學院學生會檔案管理制度

濟寧學院學生會

檔案管理制度

為保證學生會成員的檔案存放安全，呼叫有序，方便學生會內部人員的查閱和使用，更好的為學生會工作服務，特制定學生會檔案管理制度如下：

一、檔案儲存制度

1.檔案管理工作統一由學生會辦公室負責。辦公室文秘部按照檔案入檔時間的先後順序及檔案的性質對所有檔案檔案進行分類、整理和歸檔，並將檔案存放於檔案櫃。

2.辦公室資產管理部須做好檔案的存檔和借閱記錄。

3.檔案管理人員須做好檔案櫃的防水、防潮、防蛀工作並定期檢視檔案櫃的情況，確保檔案儲存安全完整。

4.凡是有檔案損壞、丟失等情況出現，須及時上報辦公室主任，由辦公室主任安排辦公室人員進行增補。

二、立卷歸檔制度

1.各部根據辦公室要求，在學期之初上交本學期的工作計畫，在學期末時上交本學期的工作總結。

2.辦公室對上交的工作材料進行分類、整理，統計無誤後立卷。並對立卷後的材料張貼標籤，做好備註，以便日後呼叫。

3.檔案管理人員須保管好檔案，及時將新增檔案存檔。

三、檔案保密制度

1.檔案管理人員不得私自將檔案外借，不得隨意洩露檔案資訊。

2.如有學生會內部人員因工作需要，申請查閱相關檔案資料，須按照相關要求和程式進行查閱（具體要求參照檔案查閱制度）

四、檔案查閱制度

1.學生會內部人員如因工作需要，申請查閱相關檔案資料，須經過相關負責人同意，並按照要求進行檔案查閱登記（登記須包括：查閱單位、個人名稱、查閱內容、查閱時間），在值班人員陪同下對檔案進行查閱。

2.檔案一般只允許在學生會辦公室查閱，不得外借。如有特殊情況，學生會辦公室相關負責人可根據實際情況允許申請人將檔案借出並要求借閱人員在規定限期內歸還。

3.申請檔案查閱人員只能閱讀檔案內容，不得對檔案進行塗改、折損等。

五、 附則

本制度最終解釋權歸濟寧學院學生會所有。

濟寧學院學生會

2023年3月

理學院學生會人員檔案管理制度

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