職、辭職幹部，其個人檔案在其離職之日撤出總檔案；
第五條幹部任職期滿之日，應保留幹部的個人檔案至其畢業，供評價其工作成績和畢業時推薦就業之用；
第六條學生會所獲得的獎品、紀念品由事務服務部負責統一保管；
第七條檔案上交日期：視不同型別檔案而定；
第八條在清理檔案時，對2年以上的檔案，應打包封存，並註明起止時間，內容。如要銷毀某些檔案，必須經上級機關審查。一般每四年清理銷毀一批不具備保留意義的檔案。
第五章檔案查閱辦法
第一條查閱要求
1. 學生會部級以上（含部長）工作人員方有資格可以根據工作所需借閱有關文件，其他人員檔案借閱需由本人提出申請，經所屬部門部長簽字同意、學生秘書長批准，方可借出查閱，檔案出借期間責任由部長負責；
2. 學生會各部門借閱有關檔案，不得將有關檔案作非工作之用；
3. 複製檔案必須徵得秘書處的同意；
4. 各部門借閱檔案後，應保持檔案的完整、清潔，不得在檔案上亂塗亂寫，若有遺失應做出書面檢討，學生會秘書處會做出相應的警告、批評。
第二條借閱手續
1. 任何部門或個人需要向秘書處借閱有關檔案時，必先提出申請，經秘書處視檔案的重要程度作出合理安排，經填寫「檔案借閱登記表」，做到責任落實到個人，方可借閱。另外，外借檔案不得為檔案原件；
2. 學生會各部門在指定時間辦理查檔手續，並同時告知秘書處歸還日期；
3. 檔案閱畢後請及時歸還，過期不還秘書處有權進行查詢並作相應處理；
4. 閱畢歸還時，相關負責人員須認真仔細檢查,確定無誤時再歸檔儲存。
第六章附則
第一條本制度未盡事宜，可在具體實施過程中根據實際工作情況及時修改，修改過程由檔案工作小組負責起草，並報團委、學生會常委會審批通過；
第二條本制度自頒布之日起實施；
第三條本制度最終解釋權歸山東農業大學水利土木工程學院團委、學生會所有。
第七章附表
學生會檔案管理制度
第一章總則 學生會檔案是廣大學生會成員在討論 計畫 落實過程中產生的具有儲存價值的文字 圖表等不同載體的檔案材料，是學生會各項工作的歷史記錄也是學生會決策和考核幹部的重要依據。為了加強學生會檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮其在學生會各項工作中的作用，特定下述規定標準 第二章日常檔案整理標準 第一...
學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。一 日常檔案工作辦法 1 校學生會檔案是學生會的組織幹部管理 教育 活動等工作開展所積累的文字與影象聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示 複製。2 校學生會檔案由辦公...
學生會檔案管理制度
計算機學院學生會檔案管理制度 檔案工作是院學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。一 日常檔案工作辦法 1 院學生會檔案是學生會的組織幹部管理 教育 活動等工作開展所積累的文字與影象聲像資料，是院學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示...